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Rödl Global Digital Services baut für die Muttergesellschaft und die Kundschaft um Produktiv in der Krise – Erfolgsfaktoren einer verlässlichen IT-Strategie

Autor / Redakteur: Martin Wambach und Ingo Wolf* / Ulrike Ostler

Die Corona-Pandemie zeigt eindrucksvoll, dass sich die seit Jahren konsequent verfolgte Strategie der intensiven Digitalisierung des kompletten Unternehmens bewährt. Der Beitrag beleuchtet die grundsätzlichen Weichenstellungen und Priorisierungen in der IT-Architektur, um für den Ernstfall gewappnet zu sein.

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Das, was Rödl Global Digital Services GmbH als Grundlage für die Digitalisierung von Rödl & Partner sowie deren Kunden geschaffen hat, entpuppt sich als Erfolgsfaktor in der Krise.
Das, was Rödl Global Digital Services GmbH als Grundlage für die Digitalisierung von Rödl & Partner sowie deren Kunden geschaffen hat, entpuppt sich als Erfolgsfaktor in der Krise.
(Bild: cocoparisienne auf Pixabay)

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ihr Unternehmen hat 110 Niederlassungen in 51 Ländern. Die rund 5.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in hochregulierten Branchen. Sie sind moderne „Wissensarbeiter“, das heißt: Menschen, die vom schnellen Zugriff auf Informationen ebenso abhängig sind wie von einem effektiven Austausch intern wie extern. Der Umgang mit hochsensiblen Mandantendaten ist Tagesgeschäft, ebenso wie die stetig gepflegte intensive individuelle und persönliche Kommunikation mit den Mandanten.

Nun kommt es zu einer Pandemie mit schwersten Folgen weltweit. Nicht nur das eigene Unternehmen ist betroffen, sondern alle Mandanten und weiteren wichtigen Geschäftspartner – beruflich wie privat. Über Nacht müssen alle ins Homeoffice, die „normalen“ Abläufe im Büro sind Vergangenheit, buchstäblich nichts ist wie es war.

Was noch vor kurzer Zeit wie ein ambitioniertes Stresstest-Szenario geklungen hätte, ist aktuell die Arbeitsrealität. Dabei steht eine international agierende Professional Services Firma wie Rödl & Partner vor besonderen Herausforderungen: Gerade in Krisenzeiten erwarten die Mandaten einen leistungsfähigen Berater. Abstriche bei Sicherheit und Verfügbarkeit stehen nicht zur Diskussion.

Homeoffice? Remote Work? – Cloud First!

Die Qualität der Informations- und Kommunikationstechnologie entscheidet inwieweit der Absprung für die jetzt geforderten Arbeitsmethoden, wie Homeoffice und Remote Work gelingt. Rödl Global Digital Services hat hierzu in den letzten Jahren für Rödl & Partner eine Hybrid-Cloud-Infrastruktur aufgebaut, deren Basis die „Rödl Private Cloud“ mit mehreren über den Erdball verteilten eigenen Rechenzentren ist.

Aufgabe dieser hochintegrierten, bi-modalen Infrastruktur und Delivery-Plattform ist die Gewährleistung der unbeschränkten Arbeitsfähigkeit aller Mitarbeiter von Rödl & Partner weltweit; also alle wertschöpfenden und kommunikationsrelevanten Applikationen müssen für alle Nutzer jeden Tag rund um die Uhr, egal von wo erreichbar sein. Zentrales Projekt zur Schaffung der Rödl-Private-Cloud-Struktur ist das weltweite Projekt „Global Office“ gewesen, in dem das Unternehmen ausgehend von Deutschland innerhalb von fünf Jahren alle Niederlassungen IT- und kommunikationstechnisch homogenisiert haben.

