Gruppenarbeit in der Cloud

Dokumente in SharePoint Online und Office 365 verwalten und archivieren

| Redakteur: Thomas Joos

Tom's Admin Blog
Tom's Admin Blog (Bild: Tom Joos)

Um die Vorteile der Dokumentenverwaltung oder der rechtssicheren Archivierung von Dokumenten mit SharePoint zu nutzen, müssen Sie im Unter-nehmen nicht unbedingt eigene Server betreiben. Über Office 365 stehen alle Funktionen von SharePoint 2013 zur Verfügung, inklusive der Do-kumentenverwaltung, Archivierung und dem pro-fessionellen Cloudspeicher OneDrive Pro

In SharePoint Online werden Dokumente über Bibliotheken verwaltet, genauso wie in lokalen SharePoint-Installationen. Buchen Sie eine Testversion von Office 365 oder arbeiten Sie bereits mit Office 365, wird automatisch eine Teamseite erstellt. Über diese können Anwender bereits Dokumente hochladen, herunterladen oder auch online mit Office Web Apps bearbeiten.

Über den Link Synchronisieren, können sich Anwender auch den Agenten für OneDrivePro aus Office 365 herunterladen und auf diesem Weg Bibliotheken in SharePoint Online mit ihren lokalen Rechnern synchronisieren.

Rufen Sie eine Bibliothek auf, zum Beispiel die Teamseite, erreichen Sie über den Menüpunkt Seite\Bibliothekeinstellungen wichtige Einstellungen für die Verwaltung der Dokumentenbibliotheken.

Die Einstellungen dazu finden Sie über die Registerkarte Bibliothek bei Bibliothekeinstellungen. Bei Einstellungen für Datensatzdeklaration aktivieren Sie Elemente automatisch als Datensätze deklarieren, wenn sie dieser Liste hinzugefügt werden.