So lassen sich Sharepoint -Umgebungen reparieren Die fünf häufigsten Sharepoint-Katastrophen

Autor / Redakteur: Thomas Joos / Ulrike Ostler

Setzen Unternehmen „Sharepoint “ ein, gibt es häufig die gleichen Probleme, wenn es um Datenverlust geht. In diesem Beitrag gehen wir auf diese Probleme ein, und wie diese schnell und einfach behoben werden können.

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Der Portal-, Dokumenten- und Collabration-Server von Microsoft hat sich vielerorts, etwa hier in einer Regionalverwaltung Nicaraguas zum Rückgrat für Information-Worker-Arbeitsplätze und Geschäftsprozesse entwickelt. Doch nicht alle können damit umgehen.
Der Portal-, Dokumenten- und Collabration-Server von Microsoft hat sich vielerorts, etwa hier in einer Regionalverwaltung Nicaraguas zum Rückgrat für Information-Worker-Arbeitsplätze und Geschäftsprozesse entwickelt. Doch nicht alle können damit umgehen.
(Bild: Microaoft)

Vor allem gelöschte oder verschwundene Dokumente gehören zu den häufigsten Problemen im Admin-Alltag. Unternehmen müssen in diesem Bereich beachten, dass herkömmliche Sicherungs-Anwendungen nicht dazu geeignet sind, auf interne Sharepoint -Mechanismen zuzugreifen. Hier sollten spezielle Agenten zur Wiederherstellung zum Einsatz kommen.

Ein prominentes Beispiel ist „Veeam Backup & Replication“. Wenn die Sharepoint -Server virtualisiert werden, können Administratoren mit diesem Tool schnell und einfach komplette Server wiederherstellen. Das Tool kann aber mehr und auch einzelne Dokumente wiederherstellen. Dazu steht der „Veeam Explorer für Sharepoint “ zur Verfügung.

Verschwundene Dokumente und Bibliotheken wiederherstellen

Die gute Nachricht: Dokumente lassen sich relativ leicht wiederherstellen. Gelöschte Dokumente landen zunächst im Papierkorb und sind über diesen Weg auch ohne ZusatzTools wieder auffindbar. Der Papierkorb steht als Link in jeder Dokumentenbibliothek zur Verfügung.

Oft passiert es auch, dass Dokumente durch fehlerhafte konfigurierte Workflows verschoben oder gelöscht werden. Auch hier kann es Sinn machen, wenn Administratoren die hinterlegten Workflows überprüfen. In solchen Fällen verschieben die Workflows zum Beispiel Dokumente zwischen Bibliotheken oder Webseiten.

Abbildung 1: In Sharepoint können Anwender selbst im Papierkorb der Dokumentenbibliothek gelöschte Dokumente wiederherstellen.
Abbildung 1: In Sharepoint können Anwender selbst im Papierkorb der Dokumentenbibliothek gelöschte Dokumente wiederherstellen.
(Bild: Thomas Joos)

Wurde eine komplette Bibliothek durch einen Administrator gelöscht, steht auch diese noch im Papierkorb zur Verfügung. Die Einstellung für den Papierkorb nehmen Administratoren auf Basis der Webanwendung vor, in der sich die Website-Sammlung befindet:

  • Öffnen Sie die Zentraladministration, und klicken Sie im Bereich Anwendungsverwaltung auf „Webanwendungen verwalten“.
  • Klicken Sie auf die Webanwendung, deren Einstellungen Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie im Menüband die Option „Allgemeine Einstellungen“ aus.

Die Einstellungen finden Sie ganz unten im Bereich Papierkorb. Hier legen Sie fest, ob der Papierkorb für eine Webanwendung und die darin enthaltenen Websitesammlungen verfügbar ist, und wie lange der Papierkorb gelöschte Daten speichert. Standardmäßig bleiben gelöschte Objekte 30 Tage im Papierkorb, bevor Sharepoint diese endgültig löscht.

