Big Data und Suchmaschinen für Firmen Enterprise Search als Assistent und Innovationshebel

Mit der Einführung von „Enterprise Search“-Anwendungen wird Unternehmen oft erst richtig bewusst, wieviel Wissen bereits vorhanden ist , das bis jetzt verborgen lag, und wie einfach diese Informationen zugänglich gemacht werden können. Die Möglichkeit der effizienten Nutzung des Wissens beschleunigt Geschäftsprozesse und liefert zentrale Grundlagen zur Entscheidungsfindung.

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Wer wagt, gewinnt – Beste Beispiele für die Notwendigkeit von technischem Fortschritt sind Nokia und Blackberry. Durch falsche Entscheidungen und auf der Stelle treten verpassten die einstigen Branchengrößen den Smartphone-Trend. Zur Folge hagelte es Kritik und beide Unternehmen wurden von Markt und Kunden empfindlich abgestraft.

Die Prognosen von Insidern prophezeien dem sonst so erfolgsverwöhnte Technologieunternehmen Apple ein ähnliches Schicksal. Der kalifornische High-Tech-Konzern hat versäumt, sich im Bereich Big Data Analytics und künstliche Intelligenz zu positionieren. Die Konkurrenz, wie Google, Amazon und Facebook, schläft nicht und wartet schon länger auf einen Fehler des Technologieriesen, um diesen bei der nächsten Gelegenheit vom Markt zu verdrängen.

Nicht nur bei den High-Tech-Riesen aus dem Silicon Valley auch auf Anwenderebene in Unternehmen entscheidet der Einsatz von Big Data Analytics künftig über den wirtschaftlichen Erfolg und Misserfolg. Intelligente Systeme wie Enterprise Search Anwendungen helfen Unternehmen den Trend nicht zu verpassen und unterstützen sie dabei, die Unternehmensperformance weiter zu optimieren.

Wie wichtig ist Enterprise Search für die Zukunft von Unternehmen?

Gestern noch die Digitale Transformation, heute schon Big Data Analytics, „the next big thing“: Automatisierte Auswertungen, Verknüpfungen und eine gewinnbringende Aufbereitung von Informationen aus unternehmensinternen Datenquellen gewinnen zunehmend an Bedeutung für den Unternehmenserfolg.

Für die zentrierte Bündelung von vorhandenem Wissen nutzen moderne Enterprise-Search-Anwendungen bereits heute schon Techniken wie Web-Harvesting, Entities, Machine/Deep Learning oder Methoden der künstlichen Intelligenz, standardisiert zur optimalen semantischen Erkennung. Zusätzlich bieten intelligente Lösungen Sprachverständnis für diverse Sprachen und branchenspezifische Unternehmensvokabulare an.

Die semantische Analyse der Daten extrahiert die enthaltenen Informationen und stellt Zusammenhänge her. Durch die Verknüpfung von Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen greift das System auf das gesamte vorhandene Wissen zu. Durch ständiges und hochfrequentes Abgleichen der Suchergebnisse mit den Datenquellen sind die Ergebnisse laufend für den Benutzer aktualisiert.

... die Sicherheit nicht zu vergessen

Eine ständige Verifizierung von Zugriffsrechten bei jeder einzelnen Abfrage von einem Anwender gewährleistet einen sicheren Umgang auch mit sensiblen Daten. Von den komplexen Algorithmen bekommt der Anwender nichts mit, er greift einfach und schnell auf die Resultate zu.

Bei der unternehmensweiten Suche sind nicht nur einzelne Treffer zu einem Suchbegriff wichtig, sondern zusätzlich die übersichtliche Darstellung der übergeordneten, oft komplexen Zusammenhänge zwischen den Informationen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das semantische Erkennen von Mustern und Beziehungen zwischen den Begriffen.

Bestes Beispiel ist die Verknüpfung von Kundennummer und Kundenname: Das System erkennt anhand eines Namens die dazugehörige Kundennummer und weitere Zusammenhänge. Damit sind alle Eventualitäten einer Suche abgedeckt und die Ergebnisse zeigen das gesamte Wissen über einen Kunden an.

Big Data Analytics und Enterprise Search

Unternehmen vergeuden viel Zeit und Geld für die Suche und Beschaffung von Informationen. Abhilfe schaffen hier Enterprise Search Systeme. Sie filtern aus großen Datenmengen die relevanten Informationen zu gesuchten Begriffen. Zur besseren Übersicht von Suchtreffern ist die Darstellung der Ergebnisse übersichtlich gestaltet und entsprechend auf das Wesentliche reduziert: Enterprise Search Lösungen stellen allgemeine Informationen zum Suchbegriff und relevantes Zusatzwissen bereit – übersichtlich und schnell. Big Data Analytics ist dadurch ein effektives Werkzeug, das schnell im Arbeitsalltag einsetzbar ist.