Zwei große Schritte

Im ersten Schritt sind alle lokalen Serverlösungen und Applikationen in die zentralen Datacenter überführt (lift & shift), die zahlreichen Active Directories auf ein zentrales AD konzentriert, die Netzwerkkomponenten auf Fernwartung und Management-Fähigkeit umgestellt, die Clients auf einen Lieferanten ausgerichtet, die Netze und Leitungen hinsichtlich Ausfallsicherheit, Bandbreite und Kosten optimiert sowie ein unique Modell eines internationalen Admin-Services in Verbindung mit dem Helpdesk implementiert worden.

In einem zweiten Schritt ist es darum gegangen, die heterogene Applikationslandschaft entsprechend der gegebenen Architekturleitlinien hinsichtlich Quantität und Qualität zu verbessern. Ziel ist eine massiv reduzierte Anzahl wertschöpfender Applikationen gewesen. Gleichsam ist mit Hilfe des Microsoft Identity Managements ein Modell des „One User – One Account – One Identity“ forciert worden; das heißt: das. Überführen alle Applikationen in den einheitlichen Single-Sign-On-Prozess.

Das hilft vor allem bei der Integration beziehungsweise Dekommissionierung von Mitarbeitern weltweit. Parallel haben hat das Unternehmen die IT-Sicherheitsorganisation intensiv verstärkt. Ergebnis ist eine leistungsstarke CISO-Organisation mit einem ausgeprägten Security Incident Event Management System.

Die Struktur in Zahlen

Die unternehmensweite Modernisierung und Harmonisierung der IT- und Kommunikationsinfrastruktur führt zu einer hohen Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit. Mandanten weltweit können sich auf höchste Sicherheitsstandards verlassen. Mitarbeiter arbeiten in einer stabilen IT-Umgebung, die Ausfallzeiten vermeidet und für Geschäftskontinuität sorgt – aktuell ein unbezahlbares Asset.

Interessant sind die Zahlen von Hardware und Applikationen, die in den zwei Jahren des Global-Office-Projektes modernisiert und migriert worden sind: rund 550 Switches, 120 Router mit integrierten Firewalls und 400 WLAN Access Points jeweils von Cisco. Flankiert sind sie Maßnahmen gewesen von zusätzlichen UTM Firewalls verschiedener namhafter Hersteller, die erneuert oder erstmalig verbaut worden sind.

Auch die Sevice-Einheiten und Geschäftsfelder haben angepackt - mit Mut und Kreativität.
Auch die Sevice-Einheiten und Geschäftsfelder haben angepackt - mit Mut und Kreativität.
(Bild: Angelo Esslinger auf Pixabay)

In den Niederlassungen stehen aktuell rund 90 Server; dafür hat das Unternehmen knapp 50 Kilometer Netzwerkkabel verlegt. Zwei primäre, gespiegelte Rechenzentren auf zwei Kontinenten sowie zwei sekundäre Server-Räume auf zwei weiteren Kontinenten sind implementiert. Über 60 Nutanix-Knoten werden eingesetzt – basierend auf einer Hyperconverged Infrastruktur (HCI) sind die Rechenzentren zu 100 Prozent virtualisiert.

Rund 260 Microsoft-Terminal-Server bedienen mehrere Tausend Concurrent User. 1.400 virtuelle Server komplettieren das System. So managt die Rödl Global Digital Services GmbH rund 500 Terabyte (TB) aktive Daten bei einem Backup-Volumen von 5 Petabyte.

Die Verbindung zu Azure

Die Rödl Private Cloud hat daneben auch klar strukturierte Breakouts zu Public-Cloud-Partnern. Sie ist somit ein wesentlicher Teil des digitalen Transformationsprogramms „Digitale Agenda“, die auf den strategischen Stoßrichtungen Cloud, Mobility, Sicherheit, Vernetzung und Kommunikation fußt. So betreibt das Unternehmen bereits wichtige Applikationen, wie Testsysteme, CRM, Exchange- und Identity-Management aus der „Azure“-Cloud.

