Kommentar zum Online-Zugangsverbesserungsgesetz OZG – das Rennen ist eröffnet

Autor / Redakteur: Klaus Wanner* / Susanne Ehneß

Das neue Online-Zugangsverbesserungsgesetz (OZG) soll einen bundesweit einheitlichen Zugang zu digitalen Dienstleistungen aller öffentlichen Verwaltungen in Bund, Ländern und Kommunen schaffen. Klaus Wanner von Cit kommentiert diese Entwicklung und gibt Verwaltungen drei Tipps mit auf den Weg.

Firmen zum Thema

„Ohne Frage ist das Vorhaben, ein virtuelles Portal über alle Verwaltungen hinweg zu schaffen, ein Großprojekt mit vielen Schwierigkeiten und dem üblichen Potenzial für Verzögerungen“
„Ohne Frage ist das Vorhaben, ein virtuelles Portal über alle Verwaltungen hinweg zu schaffen, ein Großprojekt mit vielen Schwierigkeiten und dem üblichen Potenzial für Verzögerungen“
(Bild: © alphaspirit_Fotolia.com)

Kurz vor dem Jahreswechsel hat das Bundeskabinett den Entwurf zum Erlass eines Gesetzes zur Verbesserung des Online-Zugangs (Online-Zugangsverbesserungsgesetz – OZG) beschlossen und damit der Modernisierung der deutschen Verwaltung einen wichtigen neuen Impuls gegeben.

Ziel ist der „Durchbruch für ein modernes E-Government in Deutschland”, wie es in einer Pressemitteilung des BMI hieß. Bis 2022 sollen demnach möglichst viele Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen nicht nur online angeboten, sondern über einen einzigen, virtuellen Portalverbund mit nur drei Klicks gefunden werden können. Mit einem einheitlichen Nutzerkonto sollen alle Verwaltungsangelegenheiten in den im Portalverbund zusammengefassten Portalen und Online-Services zugänglich sein.

Tempo erhöhen

Es ist sehr begrüßenswert, dass die Bundesregierung das Tempo der Digitalisierung der Verwaltung auf allen Ebenen erhöhen will. Wir beobachten seit langem eine enorme Bandbreite: Während manche Verwaltungen schon vor Jahren aktiv geworden sind und ihre Verfahren und Angebote konsequent auf der Basis moderner Plattformen umsetzen, stehen andere Verwaltungen noch ganz am Anfang dieses Prozesses.

Durch das OZG wird das Feld hoffentlich homogener und gewisse Mindeststandards im Sinne von Bürgern und Unternehmen werden umgesetzt.

Wir haben in Deutschland einen erheblichen Handlungsbedarf: Im Vergleich zu europäischen Nachbarn liegt Deutschland bei der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen in den verschiedenen Untersuchungen meist im Mittelfeld oder gar auf den hinteren Plätzen.

Die mangelnde Digitalisierung in der Kommunikation zwischen Bürgern und Unternehmen auf der einen und der Verwaltung auf der anderen Seite, sorgt jedoch für schleppende, ineffiziente Prozesse, hohe Kosten, mangelnde Nutzerzufriedenheit und ist ein bedeutender Standortnachteil.

OZG als Katalysator

Die zügige Ausgestaltung und Umsetzung des OZG kann hier wie ein Katalysator wirken. Bislang war in vielen Fällen der Servicegedanke ein Motor für die Digitalisierung. Mehr Digitalisierung ermöglicht schnellere Verfahren, besseren Service und niedrigere Kosten für die Verwaltung. Mit dem OZG kommt nun auch noch eine Verpflichtung hinzu, die die Digitalisierung weiter beschleunigen sollte.

Das OZG verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, alle „rechtlich und tatsächlich geeigneten Verwaltungsleistungen“ bis 2022 auch online anzubieten. Zwar ist das Kriterium „rechtlich und tatsächlich geeignet“ leider sehr unpräzise, aber das wird der „Markt“ richten.

Da alle Leistungen über einen Portalverbund angeboten werden, wird schnell Transparenz über die Angebote der einzelnen Verwaltungen herrschen. Da innovative Verwaltungen vorangehen, wird rasch deutlich werden, wer seine Hausaufgaben gemacht hat – und wer nicht. Verwaltungen, die in der Digitalisierung hinterherbummeln, werden sich immer häufiger fragen lassen müssen, warum bei ihnen nicht geht, was andernorts längst gängige Praxis ist.

Zugang verbessern

Der virtuelle Portalverbund wird hoffentlich auch mit einem besonders ärgerlichen Missstand aufräumen. Eines der Hauptprobleme des eGovernments in Deutschland ist vielerorts die schlechte Auffindbarkeit der vorhandenen Angebote. Da wird wird für viel Geld ein Verfahren für die Online-Nutzung geöffnet, aber dieses Angebot kaum kommuniziert.

Oftmals finden sich solche Online-Angebote irgendwo versteckt auf der Website und selbst die betroffenen Verwaltungsmitarbeiter sind mangels Training oder Sensibilisierung für das Thema kaum auskunftsfähig. Hier wird der einheitliche Zugang klar punkten können.

Die Umsetzung der Anforderungen des OZG wird kein Spaziergang, aber im Prinzip fasst das OZG nur Dinge zusammen, die ohnehin erforderlich sind. Es erzeugt somit kaum Mehraufwand, beschleunigt und ordnet den Prozess jedoch.

Auf der nächsten Seite: Verwaltungen sollten zur Umsetzung des OZG drei Tipps beachten.