Ein aus dem Standardpapierkorb gelöschtes Element können Website-Sammlungsadministratoren aus dem endgültigen Papierkorb wiederherstellen. Elemente bleiben im endgültigen Papierkorb, bis der Grenzwert erreicht ist. Die maximale Größe des Papierkorbs basiert auf einem Prozentsatz des der Webanwendung zugewiesenen Kontingents.

Vorherige Versionen von Dokumenten wiederherstellen

Wird die Versionierung aktiviert, passt es häufig, dass Anwender mit der aktuellen Version eines Dokumentes nicht zufrieden sind. Hier müssen die Anwender entsprechend geschult, und die Versionierung angepasst werden.

Noch schlimmer ist es aber, wenn die Versionierung nicht aktiviert ist. Denn in diesem Fall besteht die Gefahr, dass Anwender versehentlich Dokumente anderer Anwender überschreiben. Arbeiten Unternehmen mit Dokumentenmappen, können hier alle relevanten Versionen der enthaltenen Dokumente zusammengefasst werden.

Abbildung 2: Durch eine richtige Verwendung der Versionierung vermeiden Administratoren Datenverlust.
Abbildung 2: Durch eine richtige Verwendung der Versionierung vermeiden Administratoren Datenverlust.
(Bild: Thomas Joos)

Rufen Administratoren eine Bibliothek auf, erreichen sie über den Menüpunkt „Seite\Bibliothekeinstellungen“ wichtige Einstellungen für die Verwaltung der Dokumentenbibliotheken. Hier wird zum Beispiel die Versionierung aktiviert und gesteuert, um Datenverlust zu vermeiden

In den Eigenschaften von Dokumenten lassen sich die verschiedenen Versionen anzeigen, aktivieren und herunterladen.

Korrupte Inhaltsdatenbanken reparieren

Funktioniert eine Inhaltsdatenbank nicht mehr, sind alle Benutzer aller Dokumentenbibliotheken in allen Webseiten aller Website-Sammlungen betroffen. Daher sollten Administratoren besonderes Augenmerk in der Sicherung und Wiederherstellung dieser Datenbanken legen.

Die Inhaltsdatenbanken von Sharepoint können Administratoren auch mit SQL-Bordmitteln sichern. Eine solche Sicherungsdatei können Administratoren zum Beispiel für eine Wiederherstellung verwenden, oder bevor größere Änderungen vorgenommen werden.

In der Zentralverwaltung von Sharepoint sind die Inhaltsdatenbanken über Anwendungsverwaltung\Inhaltsdatenbanken verwalten zu sehen. Hier finden Administratoren auch die Namen der einzelnen Inhaltsdatenbanken.

Auf dem SQL-Server sehen Administratoren den gleichen Namen, wenn sie das „SQL Server Management Studio“ aufrufen. Über das Kontextmenü der Datenbank lässt sich mit „Tasks\Sichern“ die komplette Datenbank in eine Datei sichern lassen.

Abbildung 3: Inhaltsdatenbanken lassen sich mit dem "SQL Server Management Studio" sichern und wiederherstellen.
Abbildung 3: Inhaltsdatenbanken lassen sich mit dem "SQL Server Management Studio" sichern und wiederherstellen.
(Bild: Thomas Joos)

Der bessere Weg ist aber immer, wenn mit einer passenden Sicherungslösung die Inhaltsdatenbanken erfasst und gesichert werden. So lassen sich diese schnell und einfach wiederherstellen. Sinnvoll kann es hier auch sein die Hochverfügbarkeitsfunktionen von SQL Server 2012/2014 zu nutzen und die Datenbanken zwischen mehreren Servern replizieren zu lassen.

Gelöschte Website-Sammlungen

Es kann durchaus passieren, dass Website-Sammlungs-Administratoren ganze Website-Sammlungen löschen. Hier müssen wiederum Farm-Administratoren gegensteuern und für optimale Sicherungs- und Wiederherstellungsmöglichkeiten sorgen.

