Collaboration as a Service Mobile Cloud Collaboration entwickelt sich zum Alleskönner

Autor / Redakteur: Lothar Lochmaier / Florian Karlstetter

Die virtuelle Zusammenarbeit wird flügge und verlagert sich von den stationären Anwendungen immer mehr ins Netz. Im Fachjargon wird dieser Trend als cloud-basierte Zusammenarbeit (Collaboration) bezeichnet. CloudComputing-Insider beleuchtet, was dahinter steckt und welche Konzepte und Nutzerszenarien sinnvoll sind.

Firmen zum Thema

"Collaboration as a Service": Cloud Computing erleichtert die team- und standortübergreifende Zusammenarbeit - und gibt Impulse für neue Wege der Kommunikation.
"Collaboration as a Service": Cloud Computing erleichtert die team- und standortübergreifende Zusammenarbeit - und gibt Impulse für neue Wege der Kommunikation.
(© violetkaipa - Fotolia.com)

Die Cloud entwickelt sich immer mehr vom reinen Datenspeicher hin zum Collaboration-Tool, das die team- und standortübergreifende Zusammenarbeit erleichtert. „Angebote wie Exchange Online 2010 oder SharePoint 2010 unterstützen kleine und mittelständische Firmen dabei“, sagt Dirk Backofen, Leiter Marketing Geschäftskunden Telekom Deutschland. Unzählige am Markt verfügbare Lösungen liefern den Kunden mittlerweile einen praktischen Nutzen.

Dirk Backofen, Leiter Marketing Geschäftskunden Telekom Deutschland.
Dirk Backofen, Leiter Marketing Geschäftskunden Telekom Deutschland.
(Bild: Deutsche Telekom)
„Zum einen profitieren Unternehmen von der wachsender Mobilität ihrer Mitarbeiter, die so überall und jederzeit auf ihre Daten zugreifen können“, so Dirk Backofen weiter. Ein weiterer Vorteil liege in der Kostenersparnis, da die Software oder Infrastruktur nur noch gemietet und nicht mehr gekauft werden müsse. „Weitere Pluspunkte sind höhere Flexibilität, Zeitersparnis, homogenere IT-Landschaften und vollständige Kostentransparenz“, bilanziert der Experte.

Rechtssicherer Rahmen für Zusammenarbeit in der Wolke

Bei der Auswahl des passenden technischen Rahmens stellen sich für Unternehmen allerdings einige Herausforderungen. Diese beginnen bereits bei der Auswahl eines geeigneten Lösungspartners. Wählt man den falschen Anbieter, geht man hohe Risiken ein, insbesondere in punkto Sicherheit. „Unternehmen sollten sich fragen, wo die Daten letztlich gespeichert und verarbeitet werden, in Deutschland, in der EU oder im außereuropäischen Ausland“, bestätigt Dirk Backofen von der Deutschen Telekom.

Weitere Fragen widmen sich dem Kleingedruckten, bevor das Unternehmen ein konkretes Vorhaben ins Visier nimmt: Sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen auch auf Deutsch? Wird in Euro abgerechnet? Sind die Rechenzentren zertifiziert? Welche Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen werden angewendet? Bekomme ich die Daten zurück, wenn ich den Vertrag kündige? Welche Verfügbarkeiten beim Betrieb sind garantiert? Wie sehen die Service Level Agreements (SLAs) aus? Und nicht zuletzt: Wird es den Anbieter auch noch in einigen Jahren geben, ist er finanzstark genug?

Das Fazit von Dirk Backofen: „Jedes Unternehmen sollte sich seiner Kernanforderungen bewusst sein und genau prüfen, ob der Anbieter diese auch erfüllen kann.“

Komplexe Thematik bedarf der richtigen Strategie

Heiko Henkes, Marktanalyst bei Techconsult.
Heiko Henkes, Marktanalyst bei Techconsult.
(Bild: Techconsult)
Wie Unternehmen eine möglichst produktive Strategie implementieren können, mit diesem komplexen Thema haben sich die Marktforscher von Techconsult auseinander gesetzt. Sie heben die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit hervor: „Die Cloud Collaboration ist das, was neben ‚pay per use’ und Skaleneffekten durch eine professionelle Form des Full-Service-Outsourcings und den damit verbundenen Kosteneinsparungen den langfristigen Mehrwert von Cloud Computing schaffen wird“, betont Marktanalyst Heiko Henkes.

Grundsätzlich sollten Unternehmen die Riege der Anbieter darauf hin überprüfen, ob diese möglichst viele Funktionen zur Collaboration aus einer Hand bieten, und wie die daraus resultierenden Schnittstellen zu den Lösungen beschaffen sind. Darüber hinaus sollten Unternehmen aus verschiedenen Bereitstellungsoptionen – Private Cloud, Public Cloud oder Managed Services - die jeweils passende Variante auswählen.

Neben den großen am Markt agierenden Playern wie IBM, Microsoft und Google gibt es inzwischen zahlreiche, teils hoch spezialisierte Portale und Plattformen. Junge Unternehmen wie Meetings.io bieten mittlerweile optisch anspruchsvolle Lösungen, bei denen sich Elemente von Videoconferencing mit jenen der Online-Meetings zu einem ausgereiften Gesamtkonzept verbinden.

Effizienz nachhaltig steigern

Marko Cakalic, Deutschlandchef von Projectplace.
Marko Cakalic, Deutschlandchef von Projectplace.
(Bild: Projectplace)
„Cloud Collaboration Tools steigern intern wie extern die Effizienz von Teams und Projekten. Außerdem reduzieren Sie die betrieblichen Gesamtkosten, wenn es sich um eine ‘All-in-one’ Collaboration Lösung handelt”, skizziert Marko Cakalic, Deutschlandchef von Projectplace. Davon könne nicht nur der IT-Bereich, sondern die ganze Verwaltung profitieren, auch oder gerade hinsichtlich der dadurch deutlich reduzierten Anzahl von Geschäftsreisen.

