Projectplace gehört zu den Pionieren des Web-basierten Projektmanagements Im Praxistest: Projektmanagement aus der Cloud, Teil 1

Autor / Redakteur: Michael Schlede / Ulrich Roderer

Alle reden vom Cloud Computing – Projectplace gehört zu den Pionieren einer SaaS-Anwendung zum Projektmanagement. DataCenter-Insider hat die Saas-Anwendung in der Praxis getestet. Ein Bericht.

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Projektmanagement aus der Cloud: Projectplace im Praxistest
Projektmanagement aus der Cloud: Projectplace im Praxistest
( Archiv: Vogel Business Media )

Es existieren durchaus Angebote am Markt, die schon allein von ihrem Konzept her bestens dafür geeignet sind, die mit einem Browser ausgerüsteten Anwender mit den entsprechenden Services direkt aus der Netz zu bedienen. Dazu gehören zweifelsohne alle Lösungen, die sich mit den Themen Team-Management und –Collaboration beschäftigen.

Gerade wenn es darum geht, dass die Mitglieder eines Teams ihre Arbeit koordinieren und sich austauschen, wird heute kein Konferenzraum mehr benötigt und das umständliche Versenden von Unterlagen kann durch eine derart zentralisierte Lösung auch entfallen.

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Projektmanagement – eine Aufgabe, die sich für das Web eignet

Zu diesen Anwendungsgebieten gehört ohne Zweifel auch das Projektmanagement. Geht es um ein relativ kleines Projekt, bei dem alle Projektmitarbeiter vor Ort sind, können auch Excel-Dateien zum Austausch der Information und zur Koordination des Ablaufes eines solchen Vorhabens dienen. Wer im Web eine entsprechende Suche startet, findet auch sehr schnell entsprechende Vorlagen, mit deren Hilfe er solche Projekte starten kann. Aber schon in diesen Fällen wird es häufig schwierig den Überblick darüber zu behalten, welcher der Kollegen gerade welche Version der aktuellen Tabelle erhalten oder vielleicht geändert hat – an dieser Stelle geht man dann schnell wieder dazu über, große Plantabellen in einem Büro oder Konferenzraum aufzuhängen, der für alle zugänglich sein muss.

Wie viel einfacher ist es da eine Lösung zu verwenden, die über das Web arbeitet. Die schwedische Firma Projectplace startete bereits 1998 mit ihren eigenen Projektmanagement-Lösung über das World Wide Web: Zu dieser Zeit sprach noch niemand von einer Cloud, aber die ersten Ansätze wurden gemacht, den Nutzern Dienstleistung direkt aus dem weltweiten Netz auf den eigenen PC zu bringen.

Damit zählt die Firma zweifellos zu den Pionieren auf diesem Gebiet. Heute wird die Lösung in sieben verschiedenen Sprachen entsprechend lokalisiert zur Verfügung gestellt: Englisch, Deutsch, Schwedisch, Dänisch, Norwegisch, Holländisch und Französisch. Mit dieser sehr europäischen Ausrichtung hebt die Firma sich wohltuend von einer Großteil der anderen SaaS- und Cloud-Anbieter ab, die sich vornehmlich auf einen englischsprachigen Markt konzentrieren.

Der Anbieter stellt die Lösung über seine eigene Webseite in zwei unterschiedlichen Versionen zur Verfügung: einer Team Edition und einer Enterprise Edition. Wer zunächst einmal einen Einblick in dieser Art von Lösung bekommen will, kann die Team Edition 30 Tage lang kostenlos testen. Dazu genügt eine Anmeldung, die allerdings zwingend E-Mail-Adresse sowie weitere Adressdaten samt Telefonnummer verlangt. In früheren Zeiten stellte die Firma auch eine kostenlose Variante für drei Anwender zur Verfügung, diese Version wird aber leider nicht mehr angeboten.