Bei Betrachtung aller relevanten Informationen auf einem Blick (360-Grad-Sicht), werden versteckte Muster, Trends, Konstellationen, Kundenpräferenzen und so weiter sichtbar, die bisher unentdeckt blieben. Diese Abbildung ist wesentlich für die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit und der laufenden Weiterentwicklung des Unternehmens.

Big Data Analytics führt zu einem optimierten Marketing, zu neuen Möglichkeiten der Effizienzsteigerung von Workflowprozesses in Unternehmen. Es erlaubt besseren Kundenservice und hilft Unternehmen, Wettbewerbsvorteilen zu generieren. Durch das Aufdecken verborgener Potenziale ist Big Data Analytics also ein Innovationsmotor für sämtliche Unternehmensbereiche.

Enterprise Search ist mehr als nur eine Suche mit Trefferliste

Intelligente Enterprise-Search-Produkte sind heute Allrounder, die in verschiedenen Bereichen im Unternehmen Anwendung finden. Betriebe, die dieses Potenzial erkannt haben, verwenden die Such-Tools nicht nur für Unternehmenssuche, sondern vielmehr als persönlichen Assistenten.

Posteingänge in unterschiedlichen Formaten wie Papier, E-Mails oder Beiträge in Social Media werden von intelligenten Enterprise-Search-Anwendungen auf relevante Informationen durchsucht und klassifiziert. Die Systeme analysieren automatisiert vorhandene Informationen und verstehen eventuelle Zusammenhänge.

Sie suchen nach auffälligen und typischen Merkmalen und klassifizieren anhand dieser die Informationen, um es im Anschluss dem zuständigen Sachbearbeiter oder dem Projekt zuzuordnen. Dadurch ermöglicht es Ordnung, eine schnellere Bearbeitung der eingebrachten Anliegen, eine Optimierung des Kundenservice und Entlastung für Posteingangsstellen und Fachabteilungen.

Raffiniert und vielseitig setzt das Unternehmen das System so zur Sortierung und Suche von Dokumenten ein. Enterprise Search als persönliche Assistenz kann die Post verwalten, für Mitarbeiter recherchieren und relevante Informationen zu einem Thema zeigen – ganz ohne lange Bearbeitungszeit.

Appliance oder Cloud-Dienst?

Die Entscheidung für die Einbindung eines Enterprise-Search-Produkts stellt das Unternehmen vor die Wahl, denn es existieren verschiedene Ansätze, um Enterprise Search in Unternehmen zu nutzen: Appliances, Cloud-Services aber auch Hybride-Modelle sind denkbar.

Appliance-Angebote, also eine Kombination aus Hardware und vorinstallierter Software, werden in die unternehmenseigene IT integriert und die Datenquellen via Konnektoren angebunden. Auch bei komplexen Infrastrukturen, bestehend aus unterschiedlichen Systemen, Datenquellen und Datenbanken, lassen sich entsprechende Lösungen so schnell und einfach integrieren.

Heutige Appliances verfügen über 450 Konnektoren, um Schnittstellen wie Netzlaufwerke, SAP-Systeme, Microsoft Sharepoint, E-Mail-Systeme, Social Media-Portale und eine Vielzahl an ECM-Anwendungen anzubinden. Nach der Anbindung erstellt die Anwendung einen Suchindex und schon ist das System einsatzbereit Entscheidender Vorteil des Appliance-Ansatzes: Alle Daten bleiben im Unternehmen. Die individuellen Zugriffsrechte der Anwender werden dabei stets von der angebundenen Datenquelle abgefragt.

Wer die Wahl hat, ....

Ganz klar können Unternehmen auch Cloud-basierte Lösungen wählen, die Angebote am Markt sind dazu vielfältig. Im Gegensatz zur Appliance wird hier keine Hardware ins Unternehmen integriert, sondern die benötige Rechenleistung für die Indexerstellung und für Suchanfragen vom Cloud-Dienstleister zur Verfügung gestellt.

Bei dieser Variante empfiehlt es sich, den Dienstleister genauer zu prüfen. So gilt beispielsweise zu klären, welche Zertifikate das Unternehmen hält – Stichwort Datensicherheit –, wo sich die Rechenzentren befinden, also was mit den Daten passiert, und ob diese in die Cloud hochgeladen werden, um dann Suchanfragen ausführen zu können.

Auch wenn Analystenhäuser zunehmend die Vorherrschaft von Cloud-Anwendungen prognostizieren, die Entscheidung welcher Ansatz am besten für das Unternehmen geeignet ist, muss am Ende des Tages jedes Unternehmen für sich selbst treffen.

* Daniel Fallmann ist Gründer und Geschäftsführer der Mindbreeze GmbH.

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