Software-Asset-Management sichert Compliance und schont den Geldbeutel Recht und Pflicht: Die Optimierung von Softwarelizenzen

Mithilfe von Werkzeugen für die Softwarelizenzoptimierung lässt sich im Rahmen des Software Asset Management (SAM) sicherstellen, dass die Lizenz-Compliance eingehalten wird – nicht nur auf den Arbeitsrechnern der Mitarbeiter, sondern auch auf den Systemen in den Rechenzentren.

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Sobald die SAM-Verantwortlichen im Unternehmen die unterschiedlichen Phasen der Softwarelizenzoptimierung – von der Software-Identifizierung bis hin zur automatisierten Lizenzverwaltung – implementieren, werden sie unweigerlich auf Software stoßen, die entweder überflüssig, nicht genutzt, nicht genehmigt, nicht lizenziert ist oder keinen Anbieter-Support mehr hat. Hier stellt sich oftmals die Frage: Können SAM-Teams die Prozesse für Entfernung und Rückgabe von Software auf ähnliche Weise automatisieren und verbessern wie die Prozesse zur Integration und Analyse von Daten von unterschiedlichen Systemen?

Unternehmen haben zahlreiche Methoden zur Auswahl, um ihren Compliance-Status bei Softwarelizenzen zu ermitteln. Bei einigen davon wird manuell eine umfassende Inventarliste erstellt, die anschließend Punkt für Punkt mit den gezählten Softwarelizenzen abgeglichen wird. Andere verwenden SAM-Werkzeuge, die sowohl die Inventarisierung als auch den Vergleich mit den Lizenzen automatisieren.

Das reicht nicht.

Auf den ersten Blick reduzieren diese Methoden den Aufwand zur Identifikation von installierter Software, die unter Umständen zurückgewonnen werden könnte. Dennoch erfüllen sie nicht die hohen Anforderungen der Lizenz-Compliance und von Optimierungsprojekten.

Denn häufig setzen Unternehmen Initiativen zur Software-Rückgewinnung auf, die auf einer falschen Analyse beruhen. Beispielsweise kann es vorkommen, dass ein Unternehmen zu bestimmten Zeiten die Lizenz-Vereinbarungen gar nicht verletzt hat.

Softwarelizenz-Vereinbarungen (Mengeneinkaufvereinbarungen) enthalten Informationen darüber, wie die Software im Unternehmen eingesetzt werden kann. Diese Informationen werden üblicherweise ‚Product Use Rights‘ oder Produktnutzungsrechte genannt und beantworten Fragen wie: „Kann diese Software in einer virtualisieren Umgebung verwendet werden?“, „Können Benutzer die Software sowohl auf Erst- als auch Zweitgeräte installieren?“, „Kann die Software auf eine ältere Version, die dem Unternehmensstandard entspricht, heruntergestuft werden (Downgrade)?“.

Viele gängige Methoden des Lizenzabgleichs berücksichtigen diese Produktnutzungsrechte nicht oder nur unzureichend. Dadurch setzen sich Unternehmen dem Risiko aus, eigentlich unnötige Lizenzen hinzu zu kaufen und dadurch ihr Softwarebudget zu belasten. Oder sie geben Software zurück, zu deren Nutzung sie im Grunde berechtigt waren. Dazu lassen sich folgende Szenarien betrachten:

Ungenutzte Software

Jedes Unternehmen erwartet, dass Software die Produktivität von Mitarbeitern erhöht und damit einen gewissen Mehrwert bietet. Aber der alleinige Zugriff auf Software garantiert nicht, dass sie auch tatsächlich eingesetzt wird.

Selbst wenn die Software nie genutzt wird, bleibt sie weiterhin Teil von Wartungs- und Lizenzverlängerungsverträgen mit dem Softwarehersteller. Dadurch zahlen Unternehmen fortlaufend für Software, die ihnen keinen Return on Investment bietet. Schlimmstenfalls stehen nicht mehr ausreichend Ressourcen zur Verfügung, um andere Mitarbeiter, die diese Software nötiger hätten, entsprechend auszustatten.

