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Dokumenten- und Datei-Verwaltung mit Windows 7 und Windows Server 2008 R2 Der optimierte Umgang mit Windows-Bibliotheken

Autor / Redakteur: Thomas Joos / Ulrike Ostler

Dank der Bibliotheken in Windows 7, sehen Anwender mit einem Klick alle wichtigen Dokumente. Die Bibliotheken können mehrere Verzeichnisse auch aus verschiedenen Ordnern logisch zusammenfassen. Zusammen mit Windows Server 2008 R2 lassen sich Bibliotheken auch über Gruppenrichtlinien steuern.

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Windows-Bibliotheken helfen Administratoren dabei, die Dateiablage für die Anwender zu organisieren.
Windows-Bibliotheken helfen Administratoren dabei, die Dateiablage für die Anwender zu organisieren.

Bibliotheken zeigt Windows direkt im Explorer in einem eigenen Bereich auf der linken Seite an. Über das Kontextmenü von Bibliotheken erstellen Anwender oder Administratoren neue Bibliotheken und ändern die Einstellungen der bestehenden (siehe: Abbildung 1) .

In den Eigenschaften einer Bibliothek legen Anwender und Administratoren fest, welche physikalischen Verzeichnisse die Bibliothek enthalten und anzeigen soll. Auch der standardmäßige Speicherplatz lässt sich festlegen, wenn Anwender Dateien in der Bibliothek speichern (siehe: Abbildung 2).

Der Nachteil von Bibliotheken ist zunächst, dass sich zunächst keine Netzwerkpfade, also Freigaben aufnehmen lassen. Das liegt daran, dass Bibliotheken nur indexierte Verzeichnisse enthalten dürfen. Dabei handelt es sich um Verzeichnisse die Windows im Hintergrund ständig durchsucht und einen Index pflegt.

Das Hinzufügen von Netzlaufwerke und Freigaben

Sucht ein Anwender eine Datei, erhält in wenigen Sekunden ein Suchergebnis. Das heißt das Aufnehmen von Netzwerkpfaden und Freigaben wäre für Anwender in Unternehmen durchaus interessant. Mit kleinen Tricks ist das auch möglich.

Netzwerklaufwerke können Administratoren nur dann einer Bibliothek zuordnen, wenn sie indiziert sind. Das kann entweder Server-seitig durch einen Indexdienst auf dem Computer, von dem die Freigabe stammt, erfolgen. Hier unterstützt Windows 7 als Schnittstelle Windows Desktop Search 4.0. Alternativ indizieren Anwender die Netzlaufwerke am Client. Dazu stellen Administratoren manuell über das Kontextmenü des Netzwerklaufwerks am Clients die offline-Verfügbarkeit ein (siehe: Abbildung 3).

Die Offline-Verfügbarkeit lässt sich aber nicht nur für komplette Netzlaufwerke steuern, sondern auch für einzelne untergeordnete Verzeichnisse. Allerdings lassen sich auf Client-Computern nur die Freigaben Offline verfügbar machen, die auf dem Server die entsprechende Einstellung verwenden. Das ist zwar standardmäßig der Fall. Allerdings kann diese Funktion bei einzelnen Freigaben auch deaktiviert sein.

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Die Steuerung der offline-Dateien für Netzfreigaben

Vom Server lässt sich die Nutzung von offline-Dateien über die Freigabe steuern. Beim Erstellen von Freigaben findet sich die Option Zwischenspeichern. Wenn Administratoren diese auswählen, lässt sich steuern, ob für Anwender das Zwischenspeichern von Dateien in dem freigegebenen Ordner zugelassen ist (siehe: Abbildung 4).

Wenn die Option Keine Dateien oder Programme der Freigabe sind offline verfügbar aktiviert ist, erscheint der Befehl Immer offline verfügbar auf dem Client nicht. Es werden drei Varianten für das Zwischenspeichern von Dokumenten unterschieden:

  • Mit „Nur von Benutzern“ angegebene Dateien und Programme sind offline verfügbar. Die Benutzer wählen diese Option aus, indem sie die entsprechende Option im Kontextmenü der Freigabe oder des Verzeichnisses innerhalb der Freigabe verwenden.
  • Alle Dateien und Programme, die Benutzer auf der Freigabe öffnen, sind automatisch offline verfügbar; das bewirkt, dass sich Benutzer nicht mehr darum kümmern müssen, die Dokumente offline verfügbar zu machen.
  • Über „Für hohe Leistung optimieren“ lässt sich festgelegen, dass ausführbare Dateien aus dieser Freigabe auf dem Client verfügbar bleiben, wenn sie einmal genutzt wurden. In diesem Fall sollten die Zugriffsberechtigungen für die Freigabe auf Lesen gesetzt sein, um zu verhindern, dass Windows veränderte Programme speichert.

Das zentrale Steuern von Bibliotheken mit Gruppenrichtlinien

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So praktisch Bibliotheken sind, so schnell sind wichtige Dokumente an falschen Orten abgelegt. Deshalb sollten sich Administratoren die Bibliotheken zentral verwalten. Das hilft zu vermeiden, dass Anwender die Daten an falschen Orten ablegen, nur weil Einstellungen in Bibliotheken falsch gesetzt sind.

Dokumentenbibliotheken verwenden zum Beispiel den lokalen Profilpfad des Benutzerkontos und das öffentliche Profil auf einem Client. Das heißt: Gespeicherte Dokumente sind nicht sicher auf dem Server gespeichert, sondern nur auf dem lokalen Client.

Mit Gruppenrichtlinien lassen sich die Pfade aber transparent für Anwender anpassen. Windows 7 bietet die Möglichkeit, verschiedene Ordner innerhalb des Profils auf ein Server-Laufwerk umzuleiten.

Umleitung erwünscht

Dadurch ist sichergestellt, dass die Daten der Anwender sicher auf einem Server gespeichert sind, aber dennoch transparent zugreifbar sind, wenn ein Anwender zum Beispiel seine Dokumenten-Bibliothek öffnet. Diese Ordnerumleitungen finden sich im Gruppenrichtlinienverwaltungs-Editor unter: Benutzerkonfiguration/Richtlinien/Windows-Einstellungen/Ordnerumleitungen (siehe: Abbildung 5)

Bei der Umleitung können Administratoren die Ordner in der Bibliothek in Verzeichnisse auf den Servern umleiten lassen (siehe: Abbildung 6).

Über die Registerkarte „Ziel“ legen Administratoren die Umleitungsoptionen fest. Einen Stammordner, also eine Freigabe auf die alle Anwender zentral zugreifen dürfen, müssen Administratoren daher zuvor anlegen. Innerhalb des Stammordners legt Windows Unterordner für die Benutzer an und konfiguriert automatisch entsprechende Rechte exklusiv für den Benutzer, genauso wie bei den Profilen (siehe: Abbildung 7).

weiter mit: Skripte passen Einstellungen und Symbole von Bibliotheken an

Skripte passen Einstellungen und Symbole von Bibliotheken an

Der Ordner „Dokumente“ in einem Profil in Windows 7 ist der wichtigste Bestandteil der gleichnamigen Bibliothek. Für die Anwender ändert sich bei der Umleitung nichts. Diese arbeiten mit den normalen Verknüpfungen des Rechners, auch mit den Bibliotheken.

Grundsätzlich läuft die Steuerung von Bibliotheken über Steuerungsdateien auf dem Client. Administratoren können entweder diese auf den Clients bearbeiten, oder zentral Steuerungsdateien speichern und diese über Anmeldeskripte auf die Computer kopieren lassen. Um Bibliotheken über deren Konfigurationsdateien zu steuern, navigieren Administratoren zum Verzeichnis C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Libraries.

Damit der Ordner „AppData“ sichtbar ist, müssen über „Organisieren/Ordner- und Suchoptionen“ zunächst die versteckten Dateien angezeigt werden. In diesem sind die Konfigurationseinstellungen der Bibliotheken auf dem Computer gespeichert.

Der Einsatz von Remote-Desktop-Servern

Öffnen Administratoren die Datei der Bibliothek im Windows-Editor, lassen sich Einstellungen vornehmen, zum Beispiel das Icon der Bibliothek. Dazu öffnen Administratoren den Editor durch Eingabe von „notepad“ im Suchfeld des Startmenüs und ziehen die Datei in das Fenster. Das Symbol ist zum Beispiel in der Zeile <iconReference>imageres.dll,–1005</iconReference> festgelegt (siehe: Abbildung 8).

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Diese Steuerungsdateien können sich Administratoren zu Nutze machen, da diese auch auf Remote-Desktop-Servern funktioniert. Dazu erstellen Administratoren zum Beispiel eine Bibliothek mit Pfaden die auf allen Client-Computern oder Remote-Desktop-Servern funktioniert.

Die Steuerungsdatei der Bibliothek lässt sich aus dem Verzeichnis kopieren. Durch das Kopieren einer solchen Datei auf einen Client-Computer oder Remote-Desktop-Server, zum Beispiel über an Anmeldeskript über Gruppenrichtlinien oder den Benutzereigenschaften, ist die Bibliothek auf dem entsprechenden Computer ebenfalls automatisch vorhanden.

Der Steuern von Anmeldeskripten über Gruppenrichtlinien

Wird die Steuerungsdatei bei jedem Anmelden kopiert, ist sichergestellt, dass die Bibliothek auf dem Client-Computer oder dem Remote-Desktop-Server immer die gleichen Einstellungen verwendet. Das Kopieren funktioniert in Echtzeit auch im laufenden Betrieb.

Haben Administratoren Musterdateien für die Bibliotheken erstellt und kopiert, lassen sich diese über Anmeldeskripte auf die Zielrechner kopieren. Die klassischen Anmeldeskripts werden auf der Registerkarte Profil in den Eigenschaften bei den Benutzerkonten hinterlegt.

Diese Skripts können problemlos weiter in einem Windows Server 2008 R2-Active Directory verwendet werden. Damit die Skripts beim Anmelden auch gestartet werden, müssen die Dateien in der Freigabe „netlogon“ auf den Domänen-Controller liegen. Das gilt auch für Programme oder andere Skripts, die wiederum von den Anmeldeskripts gestartet werden.

weiter mit: Das Arbeiten mit Skripten und dem Active Directory

Das Arbeiten mit Skripten und dem Active Directory

Wenn Administratoren ein Skript in die netlogon-Freigabe kopieren, wird es durch den Dateireplikationsdienst (File Replication Service, FRS) automatisch auf die anderen Domänencontroller repliziert. Der lokale Speicherort der netlogon-Freigabe auf einem Windows Server 2008 R2 ist das Verzeichnis \Windows\SYSVOL\sysvol\<Domänennamen>\scripts.

In einem Active Directory lassen sich neben den klassischen Skripts auch Skripte beim Anmelden und Abmelden sowie beim Starten und Herunterfahren eines Computers einsetzen. Die Skripte werden in den Gruppenrichtlinien an folgender Stelle hinterlegt:

  • Skripte für Computer zum Starten und Herunterfahren werden über Computerkonfiguration/Richtlinien/Windows-Einstellungen/Skripts gesteuert.
  • Skripte für Anwender beim An- oder Abmelden werden über Benutzerkonfiguration/Richtlinien/Windows-Einstellungen/Skripts gesteuert.
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Klicken Administratoren doppelt auf den jeweiligen Eintrag und dann auf die Schaltfläche „Dateien anzeigen“, öffnet sich ein Explorer-Fenster. Hier kopieren Administratoren anschließend die Skriptdatei und die verwendeten Steuerdateien von Bibliotheken. Über die Schaltfläche „Hinzufügen“ wählen Administratoren dann das Skript aus.

Auch die Kombination von klassischen Skripts und solche über Gruppenrichtlinien ist möglich. Es ist auch kein Problem, wenn die Skripts in den Gruppenrichtlinien von übergeordneten OUs nach unten vererbt und in den untergeordneten OUs weitere Skripts gestartet werden.

Der Autor;

Thomas Joos ist Autor zahlreicher IT-Fachbücher und Blogger bei DataCenter-Insider. Er lebt in Bad Wimpfen.

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