Digital Workplace Digitaler Arbeitsplatz: die passende Ausstattung für jeden Arbeitstyp

So griffig der Begriff eines digitalen Arbeitsplatzes klingt, so vielfältig muss eine konkrete Umsetzung aussehen. Hierbei kommt es insbesondere darauf an, die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter:innen zu erkennen und individuelle Arbeitsprozesse möglichst effizient zu unterstützen.

IT-Verantwortliche sollten sich auf eine Art „Employee Journey“ begeben und herausfinden, wie Mitarbeiter:innen tagtäglich durch Aufgaben und Entscheidungen navigieren, welche Kommunikationswege sie nutzen und wie sie Technologien einsetzen. Grundsätzlich lassen sich Mitarbeiter:innen in vier Typen untergliedern:

• Remote Worker arbeiten außerhalb klassischer Unternehmensgrenzen und benötigen eine entsprechend leistungsfähige Netzwerkanbindung für geschäftliche Anwendungen. Nahtlos eingebundene Kommunikationswerkzeuge für Telefon sowie Videokonferenzen sind ebenso Pflicht wie ergonomische Monitore und möglichst wenig Kabelage auf dem Schreibtisch. Für Ordnung sorgen dabei beispielsweise Hubs und Monitore mit zusätzlich integrierten Mikrofonen und Kameras.

• Ob remote oder im Unternehmen, beim Desk Centric spielt sich beinahe der komplette Arbeitsalltag an einem Schreibtisch ab. Statt Notebooks bietet sich hier der Einsatz fest installierter und verkabelter Rechner an – sei es als leistungsfähiger Tower für höchste Performanceansprüche, aufgeräumter All-in-One-PC (AiO) oder genügsamer Thin Client.

• Corridor Warriors mögen zwar auch noch einen Schreibtisch im Unternehmen besitzen, verlassen diesen jedoch ständig auf dem Sprung von Meeting zu Meeting. Diese Flexibilität sollte sich auch in den Arbeitsutensilien widerspiegeln. Ein gleichermaßen handliches wie performantes Notebook ist Pflicht, Eingabestifte und konvertible Laptops mit Tablet-Modus eine sinnvolle Option für spontane Notizen, Mindmaps und Mitschriften. Auf dem Schreibtisch selbst sind augenfreundliche Monitore, Headset und Eingabe-Peripherie ein Muss – aufgeräumt angebunden per Funk oder flexiblem USB-C-Hub.

• Mit leichtem und leistungsfähigem Notebook unterwegs sind schließlich auch On-the-go-Pros. In ihrem Gepäck befinden sollten sich neben einem sicher verstauten Notebook mit mobilen Verbindungsoptionen auch praktisches und produktivitätssteigerndes Zubehör von Maus über Eingabestift bis hin zum kompakten USB-C-Adapter – falls vor Ort in Außenstellen, im Gespräch bei Kunden oder im Hotel doch einmal Kontakt zu lokalen Netzen, großen Monitoren oder weiterer Peripherie hergestellt werden soll.

Sind Mitarbeiter:innen und deren typische Tätigkeiten erst einmal analysiert, folgt der nächste Schritt: Möglichst ideale Arbeitsbedingungen zu schaffen. Und das ist keine leichte Aufgabe.

Die Gestaltung eines individuellen Arbeitsplatzes in den eigenen vier Wänden erfordert ein ganz anderes Herangehen als bei einer kontrollierten Umgebung eines Großraumbüros mit standardisierten Arbeitsplätzen. Arbeitgeber:innen haben beim Thema Homeoffice ganz besonders darauf zu achten, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sie produktiv sein können und gleichzeitig fit, sicher und gesund bleiben. Dazu einige Anregungen:

Ergonomie und Energie

Über die Vorgaben zur ergonomischen Gestaltung eines klassischen Computerarbeitsplatzes ist wohl fast jeder schon einmal gestolpert – und sei es auch nur in Form einer angestaubten Illustration mit Teleworker und heute komplett aus der Zeit gefallenem EDV-System samt Röhrenmonitor. Das moderne Homeoffice kann und muss sich freilich noch immer an den grundlegenden Vorgaben zur Ergonomie orientieren und – ganz im Sinne einer gesunden Work-Life-Balance – auch eine gewisse räumliche Abgrenzung zwischen Arbeitsplatz und den privaten Wohnräumen gewährleisten. In die Röhre schauen müssen Remote Worker von heute also überhaupt nicht mehr – und das gilt sowohl im wörtlichen wie im übertragenen Sinne.

Von 96 Prozent* der Büroarbeiter:innen als wichtigster Bestandteil ihrer Wirkstätte betrachtet, liefern Monitore heute nicht nur ein deutlich augenfreundlicheres Bild als ihre archaisch wirkenden, platzraubend klobigen und häufig flackernden Vorgänger.