Möchte ein Anwender die Anwendung dauerhaft nutzen, so kann er bei der Team-Version in der kleinsten Ausbaustufe für ungefähr 60, - Euro pro Monat mit drei Teammitgliedern (Minimum) einsteigen, jedes weitere Teammitglied kostet dann 19,50 im Monat. In dieser Version stehen ihm insgesamt 2 GByte an Speicherplatz auf dem Server von Projectplace zur Verfügung.

Während er die Anzahl der Projektteilnehmer beliebig aufstocken kann, ist die Team Edition grundsätzlich auf ein Projekt beschränkt. A 11, 21 und über 50 Teilnehmer gilt eine günstigere Preisstaffel und der zur Verfügung stehende Speicherplatz steigt bis auf 8 GByte. Mit der Enterprise Edition kann eine Firma für 12 Monate mit beliebig vielen Nutzern (es wird nach der Anzahl der Nutzer lizenziert) beliebig viele Projekt zu einem Festbetrag betreiben. Weiterhin beinhaltet die Enterprise-Version bereits die Module für Schulungen und vordefinierte Projektmodelle, die für die Team-Version als Zusatzmodule erworben werden müssen.

Der Einstieg: Ein Browser und eine Reihe von Online-Hilfen

Der Start mit dieser Lösung ist so elegant wie einfach und zeigt dabei, wie eine SaaS-Lösung im besten Sinne funktionieren kann: Wer ein neues Projekt aufsetzen möchte (auch zu Testzwecken, wie wir es für diesen Artikel gemacht haben), geht auf die Webseite des Anbieters und kann sich dort entsprechend anmelden. Besteht bereits eine Projektseite, so kann er natürlich auch einen Link in einer Mail bekommen, die ihm zur Mitarbeit in der Projektgruppe einlädt.

Nach der Eingabe der Daten und dem der automatischen Anmeldung hilft ein kurzer Screen-Cast dem Neuling bei den ersten Schritten in der Anwendung (Bild 1). In dieser Übersicht erfährt der Anwender schnell, wie er in wenigen Schritten (der Anbieter spricht von nur drei Schritten) die grundlegenden Daten für sein Projekt eingibt: In einem ersten Schritt wird er dann den sogenannten Projektmanager anlegen und sich somit auch selbst als Administrator für dieses Projekt eintragen. Danach sollte er die Startseite des Projekts entsprechend so einrichten, dass sie den Sinn und Zweck des eigenen Projekts wiedergibt (Bild 2). Danach kann sich der Projektleiter dem Inhalt seines Projekts widmen. Zu jedem Projekt werden schon von Beginn an die verschiedenen Dokumente und Unterlagen gehören, auf die alle Projektmitglieder einen Zugriff besitzen sollten.

So kann der Administrator diese nun direkt über den Browser in den Webbereich des Projektes hochladen und dabei auch gleich über einen Klick eines Feldes in der Maske festlegen, dass eine Versionierung für die Dokumente oder auch die entsprechenden Ordner eingeschaltet wird. Wem der Upload über den Browser zu umständlich ist, der kann ein entsprechendes Plugin des Herstellers von der Webseite herunterladen, das ein „Drag & Drop“ der Dokumente zwischen dem Dateiexplorer und dem Internet Explorer ermöglicht.

Dabei wird dann auch eine sogenannte „Powertab“-Anwendung unter Windows installiert (Bild 3), die ein direkteres und bequemeres Arbeiten mit der Projectplace-Software direkt aus den Windows-Anwendungen heraus ermöglicht. Während es durch Einsatz des Browsers als zentrales „Client-Gerät“ theoretisch möglich sein sollte, völlig Plattform-unabhängig und –übergreifend mit dieser Projektmanagement-Lösung zu arbeiten, zeigt doch dieses Beispiel sehr schön, dass die Firma Projectplace grundsätzlich davon ausgeht, dass die Anwender mit einem Windows-PC arbeiten – das zeigen auch einige „Browser-Unverträglichkeiten“ mit Firefox und Google Chrome, auf die wir in der abschließenden Zusammenfassung noch einmal näher eingehen.

