Fehler im Projekt-Management

Risiko-Management löst die Komplexität von Projekten einfach auf

| Autor / Redakteur: André Wiedenhofer* / Ulrike Ostler

Risikosteuerung statt Reduktion der Projektkomplexität

Anforderungen an Projekte sind in den Unternehmen häufig sehr vielschichtig. Technische und fachliche Anforderungen, eine Vielzahl an Stakeholdern oder umfangreiche Schnittstellen zu externen IT-Systemen müssen im Projektverlauf transparent gesteuert werden. Diese Anforderungen können oftmals nur durch Projekte mit sehr hoher Komplexität umgesetzt werden.

EY definiert fünf Schritte für die Risko-Analyse, die sich regelmäßig wiederholen lassen und sich bewährt haben.
EY definiert fünf Schritte für die Risko-Analyse, die sich regelmäßig wiederholen lassen und sich bewährt haben. (Bild: EY)

Reduktionen dieser Komplexität zugunsten eines geringeren Risikos schmälern den Nutzen des gesamten Projekts, oder führen dazu, dass es länger dauert, bis der Projektnutzen realisiert werden kann. Kürzungen, die in der Planungsphase getroffen werden, haben Einfluss auf den Erfolg des gesamten Projekts und können in Budgetüberschreitungen, verfehlten Terminen, mangelhafter Qualität, einem geringeren Projektnutzen oder demotivierten Teams resultieren. Zusätzlich ergeben sich daraus negative Auswirkungen auf die geplanten Unternehmensziele.

Anstelle des Projektumfangs sollte das Risiko reduziert werden. Bereits während der Planungsphase können frühzeitig mögliche Risikobereiche oder einzelne Risiken identifiziert und im Hinblick auf ihre Eintrittsnähe analysiert werden. Die Organisation des gesamten Projekts kann sich so an den identifizierten Risikobereichen ausrichten.

Der Grad dieser Ausrichtung bestimmt den verbleibenden Anteil der Restrisiken. Durch die Analyse der Projektkomplexität kann eine projektbezogene „Weitsicht“ entwickelt werden, die es ermöglicht, frühzeitig Risiken zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Dadurch ist das Management rasch in der Lage, die Risiken zu begrenzen.

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Die Quintessenz

Frühzeitiges Risiko-Management zahlt sich aus

Je früher ein Unternehmen in der Lage ist, die Organisation des Projekts auf die Risikobereiche auszurichten, desto höher ist die Chance, dass die Projektplanungen erfolgreich umgesetzt werden können. Werden die vorhersehbaren Risiken frühzeitig identifiziert, sind die Handlungsoptionen zur Risiko- und Schadensbegrenzung effektiv und aufwandsneutraler als zu einem fortgeschrittenen Zeitpunkt. Daher unterstützt ein ganzheitlicher Ansatz zur Risiko-Identifizierung und -Steuerung bereits vor Projektbeginn die Erreichung der Ziele.

Aber auch während der Projektdurchführung müssen die Einflussfaktoren und der Projektfortschritt stets mit den identifizierten Risiken abgeglichen werden. Fünf Schritte, die sich regelmäßig wiederholen lassen, haben sich dazu bewährt (siehe: Abbildung 2):

1. Analyse der Projektkomplexität und der vorhersehbaren Risiken:

Ein detaillierter Überblick über mögliche Unsicherheiten im Projektumfeld sollte im Rahmen der Planungsphase geschaffen werden. Dabei ist zu überlegen, wie die entstehenden Risiken in der operativen Projektplanung berücksichtigt werden können. Langfristig werden Risiken so früher erkannt und können frühzeitiger gesteuert werden.

2. Verbesserung der Team-Awareness zur Reduktion von Restrisiken:

Damit Risiken frühzeitig erkannt und gesteuert werden können, empfiehlt es sich, die Awareness für potenzielle Risiken im Team rasch zu verbessern. Trainings, Workshops und regelmäßige Diskussion über Risiken unterstützen dies.

3. Weiterentwicklung der Organisation des Projektes, um vorhersehbare Risiken zu reduzieren:

Die erlangten Kenntnisse zu möglichen Unsicherheiten sollten in der Projektorganisation Berücksichtigung finden. Dazu bietet es sich an, für die identifizierten Risiken Maßnahmen zur Schadensbegrenzung zu entwickeln oder detaillierte Rollen und Verantwortungen zu definieren , zum Beispiel Risikobearbeiter.

4. Quantitative und qualitative Analyse der inhärenten Risiken:

Auch die Risiken, die in der Planungsphase noch keinen direkten Einfluss auf das Projekt hatten, sollten stets im Fokus bleiben. Im Projektverlauf kann sich der Einfluss dieser Risiken auf das Projekt ändern. Welche Risiken bestehen, welche Eintrittsnähe und Eintrittswahrscheinlich diese haben, ist von Art und Umfang des Projekts abhängig und sollte regelmäßig überwacht werden.

. Maßnahmen zur Risikobegrenzung planen, steuern und durchführen:

Den identifizierten Risiken sollten adäquate Maßnahmen zur Risikobegrenzung gegenüberstehen. Aus den verschiedenen Maßnahmen sollen sich jedoch keine zusätzlichen Risiken ergeben. Daher ist es wichtig, den Überblick über diese Maßnahmen einerseits als auch ihre Auswirkungen auf die Projektziele andererseits zu behalten. Die Umsetzung dieser Maßnahmen zum „richtigen“ Zeitpunkt ist erfolgskritisch.

* Dr. André Wiedenhofer ist Senior Manager EY Advisory Services.

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