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Office für effiziente Arbeitsprozesse und mobile Mitarbeiter Social Business braucht aktuelle Office-Systeme

Autor / Redakteur: Axel Oppermann / Florian Karlstetter

Regelmäßige Updates für Office-Systeme lohnen, denn die Software wandelt sich von der isolierten Textverarbeitung zum Kollaborationstool für das Social Business. Das Office der Zukunft - Anforderungen an den modernen (Büro-) Arbeitsplatz heute und morgen.

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Die Marktforscher der Experton Group definieren das Social Business als Schnittmenge aus Arbeitswelt, Gesellschaft und Technik.
Die Marktforscher der Experton Group definieren das Social Business als Schnittmenge aus Arbeitswelt, Gesellschaft und Technik.
(© Experton Group)

In Deutschland werden nach Einschätzung der Experton Group in Anwenderunternehmen im Jahr 2012 für Office-Lösungen (im weiteren bezogen auf Client-Applikationen) 450 Millionen Euro investiert.

Die Investitionsbereitschaft in Office-Systeme variiert dabei nach Branche, Größenklasse und Organisationsform. Nicht wenige Anwenderunternehmen schieben die Investitionen für Office-Lösungen auf die lange Bank.

Neuere Office-Systeme werden nicht eingesetzt, weil

  • der Aufwand für Umstellung gescheut wird (finanzieller Aufwand, Aufwendungen für personelle Ressourcen),
  • der erzielbare Nutzen den Entscheidern nicht bekannt ist – beziehungsweise nicht bewertet werden kann (Nutzen für das gesamte Unternehmen, Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter),
  • „Gewohnheit“ eingekehrt ist (Arbeitsabläufe sind etabliert, Vorbehalte und Ängste gegenüber Veränderungen),
  • der Unternehmensleitung und den Verantwortlichen für die strategische Planung oftmals nicht bekannt ist, dass sie bereits durch ausgelaufene oder laufende Verträge Nutzungsrechte für aktuelle Softwaregenerationen erworben haben. Sie gehen also im Rahmen der Planung von falschen Größen aus. Liegt dieser Sachverhalt vor, entstehen für die Software keine neuen Lizenzkosten – sie wurde ja bereits erworben. Empfehlung: Prüfung der Verträge durch IT und/oder das zentrale Vertragsmanagement, in welchem Umfang Nutzungsrechte erworben wurden.
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Durch eine Verschleppung von Investitionen kommt es in Unternehmen, die Office-Systeme länger als dreineinhalb bis fünf Jahre einsetzen, fast zwangsläufig zu veralteten Arbeitsabläufen, die bei noch längerer Nutzung in „verkrustete“ Organisationsstrukturen münden können. Diese Strukturen sind gekennzeichnet durch:

  • qualitativ schlechte Arbeitsprozesse,
  • lange Durchlaufzyklen und
  • geringe Flexibilität.

Weiter mit: Der „moderne“ (Büro-) Arbeitsplatz heute und morgen: Office der Zukunft

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