Tipps für das IT-Outsourcing

Mit Managed Services gezielt Dampf aus dem IT-Druckkessel lassen

| Autor / Redakteur: Zoran Olujic* / Ulrike Ostler

Laut Axians-Manager Zoran Olujic können Managed Services die Unternehmens-IT gezielt vom Druck befreien.
Laut Axians-Manager Zoran Olujic können Managed Services die Unternehmens-IT gezielt vom Druck befreien. (Bild: © roostler/Fotolia.com)

IT-Abteilungen müssen die digitale Transformation vorantreiben, aber auch den laufenden Betrieb meistern. Doch der nimmt oft so viele Ressourcen in Anspruch, dass kaum noch Zeit für innovative Themen bleibt. Hier können Managed Services helfen: Sie entlasten die interne IT-Mannschaft und nehmen den Druck genau dort weg, wo er am größten ist – flexibel und vor allem schnell.

Um am Markt bestehen zu können, müssen Unternehmen durch ihre IT-Strategie Wettbewerbsvorteile erzielen – diese Notwendigkeit ist schon lange nicht mehr neu. Umso erstaunlicher ist es, dass IT-Abteilungen aktuellen Studien zufolge immer noch mehr als 70 Prozent ihrer „Lebensenergie“ und des Budgets an den IT-Betrieb sowie an alltägliche Routineaufgaben verschwenden. Das hält sie davon ab, Innovationen voranzutreiben und ihrer Aufgabe als Business-Enabler gerecht zu werden.

Denn Fachabteilungen haben im Rahmen der Digitalisierung hohe Anforderungen. Diesen können die IT-Mitarbeiter aber oft nicht schnell genug nachkommen – oder nicht in der entsprechenden Qualität. Während sie vom Alltagsgeschäft ausgebremst werden, stauen sich wichtige Projekte auf und der Druck steigt kontinuierlich an. Unternehmen sollten nicht warten, bis der Kessel platzt, sondern rechtzeitig Dampf ablassen und ihre Energie in die richtige Richtung lenken. Dies gelingt, indem sie gezielt ausgewählte Aufgaben in die Hände erfahrener Managed-Services-Spezialisten legen.

Dort ansetzen, wo der Druck am größten ist

Managed Services bedeuten nicht in jedem Fall ein komplettes Outsourcing. Stattdessen bieten sie Unternehmen die Möglichkeit, einzelne Aufgaben auszulagern. Ansetzen sollte man dort, wo der Druck am stärksten ist und wo eine Auslagerung den größten Erfolg verspricht. Häufig sind das Aufgaben im IT-Betrieb.

Am Anfang steht immer eine Analyse der Ist-Situation und die Frage, wohin die Reise gehen soll. Was sind die Unternehmensziele und wie muss die IT aufgesetzt werden, um sie zu erreichen? Welche Services unterstützen dies?

Aus den Antworten ergibt sich eine Matrix und eine Priorisierung, welche Managed Services empfehlenswert sind. Auch Public-Cloud-Dienste können eine Möglichkeit sein, die IT-Abteilung zu entlasten und Innovationspotenzial freizusetzen. Häufig liegt die ideale Lösung in einer Kombination aus Managed Services und Public Cloud.

Experten-Know-how richtig nutzen

CIOs müssen ihre Ressourcen so managen, dass sie den größten Erfolg versprechen. Grundsätzlich gibt es zwei Hauptansätze, wo sich Managed Services anbieten. Ein Weg kann sein, Routine-Aufgaben auszulagern, so dass die internen Mitarbeiter ihre Kapazitäten und ihr Know-how für Innovations-Projekte einsetzen können. Denn Digitalisierungs-Experten sind heute schwer zu finden.

