Chance oder Risiko für DMS-Anwender? Klartext zur neuen Sharepoint-Strategie von Microsoft

Autor / Redakteur: Jürgen Rentergent, Ulrich Gerke* / Susanne Ehneß

Was bedeutet Microsofts neue „Sharepoint“-Strategie für den DMS-Anwender? Und wer ist stärker betroffen: Sharepoint-Einsteiger oder die alten Hasen? Ulrich Gerke und Jürgen Rentergent von Zöller & Partner geben Auskunft.

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Bleiben die DMS-Anwender durch Microsofts Cloud-Strategie im Regen stehen?
Bleiben die DMS-Anwender durch Microsofts Cloud-Strategie im Regen stehen?
(Bild: kevron2001_Fotolia.com)

Die Sharepoint Community ist derzeit gespalten. Die einen finden die Produktstrategie Richtung Cloud, die von Seth Patton (Microsoft Senior Direktor Sharepoint und „Onedrive“) im Mai 2015 auf der Ignite in Chicago vorgestellt wurde prima, weil Microsoft Innovationen vorantreibt. Die anderen sind eher skeptisch, weil sie durch die angekündigten Richtungswechsel und die damit einhergehenden vielen offenen Fragen befürchten, als DMS-Anwender auf der Strecke zu bleiben.

Wir wollen in diesem Artikel beleuchten, was Microsofts neue Sharepoint-Strategie für den DMS-Anwender bedeutet, der Sharepoint bereits im Einsatz hat oder sich für einen Einsatz interessiert.

Historie und Ankündigungen

Microsoft hat seit 2001 mit Sharepoint eine Anwendungsplattform an den Markt gebracht, die – mit dem angeblich größten Umsatzwachstum im Microsoft Produktportfolio – eine recht gute Verbreitung auch im DMS-Segment gefunden hat. Zunächst waren es meist abteilungsweite Anwendungen, seit Sharepoint 2010 mit zunehmender Skalierbarkeit auch häufiger unternehmensweit genutzte Sharepoint-Farmen.

Sharepoint wird bis zur Version 2013 ausschließlich im „On-Premises“ Lizenzmodell angeboten, das heißt der Kunde erwirbt das Recht, Sharepoint auf eigener Hardware zu installieren und zu betreiben. Das erfordert natürlich eine gut aufgestellte IT-Abteilung oder externe Dienstleister mit entsprechendem Know-how.

Spätestens seit Jeff Taper (als verantwortlicher Manager für die Office-Produkte und Sharepoint Server und später Microsoft-Chefstratege) auf der Sharepoint-Konferenz 2014 die neue Cloud-basierte Strategie für MS-Office und Sharepoint als „Office 365“ verkündete, ist klar geworden, dass Microsoft eventuell künftig nicht mehr regelmäßig alle drei Jahre eine neue On-Premises-Version von Sharepoint ausliefern wird. Die Computerwoche titelte gar „Microsoft stellt Sharepoint aufs Abstellgleis“. Von Microsoft bestätigt wurde, dass neue Funktionen zuerst – und zum Teil auch ausschließlich – in Office 365 zu finden sein werden.

Stand heute

Auch auf der diesjährigen Ignite-Konferenz (Anmerkung: Microsoft veranstaltet keine Sharepoint-Konferenz mehr) wurde, obwohl die Fortführung von Sharepoint Server immer wieder betont wurde, um die Kundenbasis zu beruhigen, der strategischen Fokus auf Cloud-basierte Lösungen sehr deutlich. Das Angebot von Microsoft besteht darin, dem Anwender die komplette Infrastruktur und die Anwendung selbst gegen Entgelt zur Verfügung zu stellen, sodass eine Vielzahl von bisherigen Aufgaben entfallen:

  • Die Hardwarebeschaffung entfällt, eventuelle Hardwareprobleme werden durch Microsoft behoben.
  • Es muss keine Server-Software (Betriebssystem, Sharepoint, Werkzeuge, Add-ons) mehr installiert und im Netzwerk eingebunden werden.
  • Ausfallschutz und Backup müssen nicht geplant, durchgeführt und überwacht werden.
  • Microsoft garantiert die Verfügbarkeit und schützt Daten vor nicht autorisierten Zugriffen.
  • Richtlinien für einen ordnungsgemäßen Betrieb, sowie deren Umsetzung und Überwachung entfallen.
  • Es müssen keine Updates, Service Packs und Migrationen auf neue Versionen mehr geplant und umgesetzt werden, das erledigt Microsoft im Hintergrund, völlig transparent für die Anwender.
  • Customizing soll durch bessere Vorlagen für typische Anwendungsszenarien, zum Beispiel Mitarbeiterportal weitgehend überflüssig gemacht werden.

