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Sharepoint als Basis für die Digitale Akte

| Autor / Redakteur: Michael Bark / Ulrike Ostler

Sharepoint könnte helfen ....
Sharepoint könnte helfen .... (Bild: Sergiy Tryapitsyn/Fotolia.com)

Eine Digitale Akte legt sich nicht von selbst an. Zu den Anforderungen gehören: Auswahl und Implementierung einer technischen Lösung, die Gestaltung von Workflows sowie rollen- und rechtebasierte Zugriffe und Abläufe. Auch die Verwaltung des Dokumenten-Lebenszyklus muss beachtet werden. Wie wäre es mit „Sharepoint“ als Grundlage?

Vor dem Hintergrund der verschiedenen Anforderungen an eine Digitale Akte haben sich diverse Lösungen aus dem Bereich der Dokumenten Management Systeme (DMS) etabliert, die mehr oder weniger in die bestehende IT- und Prozesslandschaft integriert sind. Oft ist jedoch die „Office“-Integration dieser Lösungen unbefriedigend und letztendlich erhöhen sie sogar die Komplexität der Unternehmensprozesse.

Ein weiterer Schwachpunkt herkömmlicher Dokumenten Management Systeme: Während die E-Mail-basierte Kommunikation zunehmend relevanter wird, ignorieren klassische DMS diesen Kommunikationskanal – und somit einen wichtigen Dokumententyp, der genauso Bestandteil einer Digitalen Akte ist wie Word-Dokumente, Präsentationen oder Excel-Tabellen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS-Lösungen kann eine Sharepoint-basierte Digitale Akte über „Outlook“- und „Exchange“-Schnittstellen die E-Mail-Kommunikation effizient den Akten und Vorgängen zuordnen. So lassen sich etwa ausgehende Mails anhand der Vertragsnummer im Betreff automatisch in der entsprechenden Akte ablegen, wodurch die Anwender von integrierten, transparenten Prozessen und einer besseren Übersichtlichkeit profitieren.

Kalender und Vorgangsbearbeitung

Auch im Bereich der personen- und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit werden die Vorteile einer Sharepoint-basierten Digitalen Akte evident, zum Beispiel wenn Outlook-Kalender eingebunden werden sollen: Terminvorlagen, Wiedervorlagen, Urlaubs- und Krankenvertretung werden heute ausschließlich über elektronische Kalender verwaltet.

Eine entsprechende Integration ist also umso wichtiger für die reibungslose Vorgangsbearbeitung. Eine weitere Schwierigkeit stellt häufig die Akzeptanz von dedizierten DMS Lösungen bei den Mitarbeitern dar. Nicht selten sind bereits bei der Einführung große Hürden zu nehmen und die Mitarbeiter werden mit hochkomplexen Anwendungen konfrontiert.

Sharepoint hingegen bietet wegen der hohen Verbreitung von MS Office einen sehr benutzerfreundlichen – weil bekannten – Look and Feel. Benutzeroberflächen und Bedienung sind den Anwendern vertraut, Single-Sign-On vereinfacht die Anmeldung und die Browser-basierten Oberflächen lassen sich auch vom Tablet aus bedienen und ortsungebunden nutzen.

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