IDC-Studie „Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012“

Print-Services: Darauf sollte der Mittelstand achten

| Autor / Redakteur: Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC in Frankfurt / Harry Jacob

Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC in Frankfurt
Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC in Frankfurt

Die IDC-Studie „Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012“ bestätigt, dass der deutsche Mittelstand zunehmend Print-Services für sich entdeckt. Auf welche Voraussetzungen interessierte Unternehmen bei Planung, Umsetzung und Auswahl eines geeigneten Partners achten sollten, hat IDC analysiert.

IDC hat für Anwenderunternehmen von Print-Services in der Studie „Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012“ einige hilfreiche Empfehlungen zusammengetragen.

Neuen Anforderungen an IT mit Print Services und Document Solutions begegnen

Wie die Ergebnisse zeigen, verändern sich die Anforderungen an die IT: Neben klassischen Aufgaben wie der Senkung von IT-Kosten oder der Gewährleistung von IT-Sicherheit erwartet das Management von der IT, dass sie viel stärker die Geschäftsprozesse unterstützen und flexibel auf veränderte Business-Anforderungen reagieren. Print Services und Document Solutions zielen genau darauf ab, diese Herausforderungen zu lösen.

Stufenweise Implementierung

IDC empfiehlt die stufenweise Implementierung: Zunächst sollten Sie mit Hilfe von MPS (Managed Print Services) die Geräteinfrastruktur optimieren und die Druckkosten senken, Transparenz und Flexibilität durch das aktive Management erreichen. Damit schaffen Sie die optimalen Voraussetzungen, um im nächsten Schritt mit Hilfe von Document Solutions das Druckvolumen deutlich reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen.

Mit zunehmender Projektdauer und Erfahrung steigt die Akzeptanz bei allen Beteiligten. Die IT-Abteilung kann so die neuen Anforderungen, einen deutlich größeren Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten, nach und nach erfüllen.

Auf Gesamtlösungsportfolio und modulare Services achten

Print Management und Document Solutions können kaum noch getrennt voneinander betrachtet werden. Zudem nennen die befragten Unternehmen Know-how und Angebote im Bereich Optimierung von Dokumentenprozessen am häufigsten als entscheidende Kriterien für die Auswahl eines geeigneten MPS-Partners.

IDC empfiehlt Ihnen deshalb, bei der Auswahl von Anbietern deren Gesamtlösungsportfolio zu betrachten. Achten Sie zudem auf modulare Services-Angebote. Sie können so abhängig von dem individuellen Bedarf Ihres Unternehmens gemeinsam mit dem externen Partner Schritt für Schritt den Weg zum effizienten Druck- und Dokumentenmanagement beschreiten.

MPS-Anbieter zur Optimierung von Dokumentenprozessen in Erwägung ziehen

Wenn Sie bereits MPS eingeführt haben und jetzt den zweiten Schritt, die Optimierung und Automatisierung der Dokumentenprozesse mit Hilfe von Document Solutions, planen, empfiehlt IDC insbesondere den vorhandenen MPS-Partner in Betracht zu ziehen. Die MPS-Anbieter kennen die Infrastruktur und die Prozesse Ihres Unternehmens bereits.

Auf Basis dieser Informationen können MPS-Anbieter, die über entsprechende Gesamtlösungsangebote und -kompetenz verfügen, Ihnen gezielt Vorschläge unterbreiten, wie Sie mit Hilfe von Document Solutions dokumentenintensiven Abläufe optimieren können.

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