Nur mit Hilfe einer Cloud-basierten Architektur lassen sich aus Sicht von Microsoft die Einführungs- und Betriebskosten für Collaboration-Anwendungen deutlich senken. Getrieben von Wettbewerbern wie Google (Office) oder Facebook (Social) setzt Microsoft alles daran, diesen Trend nicht zu verpassen, sondern ihn mit eigenen, innovativen Produkten wie „Onedrive for Business“, „Delve“ und Office 365 zu prägen. Für Microsoft steht viel auf dem Spiel, da ein Kunde, der einmal seine Dokumente und Daten einem Cloud-Anbieter anvertraut hat, so schnell nicht wechseln wird.

(Bild: thingamajiggs_Fotolia.com)

Das neue Konzept von Office 365 beinhaltet anders als der Sharepoint Server keine Applikationsplattform, auf der branchen- oder kundenspezifische Lösungen entwickelt werden. Vielmehr setzt Microsoft auf vorgefertigte Module, die Anwenderbedürfnisse „Ready to Go“ oder mit kleinen Anpassungen befriedigen. Damit ist auch klar, dass Microsoft eine andere Zielgruppe im Auge hat: Wurde Sharepoint 2010 noch explizit als Enterprise-Content-Management-Plattform beworben, so sucht man dieses Thema heute vergebens.

DMS-Anforderungen, die wir häufig in Auswahlprojekten sehen und die in klassischen DMS-Produkten meist Standard sind, können derzeit mit Office 365 nicht adressiert werden:

  • Verwaltung von Dokumenten unabhängig vom Ablageort und dem Dateinamen
  • Eindeutiges Referenzieren von Dokumenten per Dokumenten-ID in allen Benutzeroberflächen;
  • Dokumentenerfassung für Papier;
  • vorgangsbezogene E-Mail-Ablage;
  • Archivierungsfunktionen mit Unveränderbarkeit/Nachvollziehbarkeit;
  • elektronische Aktenverwaltung;
  • elektronische Postkörbe mit einfachen Routing-Möglichkeiten;
  • flexible Erstellung und Verwaltung von Workflows für Freigaben oder Genehmigungsprozesse;
  • automatische PDF-Renditions;
  • einfach einzurichtende Attributsuche über die Metadaten der Dokumente;
  • leicht anpassbare, kundenspezifische Erfassungs- und Suchmasken;
  • Berechtigungsverwaltung für Inhaltstypen/Dokumentenklassen unabhängig von Ablageort;
  • Integration in andere Fachanwendungen, zum Beispiel SAP (Verknüpfung von Dokumenten mit Datensätzen und Archivierung von erzeugten Dokumenten));
  • Web Content Management Funktionen zur Veröffentlichung von Inhalten auf der öffentlichen Unternehmenswebsite.

Die meisten dieser Funktionen waren im Sharepoint-Server auch nicht vorhanden, jedoch konnten diese Defizite mit Drittanbieterprodukten oder Customizing ausgeglichen werden. Das ist bei Office 365 derzeit nicht einfach möglich.

Angebot an On-Premises-Kunden: Hybrid-Konzept

Eine 1:1-Migration von Sharepoint On-Premises in die Microsoft-Cloud ist wegen der unterschiedlichen Architekturen nicht einfach möglich. Microsoft hat auch erkannt, dass es eine große Kundenbasis gibt, die Sharepoint-Server einsetzt und die sich in diesem Cloud-basierenden Konzept nicht wiederfindet. Das sind Anwender, für die eine Migration aus verschiedenen Gründen nicht in Frage kommt:

Microsoft wird künftig eventuell nicht mehr regelmäßig alle drei Jahre eine neue On-Premises-Version von SharePoint ausliefern
Microsoft wird künftig eventuell nicht mehr regelmäßig alle drei Jahre eine neue On-Premises-Version von SharePoint ausliefern
(Dominik Rueß_Fotolia.com)

  • wegen beträchtlicher Investitionen in eine Sharepoint-Infrastruktur und in kundenspezifische Anwendungsentwicklung oder Customizing;
  • wegen gesetzlicher, regulatorischer oder firmeninterner Compliance-Anforderungen;
  • wegen der Sensitivität der Informationen und mangelndem Vertrauen, diese Dritten anzuvertrauen.

Für diese Anwender hat Microsoft die so genannte „Hybrid-Strategie“ entwickelt: Zusätzlich zur konventionellen Sharepoint Server-Farm On-Premises soll der Kunde Office 365 – mit Sharepoint unter der Haube – in der Cloud betreiben. Microsoft liefert dazu Schnittstellen und verbindende Softwarekomponenten, die beispielsweise erlauben, beide Dokumentenbestände, die On-Premises und die in der Cloud, zu durchsuchen und Ergebnisse in einer konsolidierten Trefferliste anzuzeigen. In einem anderen Beispiel wurde auf der Ignite demonstriert, wie in Delve Informationen aus beiden Datenhaltungen integriert dargestellt werden können.

