Flexible und skalierbare IT-Architekturen

Neue Herausforderungen für das Lizenzmanagement

| Autor / Redakteur: Peter Prestele * / Florian Karlstetter

Software wird zur Vorstandssache

Mit anderen Worten: Probleme mit der Softwarelizenzierung können gravierende Auswirkungen haben, die nicht nur den Routinebetrieb in der IT betreffen, sondern auch auf Vorstandsebene zum Thema werden. Die Geschäftsleitung sollte daher mit IT und Beschaffung zusammenarbeiten, um ein klares Bild davon zu erhalten, welche Auswirkungen die Lizenzrichtlinien auf Wachstumsstrategien und wirtschaftliche Spielräume haben. IT-Manager müssen ihrerseits transparente Richtlinien und Werkzeuge implementieren, die nicht nur die IT-Ressourcen besser dokumentieren, sondern auch die Softwarelizenzierung in der gesamten Organisation optimieren.

Viele Unternehmen setzen Tools für das Software-Lizenzmanagement ein, die entweder veraltet oder für die Aufgabe nicht geeignet sind. Eine typische IT-Architektur umfasst heute herkömmliche, standortgebundene Software, die auf dem Endgerät installiert ist, sowie SaaS- und gehostete Anwendungen, virtuelle Server und virtuelle Desktops. Die Verwaltung all dieser Komponenten mit ihrer jeweils eigenen Komplexität ist mit üblichen Tabellenverfahren oder einfachen Datenbanken nicht zu bewältigen.

Damit Unternehmen ihre Prozesse optimieren können, müssen Lösungen für das Software-Lizenzmanagement folgendes leisten:

  • Durchgängige Transparenz aller im Unternehmen eingesetzten Lizenzen und Hardware- sowie Software-Assets
  • Automatische Verarbeitung der Softwarekaufverträge und Abstimmung mit dem Softwarebestand
  • Vertragsverwaltungsfunktionen zur Verfolgung von anstehenden Verlängerungen, geleisteten Zahlungen und Ablaufdaten
  • Automatische Anwendung der im Lizenzvertrag definierten, herstellerspezifischen „Produktnutzungsrechte“ zur Optimierung von Lizenzverbrauch und zur Senkung der laufenden Kosten

Werden diese Funktionen richtig umgesetzt, dann geben sie eine klare Momentaufnahme der aktuellen Lizenzposition. So kann sichergestellt werden, dass nur die tatsächlich benötigten Lizenzen gekauft werden und dass die vorhandenen Ressourcen richtig genutzt werden.

Leistungsstarke Werkzeuge für das Software-Lizenzmanagement ermöglichen ebenso eine Lizenzoptimierung und unterstützen damit die Skalierbarkeit von Grund auf. Das Management sollte sich mit ihren IT-Leitern darüber abstimmen, welche Richtlinien und Technologien flankierend zur Lizenzoptimierung benötigt werden, damit ein hohes Maß an Compliance, Optimierung und Effizienz gewährleistet ist. Beispielsweise kann ein unternehmenseigener App-Store die Umstellung auf eine kostengünstigere Softwarebeschaffung und -bereitstellung unterstützen. So sinken gleichzeitig die Risiken, die mit einer dezentralen Beschaffung durch Einzelpersonen oder Abteilungen verbunden sind. Lizenzmanagementlösungen, die an einen unternehmenseigenen App-Store angebunden sind, unterstützen meist die automatische Rückgabe und Vergabe von Lizenzen. Die freigewordenen Lizenzen können dann dort eingesetzt werden, wo sie tatsächlich benötigt werden.

Damit eine solche Strategie aufgeht, muss allerdings klar sein, was ein Unternehmen unter einem optimierten Lizenzmanagement versteht. Meist können sich nur größere Unternehmen eigene SAM-Experten leisten. Jedoch bieten auch spezialisierte Anbieter von Software-Lizenzoptimierungslösungen fundierte Beratung für Best-Practice-Prozesse. Wer seinen Softwarebestand im Griff haben möchte, benötigt die entsprechenden Ressourcen – also Mitarbeiter, Prozesse und Technologien. Neben der Einführung einer Software-Lizenzoptimierungslösung müssen die IT-Mitarbeiter in Best Practices für das Lizenzmanagement geschult werden. Damit sinkt das Risiko kostspieliger Nach- oder Strafzahlungen und auf längere Sicht werden erhebliche Einsparungen bei den Softwareausgaben erzielt. Die Entscheider können sich wieder voll auf Wachstumsprojekte und Marktbedingungen konzentrieren, damit das Unternehmen flexibel agieren kann – wann, wo und wie erforderlich.

Peter Prestele, Senior Vice President & General Manager EMEA, Flexera Software.
Peter Prestele, Senior Vice President & General Manager EMEA, Flexera Software. (Bild: Flexera Software)

Der Autor

Peter Prestele ist Senior Vice President & General Manager EMEA, Flexera Software.

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