Tipp 1: Keine Provisorien, sondern moderne Benutzeroberflächen

Der zentrale Zugang über ein virtuelles Portal ist nur der erste Schritt. Letztlich müssen die dahinterliegenden Online-Prozesse modernen Anforderungen zur Benutzerführung und Medienbruchfreiheit gerecht werden. Gerade weil Verwaltungsleistungen nicht jeden Tag genutzt werden, muss die Bedienung einfach und das Nutzererlebnis überzeugend sein.

Einfach bestehende Formulare als PDF anzubieten, wird den berechtigten Erwartungen der Nutzer nicht gerecht. Längst gibt es Technologien (wie unser Produkt cit intelliForm), die die weitgehend automatisierte Umwandlung von Formularen in moderne Assistenten ermöglichen.

Intelligente Formularassistenten fragen nur die Informationen ab, die tatsächlich notwendig sind, leiten die Nutzer intuitiv durch den Ausfüllprozess, lassen Prozesse durch die Einbindung von eID und ePayment medienbruchfrei abschließen und unterstützen sämtliche Browser sowie mobile Endgeräte.

Der Erfolg unserer Kunden zeigt, dass mit einer guten Benutzerführung und medienbruchfreien Abwicklung auch die Fallzahlen für die Online-Verfahren rasant steigen. So zahlen sich die erforderlichen Investitionen schnell aus.

Tipp 2: Keinen Wildwuchs zulassen, sondern eine zentrale Plattform nutzen

Jede Verwaltung muss intern im Kleinen eine eigenständige Form der Digitalisierung schaffen. Nach den gleichen Prinzipien, die auch das OZG vorsieht: Vereinheitlichung, Zentralisierung, Transparenz. Statt diverse Insellösungen irgendwie zusammenzuflicken, sollten Verwaltungen bewusst auf eine zentrale eGovernment-Plattform setzen, die als Bürger-Front-End für beliebige Fachverfahren dienen kann und ein einheitliches Antrags- und Fallmanagement mitbringt.

Moderne Plattformen funktionieren wie der sprichwörtliche Lego-Baukasten und bringen zahlreiche Integrationen und Funktionen bereits mit. Mit jedem Projekt, das die Verwaltung umsetzt, wird die eigene eGovernment-Plattform leistungsstärker. Durch Synergien werden Kosten und Umsetzungszeiten minimiert.

Natürlich können sich auch mehrere Verwaltungen in einem geeigneten Verbund für eine Plattform entscheiden und diese gemeinsam umsetzen.

Tipp 3: Nicht auf den Bund warten, sondern jetzt im eigenen Hause beginnen

Der gesteckte Zeitrahmen ist durchaus ambitioniert, aber machbar. Erfolgreiche Beispiele wie die Stadtverwaltungen von Hamburg, Nürnberg und Erfurt zeigen, dass mit einer konsequenten Strategie und einer leistungsstarken eGovernment-Plattform auch in kürzeren Zeiträumen viel erreicht werden kann.

Ohne Frage ist das Vorhaben, ein virtuelles Portal über alle Verwaltungen hinweg zu schaffen, ein Großprojekt mit vielen Schwierigkeiten und dem üblichen Potenzial für Verzögerungen. Finale und definitive Vorgaben seitens des Bundes werden vermutlich noch auf sich warten lassen. Dennoch wäre es komplett falsch, zunächst die Hände in den Schoß zu legen und auf den Bund zu warten.

Nach unserer Erfahrung stecken mehr als 90 Prozent des Aufwandes in der Vereinheitlichung, Öffnung und benutzerfreundlichen Gestaltung der Fachverfahren sowie in einem übergreifenden, einheitlichen Antrags- und Fallmanagement.

Die entstehenden Lösungen lassen sich anschließend leicht über später vom Bund zu definierende Schnittstellen in das virtuelle Portal einpassen. Der bundesweit einheitliche Zugang über den virtuellen Portalverbund ist quasi nur das Sahnehäubchen auf dem fertigen eGovernment-Konzept.

OZG – wie geht es weiter?

Der Gesetzentwurf zum OZG und die ebenso auf den Weg gebrachte Grundgesetzänderung gehen nun zunächst zur Beratung in den Bundestag und Bundesrat. Es ist also noch unklar, wo im Detail die Grenzen der Zentralisierung und Vereinheitlichung im föderalen Gefüge letztlich liegen werden.

Klar ist jedoch, dass das OZG ein wichtiger Katalysator für die weitere Digitalisierung der Verwaltung ist. Es gibt Anreize und Impulse, es schafft Öffentlichkeit und Transparenz, aber nimmt den einzelnen Verwaltungen weder die Arbeit noch die Verantwortung ab.

Der Autor: Klaus Wanner
Der Autor: Klaus Wanner
(© Yves Noir)

Jetzt ist die Zeit für die Verantwortlichen in den Verwaltungen, gut strukturiert, nachhaltig und mit Ausdauer zu handeln. Wer jetzt nicht aktiv eine eGovernment-Strategie und -Plattform umsetzt, hat für die Zukunft schon verloren – und dies völlig zu Recht, riskiert er doch die Zukunftsfähigkeit seiner Organisation. Im Umkehrschluss gilt, wer überlegt und konsequent die Digitalisierung vorantreibt, senkt die Kosten, schafft neue Freiräume und wird als Gewinner aus diesem Wettlauf hervorgehen. 2022 kommt schneller, als man denkt.

* Klaus Wanner ist Geschäftsführer von Cit und Experte für eGovernment.

(ID:44469194)