In derartigen Lösungspaketen in der Regel enthalten sind beispielsweise neue Online-Dienste wie Microsoft Office 365, deren Daten auch anderen Parteien zur Verfügung gestellt werden. „Die Riege der SaaS-Anbieter mit einzelnen, fragmentierten Lösungen nimmt zu und grenzt sich künftig voneinander ab, etwa indem eine prozessorientierte Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinaus auf Nachfrage ermöglicht wird“, gibt Heiko Henkes zu bedenken.

"Echtes" Cloud Computing ist mehr als nur Multi-Mandantenfähigkeit

Für die Unternehmen zieht dies allerdings den Arbeitsauftrag nach sich, die neuen Plattformen von Beginn an serviceorientiert zu entwickeln, um Daten mit den künftig nötigen Ausprägungen oder einem Status zu versehen. Denn „echtes“ Cloud Computing bedeutet laut den Marktanalysten von Techconsult grundsätzlich nicht nur die Multi-Mandantenfähigkeit herzustellen, sondern parallel dazu auch einen kulturellen Umdenkprozess einzuleiten. Kurz, „die Daten nicht mehr von links nach rechts zu kopieren und somit hunderte Male redundant zu speichern“, pointiert Heiko Henkes.

„Kollaborativ ist in diesem Fall die Zusammenschaltung von Zugriffsrechten über komplexe Rollensysteme über vertrauenswürdige Anbieter, damit beispielsweise ERP-Fragmente innerhalb eines Konzerns bzw. bei im Verbund agierender Unternehmen von verschiedenen Parteien zugänglich gemacht werden“, sagt Henkes. Schließlich benötigt das Unternehmen je nach Teilnehmerrolle verschiedene, sonst prinzipiell im externen Netzwerk liegende Zugriffe auf unterschiedliche Bereiche und Systeme, angefangen bei der Lagerverwaltung, über die Materialwirtschaft und den Bestand, bis hin zur Erfolgsmessung und neuen Marketinginstrumenten in Vertrieb und dem Kundenbeziehungsmanagement.

Grundsätzlich prädestiniert für die virtuelle prozessorientierte Zusammenarbeit in der Wolke sind vor allem dienstleistungsabhängige Branchen. Aber auch die Automobilindustrie kann mit Blick auf das flexible Management ihrer Zuliefererketten profitieren, genauso wie die Gesundheitsbranche durch die über neue Portale angebundenen Arztpraxen und Klinken, bis hin zur elektronischen Patientenakte (ePA), in der spezielle Rechte zur Krankheitshistorie von der Überweisung bis hin zum Chirurg für das gemeinsame Bearbeiten, Speichern und rechtsverbindliche Archivieren freigegeben sind.

Lösungen offen konzipieren

Wie sich die einzelnen Kanäle indes zu einem schlüssigen Gesamtkonzept verbinden lassen, beschreibt Hans-Jürgen Jobst, Senior Product Marketing Manager beim IT-Dienstleister Avaya. Er sieht neue Technologien zur Collaboration oftmals als Teil einer umfassenden Unified Communications-Lösung (UCC), die deshalb Funktionen zur Zusammenarbeit wie beispielsweise Audiokonferenzen bereits beinhalte.

Hans-Jürgen Jobst, Senior Product Marketing Manager bei Avaya.
Hans-Jürgen Jobst, Senior Product Marketing Manager bei Avaya.
(Bild: Avaya)
„Neue Features für Web- und Videokonferenzen können zusätzlich integriert werden“, gibt Jobst zu bedenken. Je nach Kundenanforderung wie Mitarbeiterzahl oder benötigte Funktionen lasse sich eine UCC-Lösung dann so konfigurieren, dass sie den Bedürfnissen des Kunden entspreche, so der Experte weiter. Beispielsweise ermöglicht laut Hersteller die von Avaya offerierte Lösung Aura Conferencing 7.0 dem Anwender den geräteunabhängigen Zugriff auf die Kommunikationsdienste. „Die intuitive Benutzeroberfläche von Avaya Flare Experience sorgt dabei für eine einfache Bedienung“, fasst Hans-Jürgen Jobst zusammen.

Unabhängig vom Lösungsprofil des jeweiligen Anbieters geht es für die Unternehmen in der betriebswirtschaftlichen Gesamtschau darum, die unterschiedlichen Kanäle investitionssicher und zuverlässig bis hin zum mobilen Datenzugriff und –transfer zu implementieren beziehungsweise zu administrieren. Investitionssicher bedeute für die IT Professionals vor allem auf Standards zu setzen, aber gleichzeitig kommende Standards im Blick zu behalten, kommentiert Heiko Henkes von Techconsult.

Der mobile Zugriff sei daher langfristig über Webtechnologien und HTML5 zu sichern, fasst Henkes zusammen. Zuverlässig bedeute im mobilen Umfeld außerdem, ein erweitertes Mobile Device Management mit Fokus auf mobile Einsatzszenarien bei der Integration eines mobilen Endgerätes in die „Vertrauenskette“ zu bewerkstelligen. Fest steht: Die Zukunft der (mobilen) Cloud Collaboration hat gerade erst begonnen, bis hin zu individuell angepassten Benutzerrechten und PIN-Abfragen, die möglicherweise künftig auch Iris-Scans über das mobile Endgeräte beinhalten.

(ID:38885660)