Mehr IT-Services für Bürger

Kommunales Rechenzentrum reloaded

| Autor / Redakteur: Dirk Kleemeier, Roger Illing / Susanne Ehneß

(Bild: Pixabay)

Dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensburg/Lippe (krz) trägt spürbar zur Verringerung der Verwaltungskosten in den angeschlossenen Gemeinden und Kreisen bei. Der Grund: Prozesse lassen sich mit Hilfe einer Business-Prozess-Management-Plattform erheblich.einfacher erledigen.

Die drei Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe in Westfalen nutzen das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensburg/Lippe (KRZ) gemeinsam als IT-Service-Provider. Zusammen mit den drei Kreisverwaltungen bilden 34 Städte und Gemeinden aus den Kreisgebieten den Zweckverband.

Umstellung auf die Doppik

Die Gemeinden standen vor der Umstellung auf die Doppik. Im Zuge dessen wollte das KRZ seine Finanzprozesse effizienter gestalten.

Ein Kernziel dabei war es, alle Informationsquellen in den Prozess miteinzubeziehen: Das umfasst sowohl gescannte Papierdokumente als auch Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen. Gesucht wurde dafür nach einer Lösung, bei dem diese Informationen gebündelt in einem Gesamtsystem integriert sind.

Mehr Bürgernähe, weniger Papierflut

Es ist das erklärte Ziel der Kommunen, sich in Sachen Effizienz, Transparenz und Kostenkontrolle den Vorbildern aus der Wirtschaft anzunähern. So lag der Einsatz einer Software für das Business Process Management (BPM) nahe.

Gleichzeitig sollte der Service für die Einwohner der Kommunen deutlich verbessert werden. Unter dem Projektmotto „Vom IT-Dienstleister zum Bürger-Service-Provider“ wollte das KRZ den Austausch mit den Bürgern auf den aktuellen Stand der modernen Internet-Gesellschaft bringen.

Weniger Bürokratie durch deutlich weniger manuelle Prozessschritte lautete das zu erreichende Ziel. Der Aufwand rund um die bis dato herrschende Papierflut sollte deutlich reduziert werden.

Opentext statt Papier

Nach einer ausführlichen Evaluierungsphase entschied sich das KRZ für die BPM Plattform des Anbieters Opentext. Mit dieser Anwendung lassen sich Geschäftsprozesse modellieren, automatisieren und verbessern. Zugleich integriert sich die Plattform dank offener Schnittstellenarchitektur in eine Reihe weiterer Applikationen, etwa spezielle Finanzanwendungen für den öffentlichen Sektor, aber auch Programme für operative Vorgänge rund um das Gebäude-Management.

Besonders wichtig war es, dass jedes der umgesetzten IT-Projekte klar messbare Skaleneffekte bringt. Jede der etwa 160 unterschiedlichen Produkte wurde für unterschiedliche Klienten eingesetzt.

Für das KRZ war es erforderlich, dass jede neu implementierte Software über System- und Applikationsgrenzen hinweg einen Mehrwert bringt. So sollte auch das BPM-Tool möglichst viele Szenarien abdecken und sich dabei nicht nur auf Prozesse rund um Dokumente beschränken.

Nicht nur die Integration verschiedener Fremdsysteme war wichtig. Auch das Zusammenspiel mit deren Datenbanken sollte reibungslos funktioniert.

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