Durch die vielen Funktionen, die wir hier leider nicht in ihrer Gesamtheit vorstellen können, die Ausstattung mit den verschiedensten Vorlagen und die sehr gut gelöste Unterstützung durch die verschiedensten Assistenten eignet sich die Lösung auch gut für Anwender, die in der Disziplin des Projektmanagements noch nicht so firm sind, aber ein entsprechendes Werkzeug benötigen. Die integrierte Dokumentenverwaltung, die wie bereits erwähnt auch eine Versionierung unterstützt, tut ein Übriges dazu, dass die Teamarbeit gut von der Hand gehen kann.

Die Projekte können zudem direkt im Browser als Pläne mit Hilfe von Balkendiagrammen übersichtlich dargestellt werden – allerdings ist es auch möglich entsprechende Pläne in das Projekt zu importieren. Sehr hilfreich sind auch die integrierten Möglichkeiten, direkt aus der Anwendung heraus Berichte im PDF-Format (Bild 4) zu erstellen, die dann auch die benötigten und aktuellen Zahlen zu Ressourcen, Projektkosten und Terminen enthalten.

Sicherheit – eine Pflichtübung für SaaS-Anwendungen.

Bei allen Anwendungen, die über das Web betrieben werden, ist die Sicherheit ein entsprechend wichtiges Thema. Erschwerend kommt hinzu, dass in Fällen wie diesen, ja durchaus geschäftskritische Daten auf den Servern des Anbieters lagern können. Die Firma Projectplace stellt für ihr Rechenzentrum laut eigenen Aussagen sicher, dass diese Anwendungen und Daten rund um die Uhr, sieben Tage in der Woche und an 365 Tagen im Jahr zugänglich sind. Zwar ist innerhalb einer so kurzen Testperiode sicher nicht möglich, eindeutig festzustellen, in wie weit diese Aussage zutreffend ist, allerdings konnten wir während der drei Wochen dieses Test zu keiner Tages- oder Nachtzeit eine Unterbrechung des Dienstes feststellen: Der Server, die Daten und die Dienste standen immer zur Verfügung. Die Firma selber nennt eine Systemverfügbarkeit von 99,99 Prozent für den etwas vage bezifferten Zeitraum „der letzten Jahre“.

Weiterhin kann der Anbieter nach eigenen Aussagen gewährleisten, dass jeweils nur befugte Projektmitglieder Zugriff auf Informationen und Arbeitsmaterialien des entsprechenden Projekts bekommen. Zu diesem Zweck hat sich die Firma selbst eine strenge Sicherheitsrichtlinie verordnet, die eine ganze Reihe von Bereiche wie Zugang, Kommunikation und Datensicherung beinhaltet. Dazu gehören dann die folgenden Bereiche:

  • Die Lösung führt eine Berechtigungsprüfung bei jeder Transaktion aus.
  • Die Kommunikation und Datenspeicherung ist immer verschlüsselt, wobei während der Übertragung SSL zum Einsatz kommt.
  • Im Rechenzentrum wird mit vollständige Hardware- und Software-Redundanz,
  • einer Echtzeitspiegelung der Datenbanken und
  • laufende Datensicherungen gearbeitet

Bei diesem Rechenzentrum handelt es sich zudem um Hochsicherheits-Rechenzentrum mit entsprechendem Brandschutz und Klimaregelung.

schließlich soll eine Disaster Recovery Site für eine störungsfreie Fortführung aller kritischen Geschäftsabläufe sorgen.

Zudem hebt der Anbieter hervor, dass die internen Prozesse und Funktionen auf Grundlage von ISO/IEC 27001:2005 abgebildet werden und dass entsprechende Mittel eingesetzt werden, um Sicherheitsbedrohungen auszuwerten und die eigene Infrastruktur sowie die Sicherheitsfunktionen des Systems weiterzuentwickeln.

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