Alle IT- und Kommunikationsprojekte und Produkte müssen vollumfänglich diese Stoßrichtungen bedienen. Nur so können nachhaltige technische Voraussetzungen geschaffen werden, die dynamisches Wachstum unterstützen und den so genannten „Digital Fit“ der Mandanten.

Ferner ist ein mobiler „Next Generation Workplace“ ein zentraler Erfolgsfaktor, insbesondere in einer international tätigen Professional Services Firma. In der Rödl Private Cloud können die eigenen Mitarbeiter überall schnell und sicher auf ihre notwendige Arbeitsumgebung und Daten zugreifen.

Von der Grundlage zum Erfolgsfaktor

Was im Tagesgeschäft die Grundlage einer weltweiten zeit‐ und ortsunabhängigen, interdisziplinären Zusammenarbeit ist, wird in Zeiten der Krise zum zentralen Erfolgsfaktor. Aktuell arbeitet ein Großteil der fast 5.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 110 Niederlassungen in 51 Ländern remote beziehungsweise im Homeoffice.

Das bedeutet rund 33.000 „Skype“-Calls (intern und extern) täglich auf dem hausinternen Skype-Backbone in der Rödl Private Cloud. Durch diese Infrastruktur ist das Unternehmen in der Lage, die Kommunikationsfähigkeit innerhalb sowie extern mit den Kunden sicherzustellen. Selbst virtuelle Meetings mit mehreren hundert Teilnehmerinnen und Teilnehmern sind damit möglich.

Im Schnitt arbeiten bis zu 4.000 User gleichzeitig auf den wertschöpfenden Systemen. Von besonderer Bedeutung sind dabei zur Zeit auch unsere professionellen Lösungen rund um den sicheren Datenaustausch. Über 5.000 Mandanten nutzen dabei die Plattformen auch zu ihrer eigenen Organisation.

Der Ausbau

Was zunächst in Deutschland seinen Anfang,genommen hat, findet sich nun auch global: Die Rödl & Partner IT- und Kommunikationsinfrastruktur ist in einer Private-Cloud-Umgebung untergebracht. Die Visionist seit jeher Professionalisierung, Modernisierung und Digitalisierung des gesamten Unternehmens sowie der dazugehörigen Geschäftsprozesse gewesen. Die technischen Elemente versteht das Unternehmen als agile Systeme, die alle Aspekte der einzelnen Geschäftsbereiche durchdringen. das erlaubt zudem, Ressourcen modular zu integrieren.

Die größte Herausforderung ist dennoch der Integrationsbedarf. Rund 300 Applikationen sind mittlerweile in die Rödl Private Cloud überführt. Zudem hat man alle Clients auf die aktuelle „Windows 10“-Version migriert.

Die Standardisierung der Prozesse

Im Zuge einer weltweiten Umsetzung unserer Digitalisierungsstrategie sind viele der bis dato individuellen Beratungsansätze und Verfahren einer Standardisierung gewichen. Die einzelnen Niederlassungen, Sevice-Einheiten und Geschäftsfelder haben Mut und Kreativität beigesteuert.

Dennoch: Das Management derartiger Großprozesse ist beliebig komplex. Das Risiko, dass bewährte Abläufe zugunsten einer einheitlichen Organisation Einbußen erleiden, muss stets berücksichtigt werden.Mithilfe des gewählten Enterprise Architecture Management-Ansatzes ist es jedoch gelungen, eine Service-orientierte Architektur zu schaffen, die zusammen mit Kooperationen mit Technologiepartnern und gezieltem internen Kompetenz- und Kapazitätsausbau die Grundlage dafür gelegt hat, dass bestehende Einzellösungen in einem übergreifenden Prozesshaus integriert sind.

* Martin Wambach und Ingo Wolf sind Geschäftsführer der Service-Einheit Rödl Global Digital Services GmbH, die den weltweiten Betrieb der Informations- und Kommunikationstechnik, der Applikationen sowie des Helpdesk- und Admin-Service der Professional Services Firma Rödl & Partner verantwortet.

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