Neben der E-Mail-Verschlüsselung spielt auch die Sicherheit bei der Anmeldung an Office 365-Webdienste eine wesentliche Rolle. Mit der Multi-Faktor-Authentifizierung in Office 365 können Unternehmen sicherheitskritische Benutzerkonten vor Hackerangriffen und fehlerhaften Anmelden absichern.

Zunächst müssen Sie im Office 365 Admin Center im Bereich Benutzer und Gruppen auf Aktive Benutzer klicken. Hier sehen Sie auf der rechten Seite alle angelegten Benutzer. Im oberen Bereich finden Sie die Option Mehrstufige Authentifizierungsanforderungen festlegen. Sobald sich der Anwender das nächste Mal am Office 365-Portal anmeldet, erhält er eine Meldung, dass die mehrstufige Authentifizierung aktiviert wurde und er diese für sein Konto einrichten muss.

Im Rahmen der Einrichtung können die Anwender entscheiden, für welche Art der mehrstufigen Authentifizierung sie sich entscheiden wollen. In einem neuen Fenster können Sie zwischen Mobiltelefon, Telefon und einer Mobilen App wählen. Anwender können außerdem noch festlegen, ob Sie für die Anmeldung angerufen werden wollen, oder ob sie eine SMS bekommen sollen, die einen Anmeldecode enthält. Die bequemste Anmeldung ist sicher der Telefonrückruf, da hier nur die #-Taste gedrückt werden muss.

Wird die mobile App verwendet, sendet Office 365 automatisch nach der Eingabe des Kennwortes auch eine Authentifizierungsanforderung an die App des Smartphones. Rufen Sie diese auf, müssen Sie die Anmeldung nur noch bestätigen. Ohne diese Bestätigung bringt einem Angreifer also selbst ein korrekter Benutzername mit Kennwort nichts.  In den Benutzereinstellungen seines Kontos, kann der Anwender Änderungen vornehmen und zum Beispiel die Telefonnummer und andere Einstellungen der mehrstufigen Authentifizierung anpassen.

Unternehmen, die parallel zu Office 365 auch auf Microsoft Azure setzen, können mit Azure Active Directory Premium die MFA-Funktionen weiter ausbauen. Es besteht die Möglichkeit das Aussehen der Anmeldeseite anzupassen, Kennwörter zurückzusetzen, oder diese Funktion den Anwendern zur Verfügung zu stellen und mehr.