Sichern Administratoren einzelne Website-Sammlungen, setzt Sharepoint während der Sicherung einen Schreibschutz, sodass Anwender keine Daten in der Website-Sammlung ändern können. Nach der erfolgreichen Sicherung setzt Sharepoint den Status zurück.

Um Website-Sammlungen in der Sharepoint-Verwaltungs-Shell zu sichern, verwenden Administratoren folgenden Befehl:

Backup-SPSite -Identity <URL der Websitesammlung> -Path <Pfad und Name> [-Force] [-NoSiteLock] [-UseSqlSnapshot] [-Verbose]

Durch die Option „–Force“ überschreibt die Sicherung bereits vorhandene Sicherungsdateien. Mit „-NoSiteLock“ verhindern Administratoren, dass Sharepoint während der Sicherung den Schreibschutz für die Seite setzt.

Setzen Unternehmen als Datenbank-Server auf eine Enterprise Edition von “Microsoft SQL Server“, sollte die Option „UseSqlSnapshot“ verwendet werden um konsistentere Sicherungen zu erhalten. Mit der Zentraladministration können Administratoren ebenfalls eine Website-Sammlung sichern:

  • Klicken Sie in der Zentraladministration im Bereich „Sichern und Wiederherstellen“ auf „Sicherung der Websitesammlung ausführen“.
  • Wählen Sie auf der Seite Website-Sammlungs-Sicherung in der Liste „Websitesammlung“ die Website-Sammlung aus.
  • Geben Sie im Feld „Dateiname“ den lokalen Pfad der Sicherungsdatei ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Vorhandene Datei überschreiben“ wenn Sie eine bereits vorhandene Datei überschreiben wollen.
  • Klicken Sie auf „Sicherung starten“.

Abbildung 4: Anzeigen des Status einer Sicherung in Sharepoint 2010.
Abbildung 4: Anzeigen des Status einer Sicherung in Sharepoint 2010.
(Bild: Thomas Joos)

Der Status aller Sicherungsaufträge ist auf der Seite „Präziser Status“ des Sicherungsauftrags zu sehen. Dazu wird auf „Sichern und Wiederherstellen“ und dann auf „Status von Sicherungs- und Wiederherstellungsaufträgen überprüfen“ geklickt. Sicherungen und Wiederherstellungen sind Timer-Dienstaufträge. Deshalb kann es ein paar Sekunden dauern, bis die Sicherung gestartet wird.

Verschwundene Einstellungen der Berichtigungen reparieren

Berechtigungen lassen sich schwer sichern. Daher ist hier eine konsistente Dokumentation wichtig. Stimmen die Berechtigungen für einzelne Websites, Website-Sammlungen oder Bibliotheken nicht mehr, müssen Administratoren entweder das komplette Objekt wiederherstellen, oder die Berechtigungen manuell neu setzen – auf Basis dieser Dokumentation.

Neben der Datensicherung haben Administratoren in Sharepoint 2010/2013 noch die Möglichkeit die Daten einzelner Websites, Listen und Dokumentenbibliotheken zu exportieren, inklusive der gesetzten Berechtigungen. Dazu steht die Sharepoint 2010/2013-Verwaltungs-Shell oder die Zentraladministration zur Verfügung.

Der Export-Vorgang schließt die Daten der Websites und der enthaltenen Bibliotheken und Listen ein, aber nicht die verknüpften Workflows:

Export-SPWeb -Identity <URL der Website> -Path <Pfad und Dateiname> [-ItemUrl <URL der Liste oder Bibliothek>] [-IncludeUserSecurity] [-IncludeVersions] [-NoFileCompression] [-GradualDelete] [-Verbose]

Der Autor:

*Thomas Joos ist Autor zahlreicher Fachartikel und Fachbücher und Blogger auf DataCenter-Insider.

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Über den Autor

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Freiberuflicher Autor und Journalist