Die Karawane zieht weiter

Für die meisten Sharepoint-Anwender stirbt mit Konkretisierung der Microsoft-Strategie die Hoffnung, dass die Defizite, die der Sharepoint Server derzeit hat, in der Zukunft behoben werden. Dazu zählen die Kritikpunkte, bei denen man Microsoft in der Pflicht sieht: etwa die wenig intuitive Benutzeroberfläche, die meist aufwändige Anpassungen und Programmierung erfordert, die stark eingeschränkten Funktionen zum Verschieben und Kopieren von Dokumenten, die unzureichende E-Mail-Integration, um nur einige zu nennen.

Zusätzlich wendet sich aber auch ein bisher als positiv wahrgenommener Aspekt zum Negativen: Die große Zahl von Microsoft Partnern, die Dienstleistungen und Add-on-Produkte für den Sharepoint entwickelt haben, werden früher oder später dem Trend folgen und nicht mehr in „alte Technologie“ investieren. Microsoft fördert diesen Trend, indem für Partner entsprechende Anreize gesetzt werden. Damit schwindet die Hoffnung, dass die funktionalen Lücken, die der Sharepoint im Anwendungsbereich DMS (zum Beispiel: elektronische Akte, elektronischer Postkorb, Workflow, Renditions, E-Mail-Integration und Dokumentenerfassung) aufweist, durch leistungsfähige und vor allem zukunftssichere Third-Party-Komponenten geschlossen werden.

Entscheidungshilfe für Sharepoint-Anwender

Im einfachsten Fall sind Sie als Kunde mit ihren Sharepoint-Anwendungen zufrieden. Dann empfiehlt sich, auf das Versprechen zu vertrauen, dass Microsoft die Kundenbasis nicht im Stich lässt und Sharepoint On-Premises auf absehbare Zeit unterstützt. Besteht jedoch Handlungsbedarf, weil neue, innovative Microsoft Produkte und Funktionen im Unternehmen eingeführt werden sollen oder müssen Mobile-Anwender und Offline-Szenarien unterstützt werden, so bieten sich typischerweise zwei alternative Szenarien an.

Konservativer Ansatz:

Hierbei werden wie oben beschrieben zwei Lösungsarchitekturen (die vorhandenen Sharepoint-Farm und das neue Office 365) parallel betrieben und auf Anwendungsebene integriert. Das ist ein Szenario mit einer extrem hohen Komplexität, da beide Seiten präzise geplant und aufeinander abgestimmt werden müssen.

Die Integrationsunterstützung seitens Microsoft ist derzeit noch recht rudimentär und es wird dauerhaft zu höheren Aufwänden durch die getrennte und dann teilweise doppelte Datenhaltung kommen. Auch bei der Benutzerführung werden sichtbare Brüche bleiben, da Sharepoint aufgrund der Informationsstruktur (SiteCollection> WebSites>Bibliotheken>Ordner) sehr stark auf eine hierarchische Navigation ausgerichtet ist, während die neuen Werkzeuge von Microsoft, zum Beispiel: Delve im Standard intelligente, vernetzte Konzepte verwenden.

Dieser hybride Ansatz ist ein pragmatischer Ansatz, um kurzfristig von beiden Produktlinien zu profitieren, aber kommt unserer Meinung nach nur für Unternehmen und Organisationen in Frage, die diese beträchtlichen Aufwände leisten und die damit verbundenen Kosten rechtfertigen können.

Migration nach Office 365:

Die Migrationen zwischen den Sharepoint-Server Versionen 2001 bis 2013 war für die meisten Anwender bereits eine sehr große Herausforderung, so dass aufgrund des Aufwands meist eine Version übersprungen wurde. Es ist absehbar, dass eine Migration von Sharepoint On-Premises in die Cloud noch zusätzliche Hürden aufweist:

  • Leistungsfähige Migrationswerkzeuge von Microsoft oder Drittanbietern fehlen noch oder haben noch nicht die gewünschte Funktionalität.
  • Benötigte Funktionen sind im Zielsystem Office 365 nicht 1:1 vorhanden oder teilweise gar nicht verfügbar.
  • Anwendungsbausteine wie Infopath für elektronische Formulare gibt es in der Umgebung nicht.
  • Anwendungen müssen mit neuer Technologie komplett neu programmiert werden.
  • Erfahrungen und Know-how mit Cloud-basierten Architekturen und Produkten sind noch nicht weit verbreitet.

Daneben gibt es Anforderungen, die konzeptionell nicht abgedeckt werden können:

  • Integration in Fachanwendungen,
  • eine zentrale Benutzerverwaltung,
  • Web-Content-Management-Funktionen.

Es empfiehlt sich also zuerst die Machbarkeit einer Migration nach Office 365 zu überprüfen, bevor man ein detailliertes Migrationskonzept erstellt.

Entscheidungshilfe für neue DMS-Anwender

Wesentlich einfacher haben es die Anwender, die noch kein DMS im Einsatz haben und sich für Sharepoint als Alternative zu konventionellen DMS/Archivlösungen interessieren.

Zu beachten ist, dass im Vergleich zu den allgemein sehr kurzen Innovationszyklen im IT-Segment die Betriebsdauer von DMS- und insbesondere Archivierungslösungen extrem lang ist. Entsprechend der rechtlichen Vorschriften sind Aufbewahrungsfristen von über zehn Jahren keine Seltenheit. Dazu kommt, dass der Migrationsaufwand, um mit Dokumenten in eine neue Lösung umzusiedeln beträchtlich ist und meist unterschätzt wird.

Deshalb ist für die Auswahl einer neuen Lösung meist das Produkt im Hinblick auf Investitionsschutz und Amortisierung besser geeignet, dass am Anfang seines Lebenszyklus steht. In diesem Fall ist das, verglichen mit dem Sharepoint Server, eindeutig Office 365 mit zusätzlichen Produkten wie One Drive for Business und Delve.

Diese Produkte stecken jedoch noch in den Kinderschuhen und sind aufgrund der oben aufgezählten funktionalen Defizite eher für sehr einfache DMS-Anforderungen konzipiert. Deshalb empfehlen wir, die verfügbaren Funktionen mit den Anforderungen kritisch abzugleichen und dann gegebenenfalls vorsichtig an eine Einführung heranzugehen. Wichtige, ja fast zwingend notwendige Verbesserungen, wie von Microsoft angekündigt, für One Drive for Business, sollte man unbedingt abwarten.

Vorsicht bei der Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gemäß GoBD/AO

Selbst nach Meinung von Microsoft sind Compliance-Anforderungen in der Cloud generell schlecht abzubilden.

Problematisch ist auch die Übergabe von Verantwortung für die Daten und Dokumente an den Cloud-Betreiber im Hinblick auf den Datenschutz, als auch hinsichtlich der Datensicherheit und -verfügbarkeit.

Im Fall eines technischen Problems haftet der Kunde, etwa gegenüber der Finanzbehörde, nicht Microsoft als Betreiber der DMS-Lösung.

Eine Verfahrensdokumentation ist zwangsläufig unter Mitwirkung von Microsoft zu erstellen, in der die Maßnahmen und Abläufe zur Einhaltung einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung gemäß GoBD aktuell dokumentiert sind:

  • Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit;
  • Vollständigkeit;
  • Richtigkeit;
  • zeitgerechte Aufzeichnung;
  • Ordnung;
  • Unveränderbarkeit, protokollierte Veränderung.

Der Kunde ist in der Pflicht, die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen, hat jedoch kaum Möglichkeiten, die technischen Rahmenbedingungen und die zugehörenden organisatorischen Abläufe in den Rechenzentren von Microsoft zu kontrollieren und gegebenenfalls Mängel abzustellen.

Fazit

  • Microsoft setzt konsequent auf eine Cloud-basierte Produktpalette auf Basis Office365, in die zahlreiche Sharepoint-Funktionen integriert sind.
  • Einen einfachen 1:1 Migrationspfad von Sharepoint On-Premises in die Microsoft-Cloud gibt es nicht.
  • Microsoft offeriert ein Hybrid-Konzept, das On-Premises und Cloud sinnvoll verbinden soll.
  • Aufgrund der Komplexität zielt dieses Hybrid-Konzept auf Sharepoint-Installationen, die nicht auf Office 365 umgestellt werden können, und weniger auf neue Anwender.
  • Die DMS-Funktionen der Cloud-Lösung stecken noch in den Kinderschuhen und beinhalten nur einen Teil der vom Sharepoint Server bekannten DMS-Funktionen. Insbesondere fehlt es, neben der Akzeptanz zur Speicherung unternehmenskritischer Informationen in der Cloud, noch an zahlreichen Drittanbieterprodukten, die einen sinnvollen DMS-Einsatz von Sharepoint in der Vergangenheit ermöglicht haben.

*Die Autoren

Jürgen Rentergent und Ulrich Gerke sind Seniorberater bei der Zöller & Partner GmbH in Sulzbach / Taunus.

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