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Preisdumping und Nachbesserungen im laufenden Vertrag kosten Unternehmen viel Geld Millionenschäden durch falsche Providerwahl

| Redakteur: Ulrich Roderer

Wer nur auf den günstigen Preis setzt, muss unter Umständen später tief in die Tasche greifen. Unternehmen sollten bei der Auswahl ihrer Service-Provider wichtige Parameter wie Expertise, Branchenkenntnis oder lokale Verfügbarkeit mit einbeziehen.

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TPI empfiehlt Unternehmen bei der Auswahl ihrer Service-Provider nicht nur auf den Preis achten zu achten.
TPI empfiehlt Unternehmen bei der Auswahl ihrer Service-Provider nicht nur auf den Preis achten zu achten.
( Archiv: Vogel Business Media )

Nach Analysen von TPI, einem weltweit agierenden Sourcing Beratungs- und Marktforschungsunternehmen, muss gut ein Drittel aller Outsourcing-Verträge während der Vertragslaufzeit substantiell nachverhandelt werden, jedes zweite Unternehmen entscheidet sich nach Ende der Vertragslaufzeit für eine Neuausschreibung.

Unternehmen könnten diesen Mehraufwand an Kosten und Zeit spürbar senken. Bernd Schäfer, Partner und Managing Director bei TPI Deutschland erklärt: „Ein gewisses Maß an Nachjustierungen laufender Verträge bzw. an Provider-Wechseln ist ganz normal, doch in der Realität verbrennen die Unternehmen unserer Beobachtung nach damit einen erheblichen Anteil ihrer Outsourcing-Budgets. A&O bleiben die sorgsame Auswahl des Outsourcing-Partners, eine vorausschauende Vertragsgestaltung und die richtige Vorbereitung der Kundenorganisation auf die späteren Veränderungen. Nur so können die Unternehmen dauerhaft die Rentabilität und die Effizienz ihrer Outsourcing-Projekte sicher stellen.“

Interne Aufgabenstellung

Definition und Abgrenzung der Unternehmensbereiche bzw. der -Prozesse, die ausgelagert werden sollen, Erstellung eines Pflichtenheftes für den Service-Provider, Benennung der Ziele, die sich das Unternehmen vom Outsourcing erhofft – vor einer Beauftragung eines externen Partners gilt es für ein Unternehmen, zunächst eine Reihe interner Aufgabenstellungen zu bewältigen, die bereits jede für sich recht komplex ist. „Diese Mühe ist unvermeidbar“, sagt Bernd Schäfer, „denn erst auf den Zuschnitt des ganz individuellen Profils hin können der passende Provider sinnvoll ausgewählt bzw. der entsprechende Rahmenvertrag formuliert werden. Die letztgenannten beiden Punkte sollten ebenfalls sorgfältig vorbereitet werden. Ein guter Preis und ein guter Provider-Brand sind zwar verheißungsvolle Parameter, sollten jedoch keinesfalls allein ausschlaggebend sein. Unsere Checkliste, die aus dem jahrelangen Beratungsalltag mit unseren Kunden resultiert, empfiehlt sich für jeden Unternehmenstyp als Grundlage.“

TPI-Checkliste zur Auswahl des passenden Service-Providers

  • Preis- Leistungsverhältnis: Da Unternehmen mit einem Outsourcing-Projekt den Wunsch nach finanziellen Einsparungen verbinden, sollte das entsprechende Angebot des Providers auf jeden Fall wettbewerbsfähig sein und klare Einsparpotentiale für das Unternehmen aufzeigen. Vorsicht ist laut TPI jedoch bei auffällig niedrigen Preisen geboten. Ronald Paschen, Partner bei TPI Deutschland, erklärt: „Entscheidend ist nicht der Preis, sondern das Preis-Leistungsverhältnis. Unternehmen können es sich nicht leisten, auf Qualität zu verzichten, denn im Fall von schlechten Leistungen fällt dies auf ihr eigenes Unternehmensimage zurück, nicht auf das des Providers. Bei einem besonders günstig scheinenden Provider ist auch zu hinterfragen, wie er die technologische Güte seines Angebots bzw. die Innovationskraft seiner Berater dauerhaft auf hohem Niveau halten kann“.
  • Expertise / Kundenportfolio / Vertraulichkeit: Die Marktexpertise des Providers ist fraglos ein wichtiges Benchmark. Handelt es sich bei dem Anbieter jedoch um den führenden Provider innerhalb eines Marktsegments, sollte das Unternehmen sich das Verhältnis des Providers zu Anbietern des eigenen Mitbewerbs genau aufzeigen lassen und Vertraulichkeitsanforderungen gegebenenfalls exakt formulieren.
  • Branchenpositionierung: An welcher Stelle im Branchen-Benchmark findet sich der Provider, wo schneidet er im Vergleich zu seinen Mitbewerbern gut oder schlecht ab? Ist er finanziell solide abgesichert, hat er ein gutes Führungsteam und Zukunftspläne, die zu denen des eigenen Unternehmens passen? Gibt es an allen Stellen, an denen das Unternehmen Ansprechpartner benötigt, passende Niederlassungen, gibt es ein internationales Netzwerk, auf das das Unternehmen beispielsweise langfristig zurück greifen kann?
  • Flexibilität: ein Outsourcing-Projekt ist im Idealfall auf mehrere Jahre angelegt und ein professioneller Provider wächst mit seinem Unternehmenskunden mit. Schriftliche fixierte Optionen, die Teams oder den Maschinenpark möglichst flexibel an neue Marktanforderungen sowie an neue Gegebenheiten beim Unternehmenskunden anzupassen, sind damit ein unverzichtbares Muss.
  • Innovationskraft: Unternehmen, die ein Outsourcing-Projekt planen, erwarten mit Fug und Recht, dass der externe Partner die überantworteten Prozesse günstig ausführt. Darüber hinaus erhoffen sich die Unternehmen auch eine gesteigerte Qualität und wünschen sich in vielen Fällen, von der Beratungsexpertise und der Innovationskraft des Providers zu profitieren. Ronald Paschen von TPI rät Unternehmen daher dazu, bei der Auswahl auf eine entsprechend belegbare Expertise zu achten und gibt zu bedenken: „Unternehmen können von der Innovationskraft eines Providers immens profitieren. Sie sollten sich allerdings darüber im Klaren sein, dass dieses Mehr an Expertise auch etwas kostet. Sehr günstige Outsourcing-Angebote können sich also durchaus rächen – nämlich dann, wenn sie mit einem unausgesprochenen Innovationsstillstand für die Dauer der Vertragslaufzeit verbunden sind.“

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