Schornsteinfeger Weiß setzt auf praxisorientierte Mittelstandssoftware der DATEV

Büroorganisation in der Cloud

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Digitales Dokumentenarchiv

Die automatische Archivierung sämtlicher Dokumente, die der Handwerksbetrieb mit DATEV Mittelstand pro erstellt, erfolgt in digitalen Kunden- und Lieferantenakten, die in der Cloud des DATEV-Rechenzentrums gespeichert wird. Das schafft Transparenz und Ordnung. Zudem stehen bei Kundenanfragen alle erforderlichen Informationen ohne langes Suchen direkt am Bildschirm zur Verfügung. Das hat sich positiv auf den Kundenservice des Handwerksbetriebes ausgewirkt.

Als besonders hilfreich empfindet es Alexander Weiß, dass die DATEV-Software ihm seine Unternehmensdaten heute tagesaktuell zur Verfügung stellt. Früher musste er die Eckwerte für sein Controlling mühsam in manueller Kleinarbeit zusammenstellen. Jetzt ruft er die Umsätze per Mausklick ab, wobei eine detaillierte Aufschlüsselung nach seinen Tätigkeiten als Schornsteinfeger und Energieberater möglich ist.

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Die Kernelemente von DATEV Mittelstand classic pro

Die DATEV-Software für kleine und mittlere Unternehmen vereint alle wesentlichen kaufmännischen Funktionen unter einer Oberfläche:

  • Wichtige Unternehmenskennzahlen verschaffen einen schnellen Überblick
  • Zentrale Kunden- und Lieferantenstammdaten im Arbeitsplatz
  • Unterstützung bei den entscheidenden Prozessen der Auftragsbearbeitung - vom Angebot bis zur Rechnung
  • Vielfältige Auswertungen und Analysemöglichkeiten im Auftragswesen
  • Automatische Ablage für alle im Unternehmen anfallenden Dokumente (z. B. Verkaufsbelege) in der digitalen Kundenakte
  • Übergabe der Fakturadaten an die Finanzbuchführung per Mausklick
  • Verknüpfung der Buchungssätze mit dem Belegbild von Rechnung oder Gutschrift
  • Buchen der Belege mithilfe der bewährten DATEV-Buchungszeile
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung der Unternehmensdaten
  • Rationelle Verwaltung der offenen Posten einschließlich des Mahnwesens (je nach Version)
  • Leistungsstarke Electronic-Banking-Komponente für die Kontoführung
  • Einfacher Datenaustausch mit dem Steuerberater

Alle Dienstleistungen werden mit dem jeweiligen Stundensatz und allen entsprechenden Waren und Materialien in der zentralen Artikelverwaltung digital hinterlegt. Das ist einerseits die Grundlage für die Angebotserstellung, garantiert aber auch, dass der Betrieb allen Kunden den gleichen Aufwand zum gleichen Preis in Rechnung stellt.

„Die Berechnungen der Unternehmensdaten macht DATEV Mittelstand pro quasi nebenbei“, erklärt Schornsteinfeger Weiß. „Für uns ist das enorm hilfreich, denn so erfahren wir ganz schnell und tagesaktuell, wo wir betriebswirtschaftlich stehen und können im Bedarfsfall notwendige Maßnahmen, wie Werbeaktionen oder individuelle Kundendienste anstoßen.“

Optimistische Zukunftsaussichten

Auch Büroleiterin Putsch, die in erster Linie mit DATEV Mittelstand pro arbeitet, ist zufrieden: „Auf die DATEV konnten und können wir uns jederzeit verlassen. Falls wir Hilfe brauchen, genügt ein Anruf bei der Steuerberaterin, die das gleiche Programm verwendet.“ Als hilfreich erweisen sich ihrer Einschätzung nach auch die Direkthilfefunktionen der Software, mit der sich viele praktische Fragen klären lassen. „Und wenn einmal alle Stricke reißen, wenden wir uns an die Hotline, die sich remote auf unseren Arbeitsplatz schalten kann und so für eine schnelle Problembehebung sorgt“, so Putsch.

Alexander Weiß sieht sich mit seiner Cloud-Lösung für die Zukunft gut gerüstet. Er fühlt sich mit seinem Unternehmen sowohl im Büroumfeld, als auch beim Kunden gut aufgestellt und schaut optimistisch nach vorn. „Mit meinem breiten Serviceangebot und der optimierten Verwaltung kann ich dem kommenden Wettbewerb gelassen entgegensehen“, so sein Fazit.

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DATEV Mittelstand Pro in verschiedenen Ausprägungen

Das Programm DATEV Mittelstand pro steht – je nach Bedarf des Unternehmens – in unterschiedlichen funktionalen Ausprägungen bereit. Die in der Case Study beschriebene Classic-Variante ist auf so genannte „Selbstbucher“ zugeschnitten, also Unternehmen, die sowohl die Auftragsbearbeitung als auch die Finanzbuchführung selbst im Betrieb erstellen.

Unternehmen, die eine Lösung zur Auftragsbearbeitung benötigen, ihre Finanzbuchführung aber durch einen Steuerberater erledigen lassen, können zwischen zwei weiteren Angeboten wählen:

  • Die Client-Server-Lösung DATEV Mittelstand compact pro deckt analog DATEV Mittelstand classic pro die Bereiche von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung, den Lieferschein bis hin zur Rechnungsschreibung sowie die digitale Dokumentenablage ab. Der Datenaustausch mit dem Steuerberater für die Erstellung der Finanzbuchführung erfolgt über einen Cloud-Service. Die buchführungsrelevanten Daten und zugehörigen digitalen Belege werden einfach und schnell via DATEV-Rechenzentrum für die betreuende Steuerberatungskanzlei bereitgestellt. Die Originalbelege verbleiben im Unternehmen. Im Gegenzug kann die Kanzlei ihren Mandanten aktuelle Auswertungen z.B. aus der Offenen-Posten-Buchführung, Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und so genannte Summen- und Saldenlisten (SuSa) online bereitstellen.
  • Mit Auftragswesen online steht alternativ eine reine Cloud-Lösung für das Auftragswesen zur Verfügung. Über eine gesicherte Internetverbindung können vorgefertigte Vorlagen für die Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen genutzt werden. Diese Lösung ist ideal für Existenzgründer und Kleinunternehmer sowie Selbständige mit einer einfachen Rechnungs- und Artikelstruktur. Durch die Bereitstellung der Programme und Daten über das DATEV-Rechenzentrum entfällt der übliche Installationsaufwand und die Nutzung ist von jedem beliebigen Ort aus möglich.

*Die Autorin Petra Adamik ist Freie Journalistin in München.

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