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Cloud-Lösung beschert dem Papierkrieg und Ablagechaos ein Ende Einfache Buchhaltung mit „lexoffice“

Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Die IT-Branche hat schon viele Trends kommen und gehen sehen. Aber jeder technologische Trend ist nur so viel wert, wie der tatsächliche Nutzen, den ein Anwender daraus ziehen kann. So verhält es sich für Haufe Lexware auch mit dem Thema Cloud Computing.

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Die Cloud-Lösung lexoffice nimmt mit modernen, einfachen Bedienelementen der klassischen Buchhaltung den Schrecken.
Die Cloud-Lösung lexoffice nimmt mit modernen, einfachen Bedienelementen der klassischen Buchhaltung den Schrecken.
(© Franz Pfluegl - Fotolia)

Die Online-Distribution von Software und damit auch das Cloud Computing ist schon länger Thema für den Softwarehersteller Haufe Lexware. In den vergangenen Jahren hat man sich erfolgreich von einem reinen Offline-Unternehmen hin zu einem Anbieter für „connected“ Kunden entwickelt. Seit 2007 verzeichnet das Unternehmen stetig steigende Umsätze mit Online-Produkten (v.a. Online-Connected-Produkte sowie reine Online-Lösungen).

Und dass Buchhaltungssoftware auch ganz anders gestaltet werden kann, war ebenso klar. Warum sollte es nicht möglich sein, eine Lösung zu entwickeln, die dabei hilft, die meist als lästig empfundenen und zeitraubenden Aufgaben besser zu bewältigen? Vor allem Kleinunternehmer tun sich mit Buchhaltung schwer: die meisten haben nur Basiskenntnisse und sind mit vielen Features und Funktionen gängiger Produkte am Markt schlichtweg überfordert. Allerdings gibt es auch viele Anwendungen, die durchaus geläufig sind und routiniert im Alltag verwendet werden, wie zum Beispiel E-Mail-Kommunikation oder Internetsuchen.

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Haufe Lexware hat sich mit lexoffice das Ziel gesetzt, die Einfachheit solcher Anwendungen auch auf die komplexe Buchhaltung zu übertragen. In Konsequenz bedeutete das, eine Business-Software aus der Cloud zu entwickeln, die keine Wünsche der Anwender nach einer einfachen, modernen, webbasierten und dabei auch noch günstigen Buchhaltung, offen lässt. Das perfekte Produkt, war sich das Entwicklerteam aber auch klar, konnte nur dann entstehen, wenn die Bedürfnisse des Kunden bereits in die Entwicklung mit einfließen.

Von Anwendern für Anwender

Deshalb hat Haufe Lexware die Methode des Crowdsourcing (siehe Kasten) angewendet und der Entwicklung von lexoffice eine Umfrage unter 800 Unternehmen in Deutschland – insbesondere Freiberufler, Selbstständige, Existenzgründer und Kleinunternehmer – vorangestellt. Alles auf einen Blick zu erhalten, einfache Bedienbarkeit, Übersichtlichkeit, schnelles Erfassen der Eingangsbelege, zügige Rechnungsstellung und auch die Möglichkeit einer mobilen Nutzung – die Grundanforderungen der Anwender haben sich dabei schnell herauskristallisiert.

Mehr als ein Jahr lang hat der Anwenderkreis eng mit dem Entwicklerteam zusammen gearbeitet, getestet und sein Feedback abgegeben. Die Umsetzung der speziellen Kundenwünsche im Funktionsumfang gehört somit zu den Besonderheiten der neuen kaufmännischen Online-Lösung.

Analogien nutzen

Herausgekommen ist das neue Cloud-Produkt „lexoffice“, eine der zurzeit sicher benutzerfreundlichsten kaufmännischen Software am Markt. Der einfache Trick an der Sache: Haufe Lexware nutzte bei der Gestaltung der Benutzeroberfläche sowie der einzelnen Tools bereits bekannte und etablierte Bedienungskonzepte. So ist die programmübergreifende Suchfunktion bekannten Web-Suchmaschinen nachempfunden. Oder Eingangsbelege werden wie Fotos behandelt und einfach in gängigen Anwendungen erfasst.

Die Besonderheit an lexoffice ist zweifelsohne der intuitive Aufbau und die benutzerfreundliche Oberfläche. Über das Dashboard erhält der Nutzer jederzeit und, durch die Anbindung mobiler Endgeräte wie Notebooks oder Tablets, auch von überall eine umfassende Übersicht zu seiner Finanzlage. Alle Informationen zu Umsätzen, Zahlungseingängen, Angeboten, Auftragsbestätigungen, Gutschriften und Lieferscheinen lassen sich auch grafisch darstellen.

Eine lexoffice-Philosophie ist es, dem Nutzer Umwege zu ersparen. Dazu bietet die Anwendung kontextbezogen sinnvolle Funktionen an. So werden beispielsweise beim Schreiben einer Rechnung Kunden, Produkte und Services automatisch angelegt, falls diese bislang noch nicht gespeichert waren.

Neben der obligatorischen Rechnung kann der Anwender in lexoffice auch alle anderen relevanten Belege erstellen wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Gutschriften. Dabei „denkt“ lexoffice quasi mit und bietet selbstständige weiterführende Optionen an. So kann beispielsweise mit nur einem Klick aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung erstellt werden. Lexoffice „lernt“ im Prinzip aus der Nutzerinteraktion.

Das integrierte Online-Banking – laut Hersteller ein absolutes Alleinstellungsmerkmal von lexoffice – gleicht Rechnungen automatisch ab und ordnet allen Bankvorgängen die passenden Belege zu. Der Nutzer hat damit auch die Option, Eingangsrechnungen über das Online-Banking sofort zu begleichen.

Bei der Belegverwaltung erfasst lexoffice auch Eingangsrechnungen oder andere Dokumente und weist diese dem entsprechenden Vorgang zu. So verliert der Nutzer nicht den Überblick. Auch die Erfassung an sich ist komfortabel gestaltet. Mit Hilfe einer automatischen Texterkennung kann der Anwender relevante Daten auslesen lassen, spart deutlich Zeit und vermeidet Fehler beispielsweise bei der Erfassung von Bankverbindungsdaten.

Nutzer entscheiden weiter mit

Weitere Features dienen der Finanzplanung sowie der Kunden- und Lieferantenverwaltung. Haufe Lexware sieht aber noch weitere Ausbaumöglichkeiten und setzt weiter auf die Wünsche und Ideen der Anwender, um das Produkt lexoffice zu optimieren. In einer Wissendatenbank bzw. Ideensammlung, die über einen Button in lexoffice zu erreichen ist, können die Nutzer eigene Vorschläge einbringen oder andere bewerten und darüber abstimmen. Das Mehrheitsprinzip entscheidet darüber, welche Ideen in den Entwicklungsfahrplan aufgenommen werden.

Konkret plant Haufe Lexware, die visuelle Umsetzung der Daten zum aktuellen Unternehmensstand für eine einfachere Unternehmenssteuerung zu verfeinern. Das soll in ca. zwei Monaten in lexoffice umgesetzt sein. Weiter soll eine native iPad-App das mobile Arbeiten mit lexoffice verbessern. Darüber hinaus will der Hersteller seine Cloud-Lösung zu einer Plattform für Unternehmen und deren Ökosystem (z.B. Steuerberater) ausbauen, die API-ready ist und auch 3rd-Party-Anwendungen zulässt. Außerdem ist lexoffice schon heute bereit für Windows 8.

Lexoffice wird in einem deutschen Rechenzentrum redundant gehostet. Haufe Lexware garantiert, dass hier die höchsten Sicherheitsanforderungen erfüllt sind, wie sie auch von Banken gefordert werden. Selbstverständlich, so der Hersteller, werden die Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert. Aufgrund der spezifischen nationalen Anforderungen zur revisionssicheren Datenarchivierung und Steuererklärung ist lexoffice derzeit nur auf dem deutschen Markt erhältlich.

Die Cloud-Lösung ist ab sofort unter www.lexoffice.de verfügbar und kann als Einführungsangebot neunzig Tage kostenlos getestet werden. Regulär kostet lexoffice pro Monat 4,90 Euro (netto), ohne Einschränkungen wie Benutzerzahl oder Laufzeit. Der Vertrag kann außerdem jederzeit gekündigt werden.

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