Um ungenutzte oder kaum genutzte Software zu identifizieren, müssen Unternehmen die Verwendung von Software messen und auswerten können. Momentan bestehen zwei allgemeine Kategorien zur Nutzungsmessung und -analyse: eine oberflächliche Messung, mit der man beispielsweise sehen kann, ob eine Desktop-Anwendungen in einem bestimmten Zeitraum verwendet wurde, und eine detailliertere Messung und Analyse, die unter anderem Faktoren wie Nutzungsdauer, Anzahl der getätigten Transaktionen oder die Nutzung von speziellen Modulen berücksichtigt. Beide Arten – unabhängig von der untersuchten Anwendungen und dem zu Grunde liegenden Lizenzmodell – lassen sich mit modernen Lösungen für die Softwarelizenzoptimierung umsetzen.

Durch die Wiedervergabe von kaum genutzter Software an Mitarbeiter, die sie benötigen, holen Unternehmen das Optimum aus ihren Softwarebeständen. Dazu müssen sie unter Umständen weniger Software für neue Mitarbeiter beschaffen und sie können durch die Rückgabe nichtgenutzter Software die fortlaufenden Wartungskosten reduzieren.

Nichtlizenzierte Software

Softwareanbieter führen zunehmend Audits durch, um die Lizenz-Compliance ihrer Kunden zu kontrollieren. Wenn ein Anbieter bei einem solchen Audit feststellt, dass installierte oder genutzte Software nicht lizenziert ist, drohen dem Unternehmen nicht nur ein Imageschaden, sondern auch unerwartete nichtbudgetierte Nachzahlungen.

Meistens schleicht sich nichtlizenzierte Software versehentlich in den Softwarebestand. Beispielsweise beschafft ein Mitarbeiter Anwendungen über eine Kreditkarte des Unternehmens und lässt sie von den Support-Mitarbeitern vor Ort installieren. Die zugehörige Lizenz-Dokumentation aber erreicht oftmals nicht das zuständige SAM-Team.

Was passiert allerdings, wenn der Mitarbeiter den Softwarekauf dem SAM-Team mitteilt, sie aber auf mehrere Geräte, etwa Desktop, Laptop und Tablet installiert? Können die Auditoren und die Werkzeuge, die das SAM-Team einsetzt, erkennen, dass diese Softwareinstallationen von derselben Person genutzt werden, und unter Umständen zur Verfügung stehende Produktnutzungsrechte, die eine solche Verwendung (etwa Zeitnutzungsrechte) erlauben, anwenden?

Leistungsstarke Lösungen für die Softwarelizenzoptimierung gleichen nicht nur Software-Installationen mit den Lizenzvereinbarungen ab, um den Lizenzstatus eines Unternehmens zu bestimmen. Sie berücksichtigen auch Produktnutzungsrechte und stellen so sicher, dass tatsächlich nur das benötige Minimum an Lizenzen verwendet wird.

Compliance und Produktivität

Die Entfernung von nichtlizenzierter Software reduziert zwar das Risiko, die Lizenz-Compliance zu verletzen. Aber es mindert auch die Produktivität der Mitarbeiter, die mit der nichtlizenzierter Software gearbeitet haben. Der Erwerb zusätzlicher Lizenzen jedoch könnte das Unternehmen unerwartet finanziell belasten, falls der Kauf nicht entsprechend im Voraus budgetiert wurde.

Wenn ein Prozess implementiert wird, in dem der Mitarbeiter „beweisen“ muss, dass er die Lizenz tatsächlich benötigt, kann ein Unternehmen beides erreichen: Compliance-Risiken vermeiden sowie das Produktivitätsniveau der Mitarbeiter bewahren.

Der Autor:

Dan Thomson ist Senior Sales Enginee bei Flexera Software.

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