Es geht um Inhalte und nicht mehr um Seiten

Output-Management ist viel mehr als drucken

Seite: 2/2

Die Organisation stört

Die Analysten von IDC raten dringend dazu, die organisatorischen Hindernisse aus dem Weg zu räumen, weil die Vorteile überwiegen und immer mehr Unternehmen die Optimierungschance erkennen. Dazu IDC: “Nicht umsonst entwickelt sich in Deutschland der Markt für Print-Services und Document Solutions in den kommenden Jahren teilweise mit zweistelligen Zuwachsraten“ und damit deutlich mehr als der IT-Gesamtmarkt.

Output-Prozesse verabschieden sich derzeit von der A4-Norm.
Output-Prozesse verabschieden sich derzeit von der A4-Norm.
(Bild: © DAN - Fotolia)

Bieten die Unternehmen keine Lösungen an, werden die Mitarbeiter selbst aktiv, damit sie produktiv arbeiten können. Solche Lösungen sind dann aber meist nicht sicher. Denn Trends wie Mobile Printing und Cloud Printing verlangen in puncto Sicherheit gezielte Maßnahmen zur Abwehr von Gefahren.

Gefragt ist ein flexibles Schnittstellenkonzept

Wie gesehen, kooperieren moderne Output-Management-Systeme mit vor- und nachgelagerten strategischen Informations- und Auskunftssystemen wie Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planing (ERP) und dem Dokumenten-Management (DMS). Damit das reibungslos funktioniert bedarf es eines flexiblen Schnittstellenkonzepts, das die Komponenten schnell verbindet aber auch schnell wieder trennt. Eine tiefe Integration ist also nicht erwünscht. Außerdem sollen die Dokumente auch ihre Metadaten bereitstellen, die am besten schon bei der Dokumentenerstellung erhoben werden.

Da sich derzeit die Output-Prozesse von der A4-Norm verabschieden und erst die Versandsysteme entscheiden, in welchem Format das Dokument verschickt wird, scheint HTML5 am geeignetsten zu sein: Dieses Format bedient alle Kanäle und kann auf allen Geräten eingesetzt werden, egal ob das Display über eine Diagonale von vier Zoll oder 30 Zoll verfügt.

Für „barrierefreie“ Dokumente setzt sich das Format PDF/UA (Universal Accessibility) durch, das schon vor drei Jahren als ISO-Norm festgeschrieben wurde. Damit sollen Dokumente auch für Screen Reader lesbar werden. Moderne Output-Managementsysteme automatisieren die Aufbereitungsarbeiten der Dokumente für unterschiedliche Ausgabesysteme, was auch eine Individualisierung der Kommunikationskanäle erlaubt.

Sonderfall Mainframe

Auch heute werden viele Dokumente von Mainframes erzeugt und ausgedruckt. Das Standardformat für Massendruck aus der Batch-Verarbeitung ist nach wie vor AFP. Für eine - nach dem WYSIWYG-Prinzip - flexiblere Gestaltung formulargestützter Dokumente empfiehlt sich das PDF- oder PDF/A-Format.

Heutige Output-Systeme unterstützen diese Formate zusätzlich zu AFP, PCL oder Postscript. Damit benötigt eine Mainframe-Drucklösung neben dem Output-Management auch Werkzeuge für das Formulardesign und die Web-Darstellung sowie natürlich einen Format-Konverter für die Umwandlung von AFP nach PDF.

Das Fazit der Autorin:

Dokumente entwickeln sich zunehmend zu Informationseinheiten. Das Output-Management sorgt dafür, dass sie - im passenden Format - den richtigen Empfänger erreichen. Im Zuge der Big-Data-Bewegung lassen sich Dokumentenarchive schon heute gewinnbringend auswerten. Damit wird das Output-Management zur Drehscheibe für die Kommunikation nach innen und nach außen.

* *Kriemhilde Klippstätter ist freie Autorin und Coach in München.

(ID:43546109)

Über den Autor