UCC mit ERP und CRM verbinden

Mittelstand: Kommunikationsprozesse mit UCC optimieren

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UCC-Konzept maßschneidern

Der Schwenk in Richtung effektive und zielgerichtete Zusammenarbeit gelingt aber nur dann, wenn die Flut an verfügbaren Anwendungen überschaubar bleibt, damit Mitarbeiter angesichts der Fülle an neuen Kommunikationsmöglichkeiten nicht überfordert reagieren, mit der negativen Konsequenz, dass sie am Ende gar ein größeres Zeitbudget als ursprünglich vorgesehen für bestimmte Prozessroutinen einsetzen müssen.

Genau an diesem Punkt setzt deshalb ein individuell maßgeschneidertes UCC-Konzept an. Im Idealfall erleichtern UCC-Lösungen nicht nur die Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle. Ein leistungsfähiges Werkzeug zeigt auch online und telefonisch die Erreichbarkeit potenzieller Ansprechpartner an, ein wirklicher Vorteil in der alltäglichen Betriebsroutine.

Durch stetige Präsenzanzeige gehören etwa vergebliche Kontaktversuche der Vergangenheit an - oder diese lassen sich zumindest deutlich reduzieren. Das ganze Potential entfaltet ein durchdachtes UCC-Konzept indes beim Management der Kundenbeziehung in Echtzeit, bis hin zum unternehmensübergreifenden Austausch von Präsenzinformationen via Instant Messaging.

Sorgfältige Projektplanung reduziert Budgetfresser

Im Idealfall lassen sich derartige Prozesse sogar direkt aus den betriebswirtschaftlichen Anwendungen heraus steuern. Damit sich dieser hochgesteckte Anspruch hernach einlösen lässt, ist eine fundierte Projektkalkulation unverzichtbar. „Ein planbarer ROI lässt sich nur durch genaue Analyse der Geschäftsprozesse und den damit verbundenen Kommunikationsprozessen errechnen“, fasst Klaus Vollmer zusammen.

Da die betriebswirtschaftliche Bilanzierung der Gesamtkosten je nach Abteilung und Arbeitsplatz jedoch stark variieren kann, sind die offensichtlichen “Zeitfresser“ bereits vorab zu identifizieren. Die hohe Kunst besteht darin, nicht vorhandene Präsenzinformationen im UCC-Konzept mit Blick auf selektive Nutzer oder den allgemein erhöhten Rechercheaufwand möglichst exakt zu quantifizieren – um diese mit einem schlüssigen Zahlenwerk dem neuen Konzept gegenüber zu stellen.

Jedoch reicht auch dieser simple Zahlenvergleich nach Einschätzung des IT-Leiters Klaus Vollmer noch nicht aus, um ein kleineres oder gar größer angelegtes Migrationsvorhaben vollständig im Griff zu behalten. Der Experte rät des Weiteren dazu, die ganze Bandbreite und Masse an Kommunikationsprozessen im Unternehmen sorgfältig unter die Lupe zu nehmen, wie zum Beispiel eingehende und ausgehende Telefonate. „Hier beträgt die gemessene Effizienzsteigerung oft nur wenige Sekunden je Vorgang, in der Masse macht sich das aber auf jeden Fall bezahlt.“

Lesetipp

Weiterführende Informationen, wie gerade mittelständische Unternehmen ihre kommunikationsintensiven Prozesse optimieren können, gibt die Trendstudie der Marktforscher von PAC im Auftrag von Estos: UCC meets Business..

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