Aus allen Wolken gefallen

Gegen den Frust bei Cloud Services

| Autor / Redakteur: Sascha Wolff * / Florian Karlstetter

Tipps gegen den Frust bei Cloud Services: Umdenken, strategischen Fahrplan erarbeiten, Pilotprojekt initiieren.
Tipps gegen den Frust bei Cloud Services: Umdenken, strategischen Fahrplan erarbeiten, Pilotprojekt initiieren. (Bild: gemeinfrei (rawpixel / pixabay) / CC0)

Die Cloud ist verführerisch. Kosten sparen? Geht sofort. Investitionen? Nicht nennenswert. Eigenes Know-how? Spielt kaum eine Rolle. Wer kann dazu schon Nein sagen?

Und so kommt es auch im Jahr 7 nach der ersten klaren Definition von Cloud Services täglich vor, dass Unternehmen oder Unternehmensbereiche aller Größenordnungen praktisch in die Cloud stolpern. Sie nehmen das erste attraktive Angebot an und vernachlässigen dabei Themen wie Security, Datenschutz oder auch Regulatorik (etwa bei Finanzdienstleistern). Themen also, mit denen IT-Abteilungen einen zähen, langwierigen Kampf ausfechten – und gerade deshalb mit „schnellen“ Cloud-Lösungen umschifft werden sollen.

Das Ergebnis: (sehr) oft frustrierend, auf allen Ebenen. Interne und externe Kosten liegen höher als erwartet, die notwendigen Prozesse (und ihre Integration in bestehende Abläufe) funktionieren schlecht, und die IT-Qualität stimmt nicht, was besonders bei komplexen Schnittstellen der Fall ist. Das bedeutet, dass nicht nur die erwarteten Kosteneffekte ausbleiben – im Extremfall muss das Projekt rück-abgewickelt werden, wenn zwingend erforderliche Anforderungen und Vorgaben nicht erfüllbar sind. Kein Wunder, dass nach solchen Erfahrungen in vielen Unternehmen das Thema „Cloud“ erst mal verbrannt ist.

Der leicht zugespitzten Formulierung ist natürlich zu entnehmen: Das muss alles so nicht sein. Ob Cloud oder nicht, Projekte brauchen eine solide Strategie und Planung. Der einfache „Bestell“-Prozess für Cloud-Lösungen darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Prozesse im Unternehmen eben meist nicht so einfach sind. Und was nicht passt oder schon während der Evaluation passend gemacht wird, kann nicht nachhaltig funktionieren. Auch eignet sich die Cloud nicht für alles. Wer Misserfolgen vorbeugen will, muss rechtzeitig den Rahmen des Zweckmäßigen abstecken.

Strategischen Fahrplan erarbeiten

Cloud Services sind keine Make-or-Buy-Entscheidung der IT. Sie sind oft näher am Kerngeschäft und deshalb stärker geschäftsprozessorientiert als klassisches Sourcing. Aus diesem Grund empfiehlt es sich

  • alle beteiligten Bereiche einzubinden und dabei auch die „lästigen“ Themen zu berücksichtigen,
  • die Strategie zu dokumentieren und zu kommunizieren.

Vorbereitung durch Umdenken

Anders als es die einfache Logik vorgibt, liegt bei Cloud Services mehr als beim klassischen Sourcing viel (Betriebs-)Verantwortung beim Kunden.

  • Entsprechend wichtig ist es, internes Know-how zu prüfen und aufzubauen (Rollen, Organisation).
  • Cloud Services ist ein Anbietermarkt: Der Dienstleister gibt Verträge, Service Level, Reporting, Patch-Zyklen und Prozesse vor. Deshalb ist viel Flexibilität gefordert. Wie können verschiedene Vertragsstrukturen und -inhalte effizient gesteuert werden? Bereiten Sie Ihre Organisation darauf vor!
  • Operative Steuerung/Provider-Management: Cloud-Dienstleister bieten vollumfängliches Monitoring & Reporting. Bestimmen Sie für sich die relevanten Daten, um die Nutzung effektiv und zielorientiert zu steuern.
  • Taktisches Provider-Management benötigt den Cloud-Radar. Die Informationsflut im Cloud-Markt ist überwältigend. Das macht es zu einer Herkulesaufgabe, die relevanten Informationen herauszufiltern und einen permanenten Überblick zu behalten. Aber nur wer das kann und tut, ist kein „Getriebener“ der Anbieter.
  • Den Business Case „ehrlich“ gestalten: Benchmarken Sie Ihre aktuelle IT nach den Messmethoden, Service-Objekten und Mehrwertdiensten (etwa den Support) der Cloud Services, und vergessen Sie nicht die internen Aufwände für die Steuerung und Orchestrierung von Cloud-Dienstleistern. Wenn Sie nach Nutzung (z. B. CPU-Rechenstunden, Lese-/Schreibzugriffe) abrechnen wollen, sollten Sie diese Werte kennen.

Pilotprojekt initiieren

„All in“ mag beim Poker funktionieren, beim Einstieg in die Cloud ist das Risiko viel zu hoch. Ein Pilotprojekt ist – ganz klassisch – der bessere Weg.

Sascha Wolff ist bei der microfin Unternehmensberatung GmbH in Bad Homburg als Berater tätig.
Sascha Wolff ist bei der microfin Unternehmensberatung GmbH in Bad Homburg als Berater tätig. (Bild: Microfin)

  • Geeignetes Problem beziehungsweise Cloud-Ansatz identifizieren (welches Service- und Betriebsmodell eignet sich?),
  • Cloud-Angebot evaluieren und Lösung(en) identifizieren,
  • Service auswählen.

Ein Sourcing-Vorhaben vollzieht mit dem Wechsel von klassisch zu Cloud eine 180-Grad-Drehung. Deshalb macht gerade am Anfang ein striktes Entweder-oder wenig Sinn. Eine gesunde Co-Existenz von klassischem Sourcing und Cloud Sourcing wird viel eher zum Erfolg führen – auch wenn dabei die Komplexität steigt. Klassisches Outsourcing ist einfach im Vergleich zu Multi-Cloud-Services. Also gilt für den Einstieg in die Cloud: Think big, start small. Wer den Umstieg unterschätzt, könnte aus allen Wolken fallen!

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