Deshalb empfiehlt es sich, das Potenzial im eigenen Haus bestmöglich auszuschöpfen. Eine andere Möglichkeit ist, neue Themen, für die spezielle Fachkenntnisse nötig sind, gleich an externe Spezialisten auszulagern. Möchte ein Unternehmen zum Beispiel SAP-Hana einführen, steht es vor der Frage: Lohnen sich Zeit und Aufwand, das nötige Fachwissen für Migration und Betrieb selbst aufzubauen? Mit Managed Services ist die neue Technologie viel schneller einsatzbereit und bringt den angestrebten Wettbewerbsvorteil.

Qualität steigern

Wer Aufgaben an einen externen Spezialisten auslagert, kann sich sicher sein, dass dieser sie mit Professionalität und hoher Qualität betreibt. In individuellen Service Level Agreements (SLA) legen Unternehmen und Provider gemeinsam fest, welche Leistungen zu erbringen sind. Regelmäßige Service-Meetings und SLA-Berichte schaffen Transparenz und ermöglichen es, die Performance kontinuierlich zu verbessern.

Ein guter Provider ist am Service-Desk rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche erreichbar. Außerdem sorgt er dafür, dass Applikationen und Systeme immer auf dem aktuellen Stand sind. Er kümmert sich um Updates und Patches und übernimmt das Testen. Dadurch profitieren Unternehmen von einer stabilen und sicheren Umgebung und können stets die neuesten Funktionen nutzen.

Veraltete Technologien erneuern und Kosten sparen

Die IT unterliegt einem stetigen Wandel. Laufend werden Komponenten erneuert oder verändert. Statt jedoch blindlings in neue Hardware zu investieren, sollten Unternehmen genau prüfen, ob in manchen Bereichen nicht Managed Services langfristig kostengünstiger sind. Viele Aufgabenstellungen lassen sich sehr effizient mit standardisierten Lösungen bewältigen.

Das ist oft preiswerter, als hohe Budgets für individuelle Ansätze auszugeben. Ein klassisches Beispiel sind Backup-Lösungen, die in vielen Unternehmen veraltet sind. Erfahrene Dienstleister können den ganzen Prozess inklusive Betrieb, Monitoring und Management übernehmen. So wird die IT-Abteilung nicht nur ein Stück Blech, sondern auch eine ihrer größten Sorgen los.

„Digitalisierungs-Experten sind heute schwer zu finden“, sagt Zoran Olujic von Axians. Deshalb sollten Unternehmenslenker gut überlegen, wo sie diese finden und für welche Aufgaben sie die Experten einsetzen.
„Digitalisierungs-Experten sind heute schwer zu finden“, sagt Zoran Olujic von Axians. Deshalb sollten Unternehmenslenker gut überlegen, wo sie diese finden und für welche Aufgaben sie die Experten einsetzen. (Bild: Axians IT Solutions)

Der innovativere CIO wird die Nase vorne haben

Wenn sich die IT-Verantwortlichkeiten im Unternehmen ändern, ist dies oft ein guter Einstiegspunkt, um zu einem modernen IT-Betrieb überzugehen. Dies gilt insbesondere für Change-Prozesse im Rahmen von Mergers & Akquisitions, die Eröffnung neuer Standorte oder das Erschließen zusätzlicher Märkte.

Managed Services aus der Cloud eignen sich ideal, um ausgewählte Funktionen oder die gesamte Infrastruktur schnell auf die Straße zu bringen. Im Zuge dessen sind heute CIOs gefragt, die ihre Rolle als Business-Leader verstehen und sowohl pragmatisch als auch visionär handeln. Dabei gewinnt, wer kluge Innovationen vorantreibt, statt die Kosten der alten „IT-Welt“ immer weiter zu optimieren.

* Zoran Olujic ist Experte für Managed Services mit den Disziplinen Managed Public & Private Cloud Services, Managed SAP/HANA und Hosting/Colocation. Er ist seit über 14 Jahren in der IT-Branche tätig, davon 12 Jahre bei einem US-amerikanischen IT- und Beratungsunternehmen mit weltweiter Ausrichtung und international flächendeckender Präsenz. Zoran Olujic verantwortet die Business Unit IT Operations der Axians IT Solutions.

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