Owncloud nennt Voraussetzungen für Content Collaboration Regulatorische Fallstricke durch belastbare Datenstrategie vermeiden

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Regulatorische Vorgaben wie etwa die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) machen Content Collaboration oft unerwartet schwierig. Um sensible Informationen zuverlässig zu schützen, führt kaum ein Weg an einer umfassenden Datenstrategie vorbei. Owncloud erklärt, worauf es dabei ankommt.

Ohne Content Collaboration ist die moderne Arbeitswelt kaum vorstellbar. Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten sieht sich allerdings zahlreichen regulatorischen Vorgaben gegenüber. So verpflichtet die DSGVO etwa zum Schutz persönlicher Informationen, während die kommende NIS-2-Richtlinie Betreibern kritischer Infrastrukturen strenge Datensicherheitsauflagen machen wird. Unternehmen müssen zudem Vereinbarungen mit Kunden, Partnern und Lieferanten rund um den vertraulichen Umgang mit sensiblen Daten einhalten.

Fünf Anforderungen an Plattformen

Um all diese Anforderungen zu erfüllen, sollten Unternehmen über eine umfassende Datenstrategie verfügen und daraus Richtlinien für Verwaltung und Schutz der Daten entlang ihres kompletten Lebenszyklus ableiten. Zudem sollte die Content-Collaboration-Plattform die technische Umsetzung der Richtlinien möglichst effizient unterstützen. Dazu muss sie einige Schlüsselanforderungen erfüllen, die Owncloud wie folgt veröffentlicht:

• Steuerung der Zugriffsrechte: Welche Nutzer dürfen auf welche Dateien zugreifen? Die Plattform sollte es ermöglichen, Dokumente anhand der Unternehmensrichtlinien automatisiert zu klassifizieren und ihnen entsprechende Freigabe-Einstellungen zuzuweisen. Dabei sollte sie auch die Weiterentwicklung der Dokumente berücksichtigen. Ein File, das bei seiner Entstehung noch unkritisch ist, kann im Laufe von Collaboration DSGVO-relevant werden, weil ein Mitarbeiter persönliche Informationen hinzufügt.

• Anreicherung mit Metadaten: Bei Content Collaboration bearbeiten die Nutzer meist Files mit unstrukturierten Daten. Damit solche Dateien analysierbar und damit auch automatisch klassifizierbar sind, benötigen sie Metadaten. Die Plattform sollte deshalb möglichst viele Wege bieten, um Dateien mit Metadaten anzureichern. Dies kann von der Ableitung aus der Datei selbst über die automatische Generierung mittels Bilderkennung, Optical Character Recognition (OCR) oder Künstlicher Intelligenz (KI) bis hin zur manuellen Zuweisung reichen.

• Management der Aufbewahrung: Viele Dateien unterliegen Vorgaben für die Dauer ihrer Aufbewahrung. Manche dürfen gar nicht gespeichert werden, andere müssen nach erfülltem Verarbeitungszweck gelöscht werden. Wieder andere sind dagegen jahrzehntelang aufzubewahren. Unternehmen sollte ein Lifecycle-Management zur Verfügung stehen, mit dem sie die Einhaltung sämtlicher Aufbewahrungs- und Löschpflichten zuverlässig sicherstellen können.

• Kontrolle der Speicherorte: Falls Mitarbeiter Dateien lokal auf ihren Endgeräten speichern, können Unternehmen sie nicht mehr beaufsichtigen. Meist ist das kein Problem, bei sensiblen Dateien aber ein Risiko. Deshalb sollten Unternehmen die lokale Speicherung steuern und notfalls unterbinden können. Bei besonders schutzbedürftigen Dokumenten kann es sogar erforderlich sein, dass sie den Server nie verlassen und lediglich mit Wasserzeichen versehene Abbilder von ihnen auf die Browser der Nutzer gestreamt werden.

• Wiederherstellung von Dateien: Eine Content-Collaboration-Plattform kann ein mächtiges Instrument zur Abwehr von Ransomware-Attacken sein – falls ihre Versionierung das Zurücksetzen jeder beliebigen Datei auf jeden beliebigen Zeitpunkt erlaubt. Dann können Unternehmen den Zustand von Files wiederherstellen, den sie unmittelbar vor der Verschlüsselung durch die Ransomware hatten.

Zukunftsfähigkeit im Blick behalten

„Neben technischen Features sollten Unternehmen auch auf die Zukunftsfähigkeit der Plattform achten“, erklärt Holger Dyroff, Mitgründer und COO von Owncloud. So stelle etwa Microsoft den Support für die On-Premises-Version von „Sharepoint“ demnächst ein und biete das Content-Collaboration-Tool nur noch aus der Public Cloud an. „Dann wird es viele Strategien zum Schutz sensibler Daten nicht mehr adäquat unterstützen können. Wenn Unternehmen auf eine Lösung setzen, die ihnen beim Betriebsmodell freie Wahl lässt, halten sie sich für die Zukunft alle Optionen offen“, verdeutlicht Dyroff.

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