Je nach Einsatzgebiet sind die Flachbildschirme zudem mit Funktionen ausgestattet, deren ergonomischen Vorzüge erst auf den zweiten Blick sichtbar werden: Integrierte USB-Hubs oder Netzwerkschnittstellen sparen nicht nur Platz, sondern erlauben den Nutzer:innen, weitere Hardware ohne nerviges Kabelgewirr anzubinden – sinnvoll gerade für ein aufgeräumtes Homeoffice, in dem bislang privat genutzte Schreibtische eher selten mit einem professionellem Kabelmanagement ausgestattet sein dürften.

Auch eingebaute Kommunikationsgeräte können im beengtem Umfeld Platz sparen und Kabelsalat vermeiden, Nutzenden jedoch gleichzeitig eine bequeme Teilnahme etwa an Videokonferenzen ermöglichen; die sind ja gerade in Zeiten physisch isolierten Arbeitens absolut en vogue. Je nach Anwendung lässt sich die Integration zudem bis zu modularen All-in-One-Lösungen steigern, die Rechner und Monitor in einem Formfaktor vereinen.

Wo viel Bildschirmplatz gefragt ist, sollte man mittlerweile über besonders breite Monitore mit ergonomisch gebogenem Display nachdenken. Unter ergonomischen Gesichtspunkten nicht zu vernachlässigen sind überdies zusätzliche Softwareanwendungen, die Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Dank künstlicher Intelligenz passen sich Rechner heute besser und schneller als je zuvor an die Anforderungen individueller Nutzer:innen und wechselnde Arbeitsorte an.

Mit speziellen Management-Tools können Anwender:innen auch ihre Monitore optimal einrichten und damit auch ihre Produktivität steigern. Von künstlicher Intelligenz angetrieben optimieren Softwaretools automatisch die Performance von Anwendungen, passen Anrufeinstellungen an die jeweiligen Umgebungsgeräusche an oder optimieren Energieverbrauch und Batterieladezyklen.

Auf Effizienz getrimmte, mobile Prozessoren können zudem den Stromverbrauch senken und liefern dennoch die nötige Performance auch für anspruchsvolle Anwendungen. Fest integrierte Zusatzhardware wie Hubs, Mikrofone oder Lautsprecher reduzieren nicht nur das Gewirr von Kabeln und Steckern auf Schreibtischen, sondern kommen auch mit weniger Energie aus als externe und von eigenen Netzteilen gespeiste Geräte.

*A Forrester Consulting Paper Commissioned by Dell: Exploring the Role of Monitors in Improving Employee Experience, July 2019. Actual results may vary. Full report here.

Infrastruktur und Sicherheit

Ganz gleich, wie effizient und ergonomisch Endgeräte aufgestellt sind, müssen Mitarbeiter:innen natürlich auch performant und sicher auf Kommunikationsdienste und Unternehmensanwendungen zugreifen können.

Grundlage hierfür ist eine ausreichend leistungsstarke Netzwerkanbindung. Unternehmen sollten also zunächst sicherstellen, dass auch im Homeoffice eine stabile und leistungsfähige Internetanbindung vorhanden ist, und gegebenenfalls alternative Zugänge bereitstellen – sei es über eine zusätzliche Festnetzleitung oder eine alternative Mobilfunkanbindung. Nicht zu vernachlässigen sind dabei insbesondere auch die letzten Meter zwischen Gateway und Endgerät. Anders als in klassischen Büros wird man im privaten Umfeld eher selten drahtgebundene Infrastrukturen vorfinden, dafür allerdings umso häufiger drahtlos funkende Smart Devices und Unterhaltungsgeräte, die in der Nachbarschaft um Bandbreite konkurrieren. Neueste Standards wie Wi-Fi 6E können hier zusätzliche Spektren erschließen und potenzielle Engpässe vermeiden.

Hatten Unternehmen bereits zuvor auf Clouddienste gesetzt, können diese selbstverständlich auch unkompliziert auf Reisen oder im Homeoffice weitergenutzt werden. Falls nicht, gilt es, per Virtual Private Network (VPN) eine sichere Verbindung zu den vom Unternehmen betriebenen Servern herzustellen, um auf Daten, Anwendungen oder virtualisierte Desktopumgebungen (Virtual Desktop Infrastructure, VDI) zuzugreifen.

Alternativ können Anwendungen selbstverständlich auch komplett lokal bei den Endnutzerinnen und Endnutzern laufen. Vorteil: Das funktioniert selbst offline respektive mit langsamen oder unzuverlässigen Netzwerkverbindungen. IT-Verantwortliche sollten hier allerdings besonderes Augenmerk auf Support, Endpoint Protection und Backups legen. Neben technischen Fragen sind dabei auch organisatorische Herausforderungen zu meistern, denn auch regelmäßig außer Haus arbeitende Mitarbeiter:innen müssen notfalls ohne direkten Kontakt mit neuen Geräten oder Anwendungen versorgt werden.

Weitere Informationen zu den Sicherheitslösungen für den Mittelstand finden Sie hier: DellTechnologies.com/de/Mittelstand

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