Digitalisierung im Unternehmen Digitalisierung für Beginner – und was auch Experten wissen sollten

Auch auf die Gefahr hin, von den „Experten“ belächelt zu werden, wenn Sie sich in Sachen Digitalisierung nicht gleich mit Themen wie Blockchain oder Predictive Maintenance befassen, lassen Sie sich nicht irritieren: Es ist wichtig, die Digitalisierung von Grund auf zu durchdenken.

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1. Ohne die Mitarbeiter geht es nicht

Leider ist es so, dass der Mensch in der Industrie-4.0-Diskussion oft gar nicht oder erst ganz am Ende vorkommt. Dann geht es oft darum, wie die Mitarbeiter sich an die neuen Gegebenheiten anpassen müssen und welche Lernaktivitäten notwendig sind. Das scheint ein dysfunktionales Bild von Führung zu sein. Weil es nicht die eine richtige Digitalisierungsstrategie gibt, die für alle passt, sollte es zuerst einmal darum gehen, den geeigneten Weg für das eigene Unternehmen zu finden.

Und dazu wird die Kompetenz und Intelligenz der Mitarbeiter benötigt. Der Weg in die Digitalisierung ist eine Reise, auf die die Mitarbeiter mitgenommen werden müssen. Wie kann das aussehen?

Als erfolgreich hat sich erwiesen, eine interne Kommunikation zu initiieren, in der die Mitarbeiter ihre Ideen einbringen. Damit das fruchtbar funktioniert, bieten sich interne Schulungen mit funktionsübergreifender Beteiligung an, um zunächst eine gemeinsame Wissensbasis zu schaffen. Während dieser Schulungsworkshops entstehen schon die ersten Ideen und das Thema beginnt innerbetrieblich zu leben. Die Digitalisierungsstrategien, die auf diese Art erarbeitet werden, haben kaum Akzeptanzprobleme. Vielmehr wird die Motivation der Mitarbeiter deutlich gesteigert, wenn sie aktiv im Transformationsprozess integriert werden.

2. Zuerst die Prozesse

Bei der Industrie-4.0-Diskussion geht es hauptsächlich um Daten: Big Data, Datendurchgängigkeit, Datensicherheit, Cloud, … Solange Sie nicht sicher sind, dass Sie mit den Daten das Richtige anstellen, macht es keinen Sinn, in eine Verbesserung der Datenqualität zu investieren. Ist es nicht so, dass in jedem Unternehmen schon heute viel mehr Daten verfügbar sind, als sinnvoll genutzt werden? Dagegen wird den Prozessen beziehungsweise Workflows mit menschlicher Beteiligung oft sehr wenig Aufmerksamkeit entgegengebracht. Im besten Fall werden für Zertifizierungszwecke Prozessdiagramme gemalt, um dann in Schubladen zu verstauben.

Wenn Sie aber den Ablauf von Prozessen mit IT-Tools unterstützen, bekommen Mitarbeiter, die aktiv werden müssen, automatisiert eine Meldung, was sie bis wann zu tun haben. Die notwendigen Informationen, die sie benötigen, bekommen sie gleich mit zur Verfügung gestellt. Ohne manuelle Nachfrage per Mail oder Telefon kann jederzeit festgestellt werden, wie der Stand ist. Damit werden unproduktive Tätigkeiten und Ablenkungen signifikant reduziert.

Der Aufwand, um Prozesse digitalisiert ablaufen zu lassen, ist sehr viel geringer, als es noch vor Jahren der Fall war. Es gibt IT-Tools, die wie Apps aufgebaut sind und die Arbeit übernehmen. Dadurch, dass Sie so erfahren, wie der Prozess in jedem Einzelfall abgelaufen ist und wie lange der Durchlauf gedauert hat, kann sehr einfach die Qualität und Effizienz der Prozesse verbessert werden.

Der Aufwand für die Implementierung amortisiert sich meist innerhalb kurzer Zeit. Dabei kann mit der Digitalisierung des Workflows an jeder Stelle im Unternehmen gestartet werden. Das System kann sukzessive wachsen. Ein weiterer Vorteil: Zugleich lassen sich viele Brüche in der Datendurchgängigkeit mit beheben.

3. Datendurchgängigkeit beginnt in der Produktentwicklung

Wenn eine durchgängige, sinnvolle Datenstruktur im Unternehmen erreicht werden soll, macht es Sinn, dort hinzuschauen, wo die Daten zuerst entstehen. Soweit vorhanden ist das in der Produktentwicklung. Dort kann jedes Unternehmen entscheiden, in welcher Struktur und in welchem Detailgrad die Daten erstellt und gespeichert werden.

Diese Datenstruktur sollte berücksichtigen, wie die Datensätze im Laufe der Produktion und Nutzung ergänzt werden, damit ein vollständiger digitaler Zwilling entsteht. Momentan ist es leider oft so, dass ein Großteil der Informationen und Daten, die für die Produktentwicklung benötigt werden, nur in den Köpfen der Mitarbeiter und in „Word“.Dateien und „Excel“-Listen verfügbar sind und somit den nachfolgenden Bereichen nicht zur Verfügung stehen.

Die Erstellung strukturierter Daten muss in der Vorentwicklungsphase beginnen. Da die dort entstehenden Informationen sehr unternehmensspezifisch sind, ist es schwierig, mit mächtiger Standardsoftware zu arbeiten. Es existieren aber IT-Tools, die es ermöglichen, sehr einfach in der Vorentwicklung eine strukturierte Beschreibung des Produkts entstehen zu lassen. Damit gehören Lasten- und Pflichtenhefte in Prosaform der Vergangenheit an. Es ergibt sich eine intensivere Kommunikation über die verschiedenen betroffenen Fachbereiche wie Produktmarketing, Service, Entwicklung oder Einkauf, weil das grundlegende Wissen aus dem das Produkt entsteht, sichtbar gemacht und gespeichert wird.

4. Zusammenfassung

Durch das Durchdenken von grundlegenden Fragen lassen sich Fehleinschätzungen in der Umsetzung von Digitalisierungsstrategien vermeiden. Erfolgreich sind Unternehmen, die Mitarbeiter frühzeitig in den Digitalisierungsprozess involvieren. Als nächstes ist zu beachten, dass Effektivität, also das Richtige zu tun, Priorität haben sollte und damit eine Fokussierung auf die Prozesse. Und natürlich sind auch die Daten wichtig. Um das Ziel eines durchgängigen Datenflusses zu erreichen, sollte darauf geachtet werden, die Datenstrukturierung am Anfang, d.h. in der Produktentwicklung aufzusetzen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass sich die Digitalisierung in einer deutlich verbesserten Wettbewerbsfähigkeit niederschlägt.

Hinweis: Der Artikel erschien zunächst im Partnerportal „Industry of Things“.

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