Forrester-Studie zu den Anwendererfahrungen bei der Analyse von Datenbergen

Search-Tools erhöhen den Firmen-IQ

| Autor / Redakteur: Ludger Schmitz / Ulrike Ostler

(Bild: Berggeist007, pixelio.de)

Es muss nicht zur frustrierenden Suche nach der Nadel im Heuhaufen ausufern. Spezielle Tools systematisieren und erleichtern die Gewinnung von Informationen aus großen Datenmengen. Bisherige Anwender wollen ihre Nutzung ausweiten.

Forrester Consulting hat eine Studie vorgelegt über Anwendererfahrungen mit Tools für die Suche in Unternehmensdaten aller Art. Auftraggeber war das österreichische Unternehmen Mindbreeze, dazu mehr am Ende dieses Artikels. Die Studie lässt erkennen, auf was erfahrene Anwender Wert legen.

Das Wissen nicht einer Elite vorbehalten!

Die explosive Zunahme von Daten hat unter dem Begriff Big Data zur Entwicklung von Techniken geführt, diese gewaltigen Informationsmengen überhaupt technisch in den Griff zu bekommen. Einen Wert erhalten die Daten aber erst, wenn man aus ihnen Einsichten gewinnt. Und das funktioniert am besten, so eine der wichtigsten Feststellungen von Forrester, indem man die Nutzung der Daten nicht auf eine kleine Gruppe in der Firma beschränkt, sondern sie möglichst vielen Mitarbeitern zugänglich macht. Das wiederum macht gute Search-Tools notwendig.

In der Praxis, so das Ergebnis der Umfrage unter Anwendern, läuft das auch so. Zwar gaben 64 Prozent der Beteiligten an, solche Tools für spezifische Geschäftszwecke zu nutzen, gleichzeitig aber erklärten 60 Prozent, sie seien ein allgemeines Suchmittel für Angestellte. In 46 Prozent der Unternehmen dienen sie dem Service und Support, bei 27 Prozent sind sie Bestandteil von E-Commerce-Websites für Suchfunktionen der Kunden.

Wo sich gute Informationen finden lassen

Entsprechend handelt es sich bei den durchsuchten Objekten zu fast drei Viertel um Web-Content und zu zwei Dritteln um Datenbanken. Dokumente kommen auf 59 Prozent. Bilder werden bei 43 Prozent durchsucht, während Video und Audio nur bei einem Fünftel von Interesse sind.

Daraus wiederum leitet sich zum Teil ab, welchem Zweck Search-Tools dienen: In rund drei Viertel der Unternehmen setzen sie Angestellte in die Lage, Kunden besser zu bedienen. Bei 62 Prozent ist es ein Mittel zu Steigerung der Produktivität: Die Angestellten können dadurch schneller arbeiten, dass sie dafür notwendigen Content schneller finden. In jedem zweiten Fall können die Mitarbeiter bessere Entscheidungen treffen.

Anforderungen für die IT-Stäbe

Die IT-Verantwortlichen verbinden konkrete Anforderungen. Vier von fünf halten eine Verbesserung der IT-Sicherheit für notwendig. Fast die Hälfte macht sich Sorgen über mögliche Einbrüche in die IT. Ebenfalls fast vier von fünf verlangen Tools, die einfach skalieren.

Die folgenden Konsequenzen haben Search-Tools für die IT-Stäbe: Als wichtigste Aufgabe nennt jeder vierte der Befragten an erster Stelle die Konfiguration neuer Datenquellen. Jeder fünfte das Troubleshooting am Helpdesk. Zwölf Prozent nennen die Entwicklung von Search-Interfaces. Und jeweils 10 Prozent führen die Indexierung neuer Datenquellen, die Konfiguration neuer Datenquellen und die Datenbank-Migration an.

Lieber alles unter eigener Kontrolle

Offenbar legen die Organisationen großen Wert darauf, die Daten, aus denen ihr Unternehmen Wissen und Produktivität generiert, ebenso unter eigener Kontrolle zu behalten wie die Suchhilfen. Nur 18 Prozent verwenden Search-Tools in der Cloud. Doppelt so viele, genau 35 Prozent, betreiben sie on-premise auf eigener Hardware. 27 Prozent nutzen eine hybride Umgebung aus on-premise und Cloud, und 20 Prozent bedienen sich einer On-premise-Appliance.

Für die Zukunft planen mehr als zwei Drittel (69 Prozent) die Ausweitung der Search-Tool-Anwendung auf weitere Gebiete. 53 Prozent wollen neue Suchoptionen evaluieren. Zufrieden mit der bestehenden Anwendungen ist offenbar bei weitem nicht jeder Anwender: 38 Prozent wollen sich auf die Suche nach neuen Search-Applikationen machen.

Die Tipps der Forrester-Berater

Die Forrester-Berater geben als Konsequenz aus den Befragungsergebnissen vier Empfehlungen: Die Anwendung von Search-Tools sollte in Unternehmen allgegenwärtig sein; denn sie seien geschäftskritische Applikationen, die „letztlich den Business-IQ anhebt“. Die Anwender sollten nicht „One size fits all“-Lösungen auswählen, sondern moderne Search-Tools, die geringen Maintenance-Aufwand verlangen und sich an spezifische Ziele anpassen lassen. Man sollte großen Wert auf die Sicherheit der Tools und der angesammelten Daten legen sowie so viele Datenquellen wie möglich integrieren. Schließlich sollten Firmen die Tools in andere Anwendungen einbinden, um beispielsweise die Ergebnisse besser zu visualisieren oder das Reporting zu optimieren.

Zum Hintergrund der Studie

Die Forrester-Befragung lief zwischen Mai und Juni 2016. An ihr beteiligten sich 153 IT-Entscheider, die für Search-Tools zuständig sind, aus den USA, Kanada, Großbritannien, den Niederlanden und Deutschland. Es handelte sich zu 83 Prozent um Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern, wobei die Branchenverteilung gleichmäßig war.

Den Auftrag für die Studie hat das Unternehmen Mindbreeze aus dem österreichischen Linz erteilt. Diese GmbH vertreibt die Appliance „InSpire“, die Dokumente analysiert sowie unternehmensinterne und externe Informationen extrahiert. An InSpire lassen sich über 450 Konnektoren nahezu alle gängigen Datenquellen in Unternehmen anbinden.

* Ludger Schmitz ist freiberuflicher Journalist in Kelheim.

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