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Software-Lizenzmodelle im Vergleich Kaufen, Mieten oder Abstauben?

| Autor / Redakteur: Peter Schneider* / Elke Witmer-Goßner

3...2...1...meins: Mit wenigen Klicks können Unternehmen Software heute via Download herunterladen, ohne dabei tagelang auf die Lieferung der Box per Post warten zu müssen.

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Software-Beschaffung ist für Unternehmen in der Regel ein immenser Kostenfaktor, weshalb sie die Fülle an Möglichkeiten genau abwägen sollten.
Software-Beschaffung ist für Unternehmen in der Regel ein immenser Kostenfaktor, weshalb sie die Fülle an Möglichkeiten genau abwägen sollten.
(Bild: MK-Photo, Fotolia)

Aber auch wenn die Software-Beschaffung heute deutlich einfacher ist, stehen Unternehmen vor der Qual der Wahl: Ob gekauft, gemietet oder gebraucht, alle Varianten haben Vor- und Nachteile. Unternehmen sollten deshalb genau abwägen, welches Modell wirklich zu ihnen passt.

Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, müssen Unternehmen von Zeit zu Zeit in neue Software investieren. Die Beschaffung stellt in der Regel einen erheblichen Kostenfaktor dar, denn fest steht: neue Software ist teuer. Gebrauchte Lizenzen sind rund 30 Prozent günstiger erhältlich. Auch Miet-Software und Cloud-Lösungen versprechen nennenswerte Einsparungen. Um angesichts der vielen Optionen nicht in die Kostenfalle zu tappen, lohnt es sich, die verschiedenen Lizenz-Varianten genauer zu betrachten.

Preisvarianten im Überblick

Ein Rechenbeispiel: Ein Unternehmen, 15 Mitarbeiter, 13 PCs und die Frage: Welche Lizenz-Variante lohnt sich wirklich? Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, Microsoft Office Professional 2013 zu erwerben, muss kalkuliert werden. Vier Mitarbeiter des Unternehmens befinden sich in Teilzeit, so dass sich jeweils zwei Mitarbeiter einen gemeinsamen PC teilen. In Summe verfügt das Unternehmen somit über 13 Arbeitsplätze. Jede neue Lizenz kostet 539 Euro. Ohne Mengenrabatte zahlt das Unternehmen somit 7.007 Euro.

Die Mietoption scheint hingegen deutlich günstiger: Mit einem Jahresabonnement entstehen Kosten von 10,50 Euro pro Benutzer im Monat, also 126 Euro im Jahr. Für 15 Mitarbeiter ergibt dies eine Summe von 1.890 Euro pro Jahr. Die gemieteten Lizenzen sind mehr als 5.000 Euro günstiger als die neu gekauften.

Rechnet man allerdings den Faktor Zeit hinzu, verändert sich die Rechnung deutlich. Bereits nach fünf Jahren belaufen sich die Kosten auf 9.450 Euro. Die gemietete Software wäre somit mehr als 2.000 Euro teurer als neue, gekaufte Lizenzen. Hinzu kommt, dass die Abos nutzergebunden sind. Das bedeutet: Alle Mitarbeiter benötigen ein eigenes Abo, selbst wenn sich zwei einen PC teilen.

Gebrauchte Software zum halben Preis?

Software-Lizenzen müssen aber nicht zwangsläufig neu gekauft werden: Dieselbe Version von Microsoft Office Professional 2013 ist auf dem Gebrauchtmarkt bereits ab 210 Euro erhältlich. Die Ausstattung von 13 PCs kostet demnach 2.730 Euro – mehr als 4.000 Euro weniger als der Neukauf. Kunden, die gebrauchte Software kaufen, erhalten somit exakt dasselbe, gleichwertige Produkt wie Erstkäufer – nur zu deutlich günstigeren Konditionen.

Darüber hinaus besteht keine zeitliche Limitierung, da gebrauchte Software unbegrenzt verfügbar ist ohne zusätzliche Kosten. Wirtschaftlich gesehen schneiden gebrauchte Software-Lizenzen am besten ab, doch auch der Faktor Sicherheit beeinflusst die Kaufentscheidung. Aus diesem Grund sollten Unternehmen insbesondere die Nutzung cloud-basierter Mietsoftware gründlich prüfen.

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