Die richtige Lizenzierung schützt Unternehmenswerte

Zehn Tipps zum effektiven Lizenz-Management

02.09.2011 | Redakteur: Ulrike Ostler

Von Aagon Consulting gibt es auch einen kostenfreien Rechtsleitfaden zum Lizenz-Management; Bild: Aagon Consulting

Ein strukturierter Umgang mit Softwarelizenzen schützt Unternehmen nicht nur vor juristischen Konsequenzen einer Unterlizenzierung oder Mehrausgaben durch Überlizenzierung. Lizenz-Management ist auch ein Prozess für den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmenswerten. Aagon Consulting hat zehn Tipps für den Umgang mit Softwarelizenzen zusammengestellt.

Die Tipps von Aagon Consulting soll IT-Leiter, CIOs und IT-Administratoren bei der Erhaltung von Unternehmenswerten schützen. Ansonsten entwickelt und vertreibt die Firma Produkte zur Einführung eines unternehmensweiten Betriebssystemstandards auf Clients und Servern sowie für das Client-Management.

1. Bestimmen Sie einen verantwortlichen Lizenz-Manager

Der erste Schritt zu einem funktionierenden Lizenz-Management ist nicht der Kauf eines entsprechenden Werkzeugs, sondern die Ernennung eines verantwortlichen Lizenz-Managers. Dessen Aufgabe besteht vornehmlich darin, die für das Lizenz-Management notwendigen Prozesse im Unternehmen zu etablieren, laufend zu überprüfen und in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung gegebenenfalls anzupassen.

Da diese Aufgabe vornehmlich kaufmännische und organisatorische Komponenten hat, muss ein Lizenz-Manager nicht zwangsläufig aus der IT-Abteilung stammen oder einen entsprechend technischen Hintergrund besitzen. Beispielsweise könnte auch ein Mitarbeiter aus dem Einkauf, der sich auf Vertrags-Management spezialisiert hat, ein guter Kandidat für einen Lizenzmanger sein.

2. Konsolidieren Sie Ihre Software

Je kleiner die Programmvielfalt in einem Unternehmen ist, desto einfacher ist auch das Management der jeweiligen Lizenzen. Natürlich darf die Konsolidierung von Software nicht auf Kosten der Produktivität gehen. Doch allein die Anzahl von unterschiedlichen PDF-Tools auf ein Mindestmaß zu begrenzen, erspart der Systemadministration und dem Support bereits beträchtlich Arbeit.

Wenn beispielsweise statt fünf verschiedener Anwendungen zur Bildbearbeitung nur eine Version einer Software zum Einsatz kommt, lassen sich nicht nur deren Lizenzen durch Mengenrabatte günstiger beschaffen. Die IT-Abteilung kann für diese Software auch besseren Support leisten, da sie eben nur noch eine Grafiksoftware unterstützen muss. Und auch der Lizenz-Manager wird dies begrüßen, da er sich nur in die Nutzungsbedingungen eines Grafiksoftware-Herstellers einarbeiten muss.

3. Zentralisieren Sie die Beschaffung von Software

Software sollte im Unternehmen grundsätzlich nur von einer zentralen Stelle aus beschafft werden. Dies vermeidet einerseits, dass sie über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangt.

Andererseits hat nur ein zentraler Software-Beschaffer effektiv die Möglichkeit zu prüfen, ob noch freie Lizenzen im Unternehmen vorhanden sind oder eventuell alternative Software in Frage kommt. Zudem lässt sich so auch die Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger deutlich vereinfachen.

4. Achten Sie auf eine korrekte Lizenzierung

Dieser Punkt ist wohl einer der schwierigsten im gesamten Lizenz-Managementprozess. Die hohe Kunst besteht darin, die für die jeweilige Unternehmenssituation beste Lizenzform zu wählen. Das ist jedoch nicht zwangsweise immer die mit dem günstigsten Preis.

Dazu zwei Beispiele: a) Für Microsoft Exchange gibt es Lizenzen auf Benutzer- oder Gerätebasis. Wählt ein Unternehmen die Gerätebasis und möchte dann zusätzlich auch per Smartphone auf Exchange zugreifen, werden weitere Gerätelizenzen fällig.

b) Bei Microsoft Office mögen manche Unternehmen versucht sein, günstige „Home&Business“-Lizenzen zu kaufen. Gerne wird dabei übersehen, dass es hier nur einen Lizenzschlüssel pro Installation gibt und die Software zudem von dem jeweiligen Datenträger installiert werden muss. Eine automatische Verteilung von Software mit einem Unternehmensschlüssel ist bei dieser Lizenz explizit untersagt. Zudem muss die IT-Administration alle Lizenzschlüssel dokumentieren und gemeinsam mit den Datenträgern archivieren.

Der enorme Mehraufwand für die Einzelinstallationen sowie für die Administration der Datenträger und Lizenzschlüssel kann dann den im Vergleich zur Volumenlizenz günstigeren Einkaufspreis schnell mehr als vernichten. Da jeder Softwarehersteller bei den Lizenzbedingungen sein eigenes Süppchen kocht, ist großen Unternehmen hier zu raten, an Lizenzschulungen der großen Hersteller wie Microsoft oder Adobe teilzunehmen. Kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen bei solchen Fragen hingegen auf Lizenzfragen spezialisierte Software-Asset-Management-Partner (SAM) weiter wie etwa Aagon Consulting.

weiter mit: Integrieren Sie Ihr Lizenz- in Ihr